Les termes du banquet et du traiteur, expliqués simplement.

BEO (Banquet Event Order)

Un document d'une seule page qui indique à la cuisine, au bar et à l'équipe de salle exactement ce dont un événement a besoin : timing, nombre de convives, menu, mise en place de la salle, notes sur les régimes, personnel et demandes particulières. Le BEO est la référence opérationnelle absolue — une fois l'événement confirmé, c'est le document que chaque membre de l'équipe consulte le jour J.

Exemple : un BEO pour un gala cocktail de 90 invités indique un montage à 16 h 00, un début de service à 18 h 00, le menu buffet B, un bar premium, 2 notes véganes et 1 sans gluten, chef de rang D. Naidoo.

Feuille de fonction

Concept identique à celui du BEO (Banquet Event Order). « Feuille de fonction » (de l'anglais function sheet) est le terme que l'on entend dans les établissements britanniques, européens, sud-africains et australiens. Les établissements nord-américains parlent plutôt de BEO. Dans les deux cas, il s'agit de la fiche imprimable d'une page sur laquelle travaillent la cuisine et l'équipe de salle.

Conducteur

Un déroulé minute par minute de l'événement — généralement plus restreint que le BEO. Là où le BEO couvre le menu, le nombre de convives et la mise en place, le conducteur se concentre sur le timing : « 18 h 00 ouverture des portes, 18 h 30 premier discours, 19 h 00 service du dîner, 21 h 00 découpe du gâteau. » Souvent un onglet au sein du BEO plutôt qu'un document distinct.

Liste des prestataires

La liste des prestataires externes que le client a réservés en parallèle des services du lieu — fleuriste, photographe, DJ, pâtissier, transport, décorateur. Reportée sur le BEO pour que les équipes maison sachent qui décharge et quand, où chaque prestataire s'installe, et qui appeler si l'un d'eux manque à l'appel.

Proposition

Un document sans engagement envoyé à un client potentiel détaillant le coût de l'événement — menu, forfaits, nombre de convives, locations, taxes, conditions. C'est la proposition qui emporte la réservation ; le contrat la transforme en engagement. La plupart des établissements fixent une durée de validité (souvent 30 jours).

Contrat

L'accord signé entre le client et le lieu reprenant la proposition acceptée — coût total, échéancier d'acompte, conditions d'annulation, règles de modification du nombre de convives, déclaration des régimes alimentaires, clauses de force majeure. Généralement généré à partir de la proposition une fois l'accord des deux parties obtenu.

Facture

Le document de facturation — postes détaillés, pourboire, taxes, paiements reçus, solde dû. Générée à partir de la proposition acceptée pour que les montants concordent sans ressaisie. La plupart des établissements émettent une facture d'acompte au départ, puis une facture finale après l'événement pour tout ajustement (invités supplémentaires, consommation du bar).

Prestation sur place

Restauration et service assurés dans les locaux mêmes du lieu — salles de réception, salons d'hôtel, salles privatives de restaurant. Le lieu maîtrise l'espace, la cuisine et le personnel. Le tarif inclut généralement la location de salle.

Prestation hors site

Plats préparés dans la cuisine du traiteur puis transportés sur le lieu choisi par le client — bureaux d'entreprise, domiciles privés, lieux en plein air. Ajoute de la logistique : transport, matériel sur site (chafing dishes, groupes électrogènes) et un BEO plus complexe intégrant les horaires de chargement et de déchargement.

Plan de salle

Un schéma à l'échelle de l'aménagement de la salle pour un événement — emplacement des tables, piste de danse, scène, bar, accueil, circulations d'entrée et de sortie. Il conditionne les calculs de capacité et figure sur le BEO pour que l'équipe de montage sache exactement où placer chaque élément.

Capacité

Le nombre maximal d'invités qu'une salle peut accueillir en toute sécurité et confortablement selon le type de mise en place — généralement annoncé de trois manières : capacité en cocktail debout, capacité en banquet (tables rondes assises) et capacité en théâtre/conférence. Plafonnée par la réglementation incendie locale ; une même salle peut asseoir 120 personnes en rondes mais en accueillir 200 debout.

Nombre de convives

Le nombre de personnes que l'événement est censé servir. À distinguer de la garantie finale : le nombre de convives est l'estimation de travail durant la préparation, tandis que la garantie est le chiffre figé qui sert à la facturation et à la mise en place.

