El software para órdenes de evento (BEO)
que arma la hoja por usted.
Convierte una reserva confirmada en una orden de evento de banquete lista para imprimir con un clic — horarios, número de comensales, menú, montaje del salón y desglose de dietas en una sola hoja en la que cocina y sala confían por igual. Sin rehacerla desde cero cada viernes, y con cada cambio registrado.
¿Qué es una orden de evento de banquete?
Una orden de evento de banquete (BEO) — también llamada hoja de servicio u hoja de función — es el documento operativo de una página que le dice a cocina, barra y sala exactamente cómo ejecutar un evento: horarios, número de comensales, menú, distribución del salón, requisitos dietéticos, personal y peticiones especiales. Es la fuente de verdad la noche del evento, distinta de la propuesta que ganó la reserva y del contrato que la hizo vinculante. Para ver campo por campo qué debe incluir, consulte la guía de plantilla de orden de evento. El software de BEO es, sencillamente, la herramienta que produce y mantiene esa hoja de forma automática en lugar de a mano.
Cómo la mayoría de los equipos todavía arma el BEO.
Rehecho a mano en cada evento
Se abre una plantilla en blanco de Word o una hoja de cálculo para cada reserva y se rellena de memoria y de cadenas de correos. Una hora escribiendo por evento que el software podría haber resuelto con un clic.
La cocina trabaja con una copia caducada
Cambió el número de comensales, se modificó un tiempo, se añadió una alergia a frutos secos — pero el BEO impreso en el pase es la versión de ayer. «BEO-final-v3.docx» aterriza en tres bandejas de entrada y nadie sabe cuál está vigente.
Recopiado de la propuesta
El menú, el número de invitados y los detalles del salón se copian a mano de la propuesta o del contrato al BEO. Cada transcripción es una oportunidad para que un número equivocado llegue a la cocina.
Sin rastro de qué cambió
Cuando un dato sale mal la noche del evento, no hay rastro: quién editó el recuento de dietas, cuándo se movió el horario, ni si la actualización llegó a la sala. Los documentos no recuerdan; simplemente se sobrescriben.
Qué hace de verdad un buen software de BEO.
Criterios neutrales para juzgar cualquier herramienta de órdenes de evento — sea esta u otra.
Genera el BEO desde la ficha del evento
La hoja debería producirse a partir de datos que ya introdujo — cliente, fecha, salón, menú, número de comensales — no volver a escribirse. Si todavía copia campos de un lado a otro, es un documento, no software.
Plantillas de BEO personalizables
Sus secciones, su diseño, su idioma de trabajo. Una hoja rígida y de talla única obliga a su equipo a buscar la información; una plantilla que usted controla coloca los horarios y el desglose de dietas justo donde su capitán los espera.
Una hoja de servicio completa para cocina y sala
Todo lo que operaciones necesita en una página: horarios, número de comensales y garantía, menú por tiempos o estaciones, montaje del salón y un desglose de dietas explícito. El dato más olvidado — el recuento de alergias con mesa o cubierto — debería tener su lugar.
Una sola versión para todos
Un único registro vivo, no adjuntos multiplicándose por las bandejas de entrada. Edite una vez, reimprima al instante, y la copia del pase es siempre la vigente.
Cada cambio registrado
Un registro de auditoría que capta quién cambió qué y cuándo — la edición del recuento, el ajuste del horario, la alergia añadida — para que un dato equivocado la noche del evento se pueda rastrear en lugar de discutir.
Conectado al resto del flujo
El BEO no debería vivir en una isla. Debería fluir desde la misma ficha que la propuesta, el contrato y la factura, para que los números de la hoja de servicio coincidan con los que el cliente aceptó.
Autogenerado, personalizable y con control de cambios.
En LightCater, la orden de evento de banquete no es un documento aparte que usted mantiene — es una vista de la ficha del evento. El flujo va de cliente → calendario → propuesta → contrato → factura → BEO, así que para cuando un evento se confirma, el software ya tiene el cliente, la fecha, el salón, el menú y el número de comensales. La hoja de servicio se genera a partir de eso, no se vuelve a teclear.
- Autogenerado desde la ficha del evento — cada evento confirmado produce un BEO listo para imprimir sin volver a escribir nada
- Plantillas de BEO personalizables — ordene las secciones que su equipo lee, en el idioma de trabajo de su cocina
- Hoja de servicio para cocina y sala — horarios, comensales, menú, salón y desglose de dietas en una página
- Cada cambio en el registro de auditoría — quién editó la hoja, qué cambió y cuándo
- Una sola versión viva — edite una vez, reimprima al instante; se acabó perseguir el «final-v3» por los correos
Como el BEO comparte la ficha con la propuesta y el contrato, el menú y el número de comensales de la hoja de servicio son las mismas cifras que el cliente aprobó — impresas en EN, DE, FR, IT o ES para que la cocina las lea en su propio idioma. Véalo junto al resto del flujo en la página de características.
A mano frente a una herramienta específica.
| Capacidad | A mano (Word / hoja de cálculo / herramienta genérica) | Software de BEO específico (LightCater) |
|---|---|---|
| Crear la hoja | Rehecha desde una plantilla en blanco en cada evento | Autogenerada desde la ficha del evento con un clic |
| Origen de los datos | Recopiados de la propuesta, el contrato y los correos | Tomados de la misma ficha que la propuesta y el contrato |
| Control de la plantilla | Diseño casero; cambia según el coordinador | Plantillas de BEO personalizables, iguales cada vez |
| Detalle de cocina y sala | Depende de quién la hizo; las dietas se suelen omitir | Horarios, comensales, menú, salón y dietas — de serie |
| Versiones | Varios archivos; no queda claro cuál está vigente | Un registro vivo — edite una vez, reimprima al instante |
| Control de cambios | Ninguno — los documentos se sobrescriben, sin rastro | Registro de auditoría: quién cambió qué y cuándo |
| Hoja de servicio multilingüe | Un archivo de plantilla distinto por idioma | EN / DE / FR / IT / ES desde la misma ficha |
| Tiempo por evento | ~30–60 min escribiendo por BEO | Segundos — la ficha ya tiene los datos |
Los planes arrancan en 39 USD al mes en Self-Service o 59 USD al mes con soporte 24/7, con 14 días de prueba gratis y sin tarjeta de crédito. Consulte los precios completos.
Parte de un solo flujo conectado.
El BEO es el último paso de una cadena que empieza mucho antes del evento. Como cada etapa comparte la misma ficha, nada se vuelve a teclear entre una y otra.
- Software de propuestas para catering — propuestas con su marca que se convierten en contratos y alimentan el BEO con su menú y su número de comensales
- CRM para catering — historial de eventos, prospectos y seguimientos ligados a las mismas propuestas, contratos y BEOs
- Plantilla de orden de evento — la guía completa, campo por campo, de lo que debe ir en cada BEO
Software de BEO — preguntas habituales.
¿Qué es el software de BEO?
¿Qué es una orden de evento de banquete (BEO)?
¿Cómo genera LightCater el BEO automáticamente?
¿Puedo personalizar la plantilla del BEO?
¿El software de BEO registra quién cambió la hoja?
BEOs que se arman solos.
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