Esto no es asesoramiento legal. Se trata de orientación operativa basada en la práctica habitual del sector y en las tendencias de contratación posteriores a 2020. La redacción concreta para su jurisdicción debe revisarla un abogado. No copie cláusulas de ejemplo directamente en un contrato sin esa revisión.
Qué es realmente la fuerza mayor
Una cláusula de fuerza mayor suspende o exime de las obligaciones contractuales cuando un acontecimiento que ninguna de las partes pudo prever ni controlar vuelve imposible o impracticable el cumplimiento. En los contratos de eventos determina lo esencial: quién se queda con los anticipos, quién reembolsa qué, si el evento se reprograma y quién asume el coste de los planes que cambian.
Antes de 2020, la mayoría de los contratos de catering incluían una frase genérica: "Ninguna de las partes será responsable del incumplimiento debido a casos fortuitos, guerra, incendio o causas similares fuera de su control razonable." Para casi todos los operadores, esa frase nunca se había puesto a prueba. Entonces una pandemia mundial paralizó los eventos durante 18 meses, y recintos, empresas de catering y clientes comprobaron en carne propia cómo se aplicaba esa frase, o cómo no se aplicaba en absoluto.
Las siete cosas que necesita una cláusula moderna
1. Una lista concreta de eventos que la activan
"Casos fortuitos" a secas resulta demasiado vago. Las cláusulas modernas enumeran categorías concretas para que no quepa discusión sobre si la COVID-19 contaba o no (no era una inundación, ni un incendio, ni una guerra; algunos tribunales resolvieron que no activaba las cláusulas genéricas).
Categorías que conviene incluir de forma explícita:
- Desastres naturales (terremoto, inundación, huracán, incendio forestal)
- Pandemia, epidemia o cuarentena
- Orden o cierre gubernamental que impida directamente la celebración del evento
- Guerra, terrorismo o disturbios civiles
- Pérdida del acceso al recinto sin culpa de ninguna de las partes (daños por incendio, fallo de infraestructura)
- Fallecimiento o enfermedad grave de la persona homenajeada (habitual en las bodas)
- Restricciones de viaje que afecten a la persona homenajeada
2. Una definición clara de "impedimento"
¿El evento tiene que ser físicamente imposible de celebrar? ¿O basta con que celebrarlo resulte comercialmente inviable? La mayoría de las cláusulas modernas contemplan ambos supuestos, pero el límite entre uno y otro pesa mucho cuando las restricciones locales solo permiten un evento de 30 personas que el cliente esperaba para 200.
Una fórmula útil: "afectado de forma material y adversa, de manera que el evento no pueda celebrarse razonablemente según lo previsto."
3. Requisitos de notificación
Quién debe avisar a quién, en qué plazo y por qué medio. Sin esto aparecen las discusiones del tipo "te avisé en cuanto lo supe" que no llevan a ninguna parte. Redacción estándar: "La parte afectada notificará a la otra por escrito en un plazo de 7 días desde que tenga conocimiento del supuesto de fuerza mayor."
4. La jerarquía de soluciones
Es el corazón de la cláusula y la parte más disputada. Tres opciones, por orden de preferencia:
- Reprogramar. Acuerdo mutuo sobre una nueva fecha dentro de X meses (habitualmente 12). Se mantienen las condiciones originales. Los anticipos quedan retenidos a cuenta de la nueva fecha.
- Evento modificado. Aforo reducido, formato a menor escala, anticipo aplicado parcialmente. Se usa cuando el evento puede celebrarse de alguna forma.
- Cancelación. Resolución del contrato con una estructura de reembolso definida.
La lección posterior a 2020: opte por reprogramar antes que por cancelar. Cancelar genera una pérdida económica para ambas partes; reprogramar permite que las dos recuperen lo invertido.
5. Tratamiento del anticipo
La mayor fuente de disputas tras un evento. Estructuras modernas habituales:
- Anticipo retenido como crédito para el evento reprogramado: la opción más favorable al cliente y cada vez más estándar.
- Anticipo reembolsado menos los costes no recuperables: el recinto se queda con lo ya gastado (mantelería ya cortada, comida ya pedida) y devuelve el resto.
- Anticipo reembolsado en su totalidad: solo si el evento está lo bastante lejos como para que no se haya comprometido ningún gasto (normalmente más de 90 días).
- Anticipo perdido: el estándar antiguo, cada vez más visto como abusivo después de 2020.
6. Límites temporales de la cláusula
¿Cuánto dura la protección por fuerza mayor? Si el supuesto se prolonga indefinidamente, ¿puede cualquiera de las partes resolver el contrato? Estándar: "Si el supuesto de fuerza mayor se prolonga durante más de 90 días, cualquiera de las partes podrá resolver este contrato."
7. Lo que queda expresamente EXCLUIDO
A veces más importante que lo que se incluye. Las cláusulas modernas suelen excluir de forma explícita:
- Las dificultades económicas de cualquiera de las partes
- La falta de personal o los conflictos laborales (objeto de debate)
- El clima estacional o previsible (una nevada de febrero en Montreal no es imprevisible)
- La falta de obtención de los permisos necesarios (responsabilidad del cliente)
- La baja asistencia de invitados (pocas confirmaciones no son fuerza mayor)
Redacción de cláusula de ejemplo
A continuación encontrará una cláusula de ejemplo que recoge los siete elementos. Es solo ilustrativa: revísela con un abogado de su jurisdicción antes de utilizarla.