Garantie finale

Le nombre définitif d'invités que le client confirme par écrit — généralement dû 72 heures avant l'événement. Le client est facturé sur la base de la garantie même si moins d'invités se présentent ; la cuisine prépare pour la garantie plus une petite marge (souvent 5 %).

Dégustation de menu

Un repas programmé avant l'événement où le client goûte le menu proposé et arrête ses choix. Souvent offert pour les réservations à forte valeur (couramment les mariages de plus de 100 invités ou les contrats au-dessus d'un certain montant) et facturé par personne pour les événements plus modestes.

Régimes alimentaires

Les restrictions alimentaires par invité recueillies durant la préparation — végétarien, végan, sans gluten, casher, halal, ainsi que les allergies (fruits à coque, fruits de mer, produits laitiers). Consignées sur le BEO et ventilées par effectif pour que la cuisine dresse les assiettes avec précision. Les BEO modernes distinguent les « préférences » des allergies « critiques sur le plan médical ».

Forfait bar

Une formule boissons à prix forfaitaire facturée par invité ou à l'heure — les niveaux types vont de bière + vin à bar maison, bar premium et bar haut de gamme. Plus simple qu'une facturation à la consommation ; il protège le client d'une note de bar qui s'envole et donne au lieu un chiffre fixe pour le personnel et les stocks.

Service à l'assiette

Un repas où chaque invité se voit servir à table un plat choisi à l'avance. Exige une sélection de menu préalable (généralement 2 à 3 options par plat recueillies auprès des invités), davantage de personnel et un timing plus serré. Coût de main-d'œuvre plus élevé que le buffet ; perçu comme plus formel.

Service buffet

Service libre depuis une enfilade de plats disposés sur une ou plusieurs tables. Coût de main-d'œuvre par invité plus faible, plus de souplesse pour les régimes alimentaires, et tarif généralement inférieur à l'assiette. Courant pour les galas, les mariages de 100 invités et plus et les déjeuners d'entreprise.

Stations

Un format de type buffet où les plats sont préparés ou finalisés devant les invités sur des stations distinctes — pâtes, viande à la découpe, sushis, dessert. Plus convivial et spectaculaire qu'un simple buffet ; coût de main-d'œuvre plus élevé (un cuisinier par station) mais justifie un tarif par invité supérieur.

Pièces servies à la volée

De petites bouchées apéritives présentées sur des plateaux et portées par les serveurs au milieu des invités, plutôt que disposées sur une station. Chiffrées en pièces par personne (typiquement 4 à 6 pièces pour une heure de cocktail). Main-d'œuvre plus importante que pour les stations fixes, mais perçues comme plus raffinées.

Cocktail dînatoire

Un temps d'échange debout — typiquement 45 à 90 minutes — précédant un dîner assis. Comprend généralement un bar, des pièces servies à la volée et parfois une petite station. À ne pas confondre avec un « événement format cocktail », où tout l'événement se déroule debout, sans dîner assis.

Acompte

Un paiement anticipé qui confirme la réservation et bloque la date. Structure type : 25 % à 30 % non remboursables à la signature, solde dû 7 à 14 jours avant l'événement. Le suivi des acomptes (envoyé → reçu → encaissé) est la tâche administrative la plus souvent oubliée dans la gestion d'un lieu.

Minimum F&B

Le montant minimal de dépense en nourriture et boissons que le client doit s'engager à atteindre pour réserver un espace — distinct de la location de salle. Utilisé par les lieux pour que les petites réservations couvrent malgré tout le coût du personnel. Exemple : « Grande Salle un samedi soir : minimum F&B de 8 000 $. »

Minimum bar

La dépense minimale au bar que le client doit atteindre, parfois distincte du minimum F&B, parfois intégrée à celui-ci. Courant lorsque le lieu fournit le personnel et les stocks du bar — sans minimum, une assistance peu portée sur la boisson rend le service de bar non rentable.

Location de salle

Un montant forfaitaire pour l'usage de l'espace, distinct de la nourriture et des boissons. Certains lieux la suppriment ou la réduisent une fois le minimum F&B atteint. Le traitement fiscal varie — dans certaines juridictions, la location de salle est taxée différemment du F&B.

Frais de montage

Un montant ponctuel couvrant la main-d'œuvre d'avant-événement : montage des tables, habillage en linge, mise en place des chaises, installation audiovisuelle, signalétique. Parfois détaillé séparément sur la facture, parfois intégré aux frais de service — selon le modèle de tarification du lieu.

