Términos de banquetes y catering, en lenguaje claro.

Orden de Evento de Banquete (BEO)

Documento de una sola página que indica a la cocina, la barra y el equipo de sala exactamente qué necesita un evento: horarios, número de invitados, menú, montaje de la sala, notas dietéticas, personal y cualquier petición especial. El BEO es la fuente operativa de la verdad: una vez confirmado el evento, es el documento que cada miembro del equipo consulta esa noche.

Ejemplo: un BEO para una gala cóctel de 90 invitados indica montaje a las 16:00, inicio del servicio a las 18:00, menú de bufé B, barra premium, 2 menús veganos + 1 sin gluten, capitán D. Naidoo.

Hoja de servicio

Concepto idéntico a la Orden de Evento de Banquete. «Hoja de servicio» (function sheet) es el término que oirá en recintos del Reino Unido, Europa, Sudáfrica y Australia. En Norteamérica suele decirse BEO. En ambos casos es la página única e imprimible con la que trabajan la cocina y el personal de sala.

Cronograma del evento

Línea de tiempo del evento minuto a minuto, normalmente de alcance más acotado que un BEO. Mientras el BEO cubre menú, número de invitados y montaje, el cronograma se centra en los tiempos: «18:00 apertura de puertas, 18:30 primer discurso, 19:00 cena servida, 21:00 corte del pastel». A menudo es una pestaña dentro del BEO, más que un documento aparte.

Lista de proveedores

Relación de proveedores externos que el cliente ha contratado además de los servicios del recinto: florista, fotógrafo, DJ, pastelero, transporte, decorador. Se recoge en el BEO para que el personal de la casa sepa quién llega y cuándo, dónde monta cada proveedor y a quién llamar si alguno no aparece.

Propuesta

Documento no vinculante que se envía a un cliente potencial mostrando cuánto costaría el evento: menú, paquetes, número de invitados, alquileres, impuestos y condiciones. La propuesta es lo que cierra la reserva; el contrato la convierte en compromiso. La mayoría de los recintos fija una vigencia (habitualmente 30 días).

Contrato

Acuerdo firmado entre cliente y recinto que recoge la propuesta aceptada: coste total, calendario de anticipos, política de cancelación, normas sobre cambios en el número de invitados, declaración de necesidades dietéticas y cláusulas de fuerza mayor. Suele generarse a partir de la propuesta una vez que ambas partes están de acuerdo.

Factura

Documento de cobro: cargos desglosados, propina, impuestos, pagos recibidos y saldo pendiente. Se genera a partir de la propuesta aceptada para que las cifras coincidan sin volver a teclearlas. La mayoría de los recintos emite una factura de anticipo al inicio y una factura final tras el evento para cualquier ajuste (invitados de más, consumo de barra).

Catering en el recinto

Comida y servicio prestados en la propia ubicación del recinto: salones de banquetes, salones de hotel, comedores privados de restaurantes. El recinto controla el espacio, la cocina y el personal. El precio suele incluir el alquiler del salón.

Catering fuera del recinto

Comida preparada en la cocina de la empresa de catering y transportada a la ubicación del cliente: oficinas corporativas, domicilios particulares, espacios al aire libre. Añade logística: transporte, equipo en sitio (rechauds, generadores) y un BEO más complejo con los tiempos de carga y descarga.

Plano de sala

Diagrama a escala de cómo se monta la sala para un evento: ubicación de mesas, pista de baile, escenario, barra, mesa de recepción, recorridos de entrada y salida. Determina el cálculo del aforo y se referencia en el BEO para que el equipo de montaje sepa exactamente dónde va cada cosa.

Aforo

Número máximo de invitados que una sala puede albergar de forma segura y cómoda para un estilo de montaje dado; suele indicarse de tres maneras: aforo de recepción de pie, aforo de banquete (mesas redondas) y aforo de tipo teatro/conferencia. Lo limita la normativa local contra incendios; la misma sala puede sentar a 120 en redondas pero albergar a 200 de pie.

Número de invitados

Cuántas personas se espera atender en el evento. Es distinto de la garantía final: el número de invitados es la estimación de trabajo durante la planificación; la garantía es la cifra cerrada que se usa para facturar y preparar.

