La propuesta de catering es el documento que decide si consigue o no la reserva. No es una simple cotización de precios. Es un documento de venta —mitad precio, mitad tranquilidad— y los salones y caterings que las redactan bien ganan la batalla de la tasa de cierre.
Esta guía recorre las siete secciones que toda propuesta de catering debería contener, las partidas que la mayoría de los equipos olvida incluir (y por las que pierde margen), un ejemplo real desarrollado y un puñado de errores frecuentes que le cuestan reservas.
Qué es realmente una propuesta de catering
Una propuesta de catering es un documento no vinculante que se envía a un cliente potencial mostrando cuánto costaría un evento: menú, paquetes, número de invitados, alquileres, impuestos y condiciones. Se distingue del contrato (que se firma y es vinculante) y de la factura (que cobra por el trabajo realizado). La propuesta existe para cumplir tres funciones a la vez: cotizar un precio, demostrarle al cliente que entendió lo que quería y reducir el riesgo percibido de decir que sí.
Las propuestas que ganan cumplen bien esas tres funciones. Las que pierden suelen ser solo precio y nada de tranquilidad.
Las siete secciones que toda propuesta de catering necesita
1. Encabezado: quién es usted, para quién es y de qué evento se trata
Su identidad de marca (logo, nombre, datos de contacto) más el nombre del cliente y el evento en sí. Parece obvio, pero un número sorprendente de propuestas salen de plantillas genéricas con el texto de relleno todavía adentro. El encabezado no debe dejar ninguna duda de que usted leyó la consulta.
Incluya: el nombre de su empresa, su dirección, su teléfono y correo, la fecha en que envía la propuesta, un número de propuesta (para su seguimiento), el nombre del cliente, la fecha del evento, el tipo de evento (boda, gala, almuerzo corporativo) y el número de invitados previsto.
2. La nota de apertura: un párrafo de "lo entendemos"
De tres a cuatro frases que demuestren que leyó la consulta. Mencione algo específico que el cliente haya dicho: el lugar que mencionó, la combinación de requisitos dietéticos, el ambiente que busca. Estos son los 60 segundos de escritura de mayor valor de toda la propuesta.
"Gracias por pensar en Maple & Vine para la boda de Sarah y David en junio. Nos encanta que se inclinen por un bufé para mantener la velada relajada: la terraza realmente cobra vida así. A continuación encontrará nuestra propuesta para 90 invitados con la combinación vegetariana/halal que mencionó. Encantados de ajustar cualquier cosa que no encaje."
Eso es todo. Un solo párrafo. Olvídese del relleno corporativo.
3. El menú: detallado, con descripciones
Por cada tiempo o estación, enumere los platos con una descripción breve y evocadora. No escriba solo "Bufé B": describa qué incluye el Bufé B. El cliente va a compartir esta propuesta con personas que no estuvieron en su llamada de consulta.
Si el cliente pidió opciones ("¿podríamos ver el precio de servicio emplatado frente al bufé?"), ofrezca ambas, claramente identificadas. No lo obligue a escribirle de vuelta para preguntar cuál es cuál.
4. El precio detallado por partidas: los totales al final
Una sola tabla. Cada partida con su cantidad, su precio unitario y su total de línea. Luego un subtotal. Después cualquier cargo por servicio, propina e impuesto, claramente identificados. Y al final el total general.
Si quiere que recuerden un precio, asegúrese de que puedan encontrarlo en tres segundos. El total general debe ir en negrita, más grande y en la posición natural del cierre de la tabla.
5. Qué está incluido (y qué no)
Una breve lista con viñetas de todo lo que cubre el precio: personal de servicio, montaje, desmontaje, mantelería, cristalería, degustación, ese tipo de cosas. Y, tan importante como lo anterior, qué NO está incluido. El descorche si traen su propio vino. El corte de pastel si lo consiguen en otro lado. El equipo audiovisual. Los proveedores externos.
La mayoría de los caterings se salta esta sección. Es justamente la que evita la incómoda conversación de "pero pensé que eso estaba incluido" el día del evento.
6. Condiciones: depósito, fecha límite de garantía, cancelación
Las tres cosas que todo contrato de catering necesita:
- Depósito: normalmente entre el 25 y el 30% no reembolsable para confirmar la reserva. Indique el monto y que se debe pagar dentro de X días para apartar la fecha.
- Garantía final: cuándo debe confirmar el cliente su número de invitados. El estándar de la industria es 72 horas antes del evento. Indíquelo con claridad: su cocina se lo agradecerá.
- Política de cancelación: qué ocurre si cancelan en distintos momentos antes del evento. La mayoría usa una estructura escalonada (por ejemplo, se retiene el 25% con más de 90 días de anticipación, el 50% dentro de los 90 días y el 100% dentro de los 30 días).
7. El siguiente paso: cómo decir que sí
No termine con "avíseme si tiene preguntas". Eso es una petición pasiva. Cierre con una acción clara: "Para confirmar la fecha, firme abajo y devuelva con un depósito del 25%. Le enviaremos el contrato en un día hábil".
Si usa un sistema con firma electrónica integrada, mejor todavía: un clic para aceptar, sin idas y vueltas.