Fuerza Mayor. Si un Supuesto de Fuerza Mayor afecta de forma material y adversa a la capacidad de cualquiera de las partes para cumplir, de manera que el Evento no pueda celebrarse razonablemente según lo previsto en este Contrato, la parte afectada deberá notificarlo por escrito a la otra en un plazo de siete (7) días desde que tenga conocimiento del supuesto.
A efectos de esta cláusula, se entenderá por "Supuesto de Fuerza Mayor": (a) un desastre natural, incluidos terremoto, inundación, huracán o incendio forestal; (b) una pandemia, epidemia o cuarentena impuesta por las autoridades; (c) una orden o norma gubernamental que impida directamente el Evento; (d) guerra, terrorismo o disturbios civiles; (e) la destrucción del Recinto o la pérdida de acceso a él sin culpa de ninguna de las partes; o (f) el fallecimiento o la enfermedad grave de la persona o personas homenajeadas del Evento.
No se considerará "Supuesto de Fuerza Mayor": las dificultades económicas de cualquiera de las partes; el clima estacional ordinario; la falta de obtención de los permisos necesarios; ni la asistencia insuficiente de invitados.
Tras la notificación, las partes intentarán de buena fe (i) reprogramar el Evento a una fecha acordada mutuamente dentro de los doce (12) meses siguientes, en cuyo caso seguirán aplicándose las condiciones originales y cualquier anticipo quedará retenido como crédito a cuenta del Evento reprogramado, o (ii) modificar el alcance del Evento para permitir su celebración, con un ajuste equitativo de las tarifas.
Si las partes no logran acordar la reprogramación o la modificación en un plazo de treinta (30) días desde la notificación, cualquiera de ellas podrá resolver este Contrato. En caso de tal resolución, el Recinto reembolsará cualquier anticipo recibido, menos los costes razonables, documentados y no recuperables en que se haya incurrido para la preparación del Evento.
Si un Supuesto de Fuerza Mayor se prolonga durante más de noventa (90) días, cualquiera de las partes podrá resolver este Contrato en las mismas condiciones.
Negociar: las perspectivas del cliente y del recinto
El cliente quiere:
- Una definición amplia de fuerza mayor (que incluya la pandemia)
- El reembolso íntegro del anticipo en caso de cancelación
- El derecho a reprogramar sin penalización
- Le parece bien un plazo de notificación corto
El recinto quiere:
- Una lista concreta de supuestos que la activen (nada de "cualquier cosa rara")
- Recuperar del anticipo los costes no recuperables
- Un límite al plazo de reprogramación (para no bloquear la fecha indefinidamente)
- Exclusiones claras (dificultades económicas, número de invitados)
Un punto medio justo suele ser este: supuestos concretos, reprogramación mutua en primer lugar, anticipo como crédito si se reprograma, reembolso parcial (menos los costes ya comprometidos) si se cancela, y un tope de 90 días a la capacidad de cualquiera de las partes para prorrogar.
Vacíos habituales que pasan factura
- No se define la "inaccesibilidad del recinto". ¿Basta un corte de luz de 6 horas? ¿Y uno de 2 días? Concrételo.
- No hay cláusula para restricciones parciales. ¿Qué pasa si la normativa local marca 50 invitados cuando usted contrató 150? La redacción de evento modificado lo cubre.
- No se mencionan los efectos en cadena de los proveedores. Si la electricidad del recinto funciona pero su proveedor de audiovisuales quiebra 3 días antes, ¿es eso fuerza mayor? Por lo general no: el riesgo del proveedor es riesgo del recinto.
- No se usa redacción "recíproca". Algunas cláusulas antiguas solo protegen al recinto. Las modernas son recíprocas.
- No se protegen los datos comprometidos. Si el evento se reprograma, ¿quién debe una nueva garantía final? ¿Y cuándo? Déjelo por escrito.
- No se coordina el seguro. Si alguna de las partes tiene un seguro de eventos, la cláusula debería indicar cómo interactúa con los reembolsos por fuerza mayor.
La realidad de 2026
Cinco años después de la pandemia, el sector ha alcanzado un consenso razonable:
- La pandemia ahora se enumera de forma explícita (ya no se da por "incluida en los casos fortuitos").
- El anticipo como crédito es la opción por defecto; los reembolsos en efectivo se valoran caso por caso.
- El plazo de reprogramación suele ser de 12 meses, a veces 18.
- Los plazos de notificación son de 7 a 14 días desde que se tiene conocimiento, no desde la fecha del evento.
- Ambas partes esperan absorber parte del coste de la fuerza mayor; antes de 2020, el cliente lo asumía prácticamente todo.
La protección por fuerza mayor se ha convertido en un factor de diferenciación competitiva. Los clientes que han vivido la cancelación de un evento ahora leen estas cláusulas con lupa. Un recinto con una cláusula de fuerza mayor generosa y redactada con claridad gana reservas frente a otro con una plantilla vaga.
Los contratos de LightCater incluyen por defecto una cláusula de fuerza mayor bien redactada. Personalizable por reserva, registrada en el historial de auditoría cuando cambia y enviada para firma electrónica en línea junto con el resto del contrato. Vea la función de contratos, o lea más sobre la orden de evento y el proceso de redacción de propuestas.
La versión en cinco minutos
Las cláusulas de fuerza mayor modernas enumeran supuestos concretos (incluida la pandemia), exigen una notificación por escrito a tiempo, optan por defecto por la reprogramación, reembolsan los anticipos menos los costes no recuperables documentados y fijan un tope en un horizonte temporal razonable. Son recíprocas, son claras y, en 2026, son una ventaja competitiva, no una carga.
Si su contrato todavía arrastra la frase única de "casos fortuitos" de 2018, esta es la actualización legal con mejor retorno que hará en todo el año.