Garantía final

Número final de invitados que el cliente confirma por escrito, normalmente 72 horas antes del evento. Se factura al cliente por la garantía aunque acudan menos invitados; la cocina prepara para la garantía más un pequeño margen (habitualmente un 5 %).

Degustación de menú

Comida concertada antes del evento en la que el cliente prueba el menú propuesto y cierra sus elecciones. A menudo se incluye sin coste en reservas de mayor valor (habitualmente bodas de más de 100 invitados o contratos por encima de un total fijado) y se cobra por persona en eventos más pequeños.

Requisitos dietéticos

Restricciones alimentarias por invitado recogidas durante la planificación: vegetariano, vegano, sin gluten, kosher, halal, además de alergias (frutos secos, marisco, lácteos). Se anotan en el BEO y se desglosan por número para que la cocina emplate con precisión. Los BEO modernos separan las «preferencias» de las alergias «médicamente críticas».

Paquete de barra

Conjunto de bebidas a precio fijo facturado por invitado o por hora; los niveles habituales son cerveza + vino, barra de la casa, barra premium y alta gama. Más sencillo que facturar por consumo; protege al cliente de una cuenta de barra desbocada y da al recinto una cifra conocida para dimensionar personal e inventario.

Servicio emplatado

Comida en la que a cada invitado se le sirve en la mesa un plato elegido de antemano. Requiere elegir el menú con antelación (normalmente 2–3 opciones por tiempo recogidas de la lista de invitados), más meseros y tiempos más ajustados. Mayor coste de personal que el bufé; se percibe como más formal.

Servicio de bufé

Autoservicio a partir de una línea de platos dispuestos en una o varias mesas de servicio. Menor coste de personal por invitado, más flexible para las preferencias dietéticas y normalmente con un precio inferior al emplatado. Habitual en galas, bodas de más de 100 invitados y almuerzos corporativos.

Estaciones

Formato tipo bufé en el que la comida se prepara o se termina ante los invitados en puestos diferenciados: pasta, corte, sushi, postres. Más social y vistoso que un bufé corriente; mayor coste de personal (un chef por estación), pero permite un precio por invitado más alto.

Canapés servidos en bandeja

Pequeños aperitivos de un bocado que los meseros llevan entre los invitados en bandejas, en lugar de disponerlos en una estación. Se cotizan en piezas por persona (lo típico: 4–6 piezas para una hora de cóctel). Mayor coste de personal que las estaciones fijas, pero se consideran más exclusivos.

Recepción cóctel

Periodo de pie para socializar —normalmente de 45 a 90 minutos— antes de una cena sentada. Suele incluir barra, canapés servidos en bandeja y, en ocasiones, una pequeña estación. Distinto del «evento tipo cóctel», en el que todo el evento transcurre de pie o en lounge, sin cena formal.

Anticipo

Pago por adelantado que confirma la reserva y bloquea la fecha. Estructura habitual: 25 %–30 % no reembolsable al firmar y el saldo a 7–14 días del evento. El seguimiento de anticipos (enviado → recibido → cobrado) es la tarea administrativa que más se pasa por alto en la operativa de un recinto.

Mínimo de A&B

Gasto mínimo en comida y bebida que el cliente debe comprometerse a alcanzar para reservar un espacio, aparte del alquiler del salón. Lo usan los recintos para que las reservas pequeñas sigan compensando el coste de personal. Ejemplo: «Gran Salón, sábado por la noche: mínimo de A&B de 8.000 USD».

Mínimo de barra

Gasto mínimo en barra que el cliente debe alcanzar, a veces separado del mínimo de A&B y a veces incluido en él. Habitual cuando el recinto aporta personal de barra e inventario: sin un mínimo, un público que apenas bebe hace que la barra no salga rentable.

Alquiler de salón

Cargo fijo por el uso del espacio, aparte de comida y bebida. Algunos recintos lo eximen o reducen una vez alcanzado el mínimo de A&B. El tratamiento fiscal varía: en algunas jurisdicciones el alquiler de salón tributa de forma distinta que el A&B.

Cargo por montaje

Cargo único que cubre la mano de obra previa al evento: montar mesas, vestir la mantelería, colocar sillas, instalar AV, señalética. A veces se desglosa por separado en la factura y a veces se incluye en el cargo por servicio, según el modelo de precios del recinto.