Partidas que la mayoría de los caterings olvida
Estas son las partidas que se omiten de las plantillas de cotización y luego se vuelven a agregar durante el evento, cuando el cliente está molesto por un costo "sorpresa". Inclúyalas en la propuesta desde el primer día y tanto sus márgenes como sus relaciones mejorarán:
- Entrega / tiempo de traslado para eventos fuera de las instalaciones a más de 30 minutos de distancia
- Mano de obra de montaje más allá de lo básico (por ejemplo, planos complejos, distribuciones con varias estaciones)
- Desmontaje / recogida después de las 11 PM o para eventos con equipo alquilado
- Horas extra de bartender y meseros si el evento se extiende más allá de la hora de cierre contratada
- Cuota de degustación si la reserva está por debajo de su umbral de "degustación gratuita"
- Mantelería especial (colores premium, caminos de mesa, fundas para sillas; la mantelería básica suele estar incluida, las mejoras no)
- Recargos por requisitos dietéticos por adiciones de última hora de proteínas kosher, halal o libres de alérgenos especiales
- Coordinación de proveedores externos si su equipo gestiona los tiempos de llegada del florista, el DJ o el fotógrafo
Ninguna de estas partidas es deshonesta. Son costos reales de mano de obra y materiales. El error es dejarlas fuera de la propuesta, lo que lo obliga a asumir el costo o a tener una conversación difícil más adelante.
Un ejemplo real: propuesta para una boda de 90 invitados
Maple & Vine Catering · Propuesta #PR-2087 · Boda Tremblay · 7 de junio de 2026
| Hora del cóctel — 5 canapés servidos por invitado | $2,250 |
| Cena bufé — 3 estaciones + postre (90 invitados) | $8,100 |
| Paquete de barra — premium, 4 horas (90 invitados) | $2,160 |
| Personal de servicio — 6 meseros + 2 bartenders, 6 horas | $1,440 |
| Montaje y desmontaje — estaciones de bufé + barra | $480 |
| Mantelería especial — verde salvia, 9 mesas redondas + barra | $220 |
| Subtotal | $14,650 |
| Cargo por servicio (18%) | $2,637 |
| Impuesto (14.975%) | $2,594 |
| Total | $19,881 |
Lo que hace bien este ejemplo: cada línea está detallada, el cargo por servicio y el impuesto están a la vista, y el total va al final en negrita. Lo que deliberadamente no incluye: la propina (queda a criterio del cliente) y cualquier cuota de coordinación de proveedores (cotización aparte si hace falta).
Cómo manejar el "solo páseme un precio"
Algunos clientes quieren un número antes de comprometerse. Resista la tentación de enviar un precio por persona sin contexto: casi siempre subvalora lo que en realidad ofrece.
Una respuesta que funciona:
"Con gusto le preparo una propuesta. Nuestros paquetes de bufé para eventos de su tamaño suelen ir de $90 a $130 por invitado, según el menú y la barra. Para darle un número preciso para el 7 de junio, ¿podría confirmarme el número de invitados, si desea canapés servidos antes de la cena y cualquier requisito dietético? Una llamada rápida de 10 minutos también funciona si le resulta más cómodo."
Eso responde la pregunta (un rango), demuestra transparencia en el precio e invita a la conversación. Además no lo encadena a un número antes de haber entendido el evento.
Errores frecuentes que le cuestan la reserva
- Enviar un PDF llamado "plantilla-propuesta-v3-FINAL.pdf". Nombre los archivos por cliente y fecha. De lo contrario parece descuidado.
- Sin fecha de vencimiento. "Esta cotización es válida por 30 días" lo protege de tener que respetar un precio de hace 6 meses cuando los costos ya cambiaron.
- Un único precio unitario para todo. "$95 por invitado" oculta el trabajo y lo hace parecer intercambiable. Las partidas detalladas muestran el oficio.
- Olvidar el impuesto. Suena básico, pero pasa constantemente. Inclúyalo o indique con claridad que los precios no incluyen impuestos.
- No tener un paso claro para "decir que sí" al final. Los cierres pasivos generan respuestas pasivas.
- Dar seguimiento dos semanas después. Haga el seguimiento en 2 o 3 días. El cliente está tomando decisiones; el impulso importa.
Si las propuestas le toman más de 30 minutos, ahí es donde LightCater se paga solo. Tome los platos de su biblioteca de menús, fije el número de invitados, aplique el cargo por servicio y el impuesto correctos, y envíe para revisión en línea y firma electrónica con la marca de su salón. Las propuestas aceptadas se convierten en contratos y facturas con un solo clic cada uno, sin volver a teclear cifras. Vea la función de propuestas.
La versión de cinco minutos
Si no recuerda nada más: redacte una propuesta con una nota de apertura de un párrafo que demuestre que leyó la consulta, un precio detallado por partidas con un total en negrita, una lista clara de "qué está incluido / qué no", tres condiciones claras (depósito, garantía, cancelación) y una sola frase al final que le diga al cliente exactamente cómo decir que sí. Envíela dentro de las 24 horas de recibida la consulta y haga el seguimiento dentro de 3 días.
Eso es todo. El resto es oficio, y lo irá desarrollando evento tras evento.