Droit de bouchon

Un montant par bouteille pour l'ouverture et le service du vin que le client apporte, plutôt que de l'acheter sur la carte du lieu. Fourchette type : 15 à 40 $ la bouteille. Certains lieux interdisent totalement le vin apporté ; d'autres négocient le droit de bouchon au sein de forfaits plus importants.

Frais de découpe de gâteau

Un montant par personne (généralement 1 à 4 $) pour découper, dresser et servir un gâteau de mariage ou de fête que le client a commandé chez un pâtissier extérieur. Couvre la main-d'œuvre et la vaisselle de service. La plupart des lieux le suppriment quand le gâteau vient de leur propre cuisine.

Caution

Un montant remboursable retenu par le lieu en garantie contre d'éventuels dégâts à l'espace, au linge ou au matériel après l'événement — courant pour les événements animés (mariages, anniversaires marquants) et ceux mobilisant beaucoup de prestataires externes. Restitué après un état des lieux post-événement si aucun dégât n'est constaté.

Frais de service

Un pourcentage ajouté au sous-total nourriture et boissons (généralement 18 % à 22 %) que le lieu conserve pour couvrir les frais de service — salaires du personnel, montage, nettoyage, casse. À distinguer du pourboire. Les frais de service sont généralement taxables ; le pourboire ne l'est généralement pas.

Pourboire

Un montant facultatif ou obligatoire ajouté à la note qui revient directement à l'équipe de service. Certains lieux regroupent « frais de service + pourboire » sur une seule ligne ; d'autres les détaillent séparément. Le traitement fiscal varie selon la juridiction — vérifiez toujours avant de chiffrer.

Conditions d'annulation

Le barème des sommes retenues en cas d'annulation — généralement échelonné selon le délai : par exemple 25 % du total retenus au-delà de 90 jours, 50 % à moins de 90 jours, 100 % à moins de 30 jours. Inscrites au contrat ; la force majeure (voir ci-dessous) prévoit souvent des exceptions.

Force majeure

Une clause contractuelle qui suspend les obligations des deux parties lors d'événements qu'aucune ne pouvait prévoir ni maîtriser — catastrophes naturelles, fermetures décidées par les autorités, pandémies. Elle précise si les acomptes sont remboursés, reportés ou conservés. À garder parfaitement claire depuis 2020.

Option sur salle

Une réservation sans engagement d'une date et d'une salle pendant que le client se décide. Le lieu accorde généralement au client un délai (24 à 72 heures) pour confirmer avant de libérer l'option. Une clause de premier refus est parfois ajoutée : si un autre client veut la date, le détenteur de l'option dispose d'un court délai pour confirmer ou renoncer.

Chef de rang banquet

Le membre senior de l'équipe de salle qui pilote l'événement le soir même. Le chef de rang est responsable de l'exécution du BEO : briefing des serveurs, gestion du timing, échanges avec le référent client, remontée des problèmes. Chaque événement doit avoir un chef de rang nommé sur le BEO.

Ratio de personnel de service

Le nombre de serveurs par invité qu'un lieu prévoit selon le style de service. Ratios courants : 1 serveur pour 12 à 16 invités à l'assiette ; 1 pour 25 à 35 en buffet ; 1 pour 40 en cocktail. Le ratio conditionne directement le coût de main-d'œuvre — inscrit sur le BEO pour que le chef de rang sache qui travaille.

Interlocuteur unique

La seule personne que chaque partie désigne pour traiter les questions et les décisions pendant l'événement — un référent nommé côté client, un côté lieu. Évite le chaos de plusieurs personnes donnant des consignes contradictoires. Consigné par nom et téléphone sur le BEO.

Audiovisuel

Micros, enceintes, vidéoprojecteurs, écrans, consoles d'éclairage, dispositifs de diffusion en direct — tout l'équipement technique dont l'événement a besoin au-delà de la salle de base. Soit fourni par le lieu (souvent en supplément), soit apporté par un prestataire audiovisuel externe (consigné sur la liste des prestataires).

Linge de table

Nappes, serviettes, chemins de table, housses de chaise, jupes de table. La plupart des lieux incluent une couleur de base en standard et facturent les options (couleurs spéciales, tissus haut de gamme). La location de linge auprès de prestataires externes est courante pour les mariages très soignés sur le plan déco.

Démontage

Le nettoyage d'après-événement : retrait du linge, démontage des tables, restitution des locations, remise en état de la salle pour la réservation suivante. Prévoyez-y toujours du temps — des réservations qui s'enchaînent sans créneau de démontage suffisant sont la cause la plus fréquente de démarrages en retard.