Cargo por descorche

Cargo por botella por abrir y servir el vino que aporta el cliente, en lugar de comprarlo de la carta del recinto. Rango típico: 15–40 USD por botella. Algunos recintos prohíben por completo traer bebida propia; otros negocian el descorche dentro de paquetes mayores.

Cargo por corte de pastel

Cargo por persona (normalmente 1–4 USD) por cortar, emplatar y servir el pastel de boda o celebración que el cliente trae de una pastelería externa. Cubre la mano de obra y la vajilla de emplatado. La mayoría de los recintos lo exime cuando el pastel sale de su propia cocina.

Depósito por daños

Importe reembolsable que retiene el recinto frente a posibles daños posteriores al evento en el espacio, la mantelería o el equipo; habitual en eventos muy movidos (bodas, celebraciones señaladas) y en eventos con muchos proveedores externos. Se devuelve tras una inspección posterior al evento si no se detectan daños.

Cargo por servicio

Porcentaje añadido al subtotal de comida y bebida (normalmente 18 %–22 %) que el recinto retiene para cubrir los gastos de servicio: salarios del personal, montaje, limpieza, roturas. Distinto de la propina. El cargo por servicio suele estar sujeto a impuestos; la propina, normalmente no.

Propina

Importe, opcional u obligatorio, añadido a la cuenta que va directamente al equipo de servicio. Algunos recintos combinan «cargo por servicio + propina» en una sola línea; otros los desglosan por separado. El tratamiento fiscal varía según la jurisdicción: conviene comprobarlo siempre antes de cotizar.

Política de cancelación

Escala de penalizaciones por cancelar, normalmente por tramos según la antelación: p. ej., se retiene el 25 % del total a más de 90 días, el 50 % dentro de los 90 días y el 100 % dentro de los 30 días. Se recoge en el contrato; la fuerza mayor (ver más abajo) suele establecer excepciones.

Fuerza mayor

Cláusula del contrato que suspende las obligaciones de ambas partes ante hechos que ninguna pudo prever ni controlar: catástrofes naturales, cierres gubernamentales, pandemias. Define si los anticipos se reembolsan, se aplazan o se retienen. Conviene dejarla cristalina después de 2020.

Reserva tentativa

Reserva no vinculante de una fecha y una sala mientras el cliente decide. El recinto suele dar al cliente un plazo (24–72 horas) para confirmar antes de liberar el bloqueo. A veces se añade cláusula de derecho de tanteo: si otro cliente quiere la fecha, quien tiene la reserva dispone de un plazo breve para confirmar o liberarla.

Capitán de banquetes

Responsable sénior de sala que dirige el evento esa noche. El capitán se encarga de ejecutar el BEO: informar a los meseros, gestionar los tiempos, hablar con el contacto del cliente y escalar incidencias. Todo evento necesita un capitán designado por su nombre en el BEO.

Ratio de meseros

Cuántos meseros por invitado dimensiona un recinto según el estilo de servicio. Ratios habituales: 1 mesero por cada 12–16 invitados en emplatado; 1 por cada 25–35 en bufé; 1 por cada 40 en cóctel. El ratio determina directamente el coste de personal; se recoge en el BEO para que el capitán sepa quién trabaja.

Persona de contacto (POC)

Persona única que designa cada parte para atender preguntas y decisiones durante el evento: un responsable nombrado por el cliente y otro por el recinto. Evita el caos de varias personas dando instrucciones contradictorias. Se anota en el BEO con nombre y teléfono.

AV (audiovisuales)

Micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas, mesas de luces, equipos de transmisión en directo: todo lo técnico que necesita el evento más allá de la sala básica. Lo aporta el recinto (a menudo con coste adicional) o un proveedor de AV externo (recogido en la lista de proveedores).

Mantelería

Manteles, servilletas, caminos de mesa, fundas de silla, faldones. La mayoría de los recintos incluye un color básico de serie y cobra las mejoras (colores especiales, tejidos premium). Alquilar mantelería a proveedores externos es habitual en bodas con mucha carga de diseño.

Desmontaje

Limpieza posterior al evento: retirar mantelería, desmontar mesas, devolver alquileres y dejar la sala lista para la siguiente reserva. Reserve siempre tiempo para ello: encadenar reservas sin un margen de desmontaje suficiente es la causa más habitual de comenzar tarde.