Das Catering-Angebot ist das Dokument, das darüber entscheidet, ob Sie die Buchung bekommen oder nicht. Es ist kein bloßer Kostenvoranschlag. Es ist ein Verkaufsdokument — halb Preis, halb Sicherheit — und die Säle und Caterer, die es gut schreiben, gewinnen den Kampf um die Abschlussquote.
Dieser Leitfaden geht die sieben Abschnitte durch, die jedes Catering-Angebot enthalten sollte, die Positionen, die die meisten Teams zu berücksichtigen vergessen (und an denen sie Marge verlieren), ein ausgearbeitetes reales Beispiel und eine Handvoll häufiger Fehler, die Sie Buchungen kosten.
Was ein Catering-Angebot wirklich ist
Ein Catering-Angebot ist ein unverbindliches Dokument, das an einen potenziellen Kunden gesendet wird und zeigt, wie viel ein Event kosten würde: Menü, Pakete, Gästezahl, Mieten, Steuern und Bedingungen. Es unterscheidet sich vom Vertrag (der unterschrieben und bindend ist) und von der Rechnung (die die erbrachte Leistung abrechnet). Das Angebot existiert, um drei Aufgaben zugleich zu erfüllen: einen Preis zu nennen, dem Kunden zu zeigen, dass Sie verstanden haben, was er wollte, und das wahrgenommene Risiko eines Ja zu verringern.
Angebote, die gewinnen, erfüllen diese drei Aufgaben gut. Die, die verlieren, sind meist nur Preis und keine Sicherheit.
Die sieben Abschnitte, die jedes Catering-Angebot braucht
1. Kopfzeile: wer Sie sind, für wen es ist und um welches Event es geht
Ihre Markenidentität (Logo, Name, Kontaktdaten) plus der Name des Kunden und das Event selbst. Klingt selbstverständlich, aber erstaunlich viele Angebote gehen aus generischen Vorlagen mit noch enthaltenem Platzhaltertext hinaus. Die Kopfzeile darf keinen Zweifel daran lassen, dass Sie die Anfrage gelesen haben.
Nehmen Sie auf: den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und E-Mail, das Datum, an dem Sie das Angebot senden, eine Angebotsnummer (für Ihre Nachverfolgung), den Namen des Kunden, das Eventdatum, den Eventtyp (Hochzeit, Gala, Firmenlunch) und die geplante Gästezahl.
2. Der Eröffnungshinweis: ein „Wir haben es verstanden“-Absatz
Drei bis vier Sätze, die zeigen, dass Sie die Anfrage gelesen haben. Erwähnen Sie etwas Konkretes, das der Kunde gesagt hat: den erwähnten Ort, die Kombination der Ernährungsanforderungen, die gesuchte Atmosphäre. Das sind die 60 wertvollsten Schreibsekunden des gesamten Angebots.
„Vielen Dank, dass Sie für die Hochzeit von Sarah und David im Juni an Maple & Vine gedacht haben. Uns gefällt, dass Sie zu einem Buffet tendieren, um den Abend entspannt zu halten: Die Terrasse lebt so richtig auf. Nachfolgend finden Sie unser Angebot für 90 Gäste mit der erwähnten vegetarisch/halal-Kombination. Gern passen wir alles an, was nicht passt.“
Das ist alles. Ein einziger Absatz. Vergessen Sie das Corporate-Füllwerk.
3. Das Menü: detailliert, mit Beschreibungen
Führen Sie zu jedem Gang oder jeder Station die Gerichte mit einer kurzen, anschaulichen Beschreibung auf. Schreiben Sie nicht nur „Buffet B“: Beschreiben Sie, was Buffet B enthält. Der Kunde wird dieses Angebot mit Personen teilen, die nicht bei Ihrem Beratungsgespräch dabei waren.
Wenn der Kunde Optionen erbeten hat („Könnten wir den Preis für Tellerservice im Vergleich zum Buffet sehen?“), bieten Sie beide an, klar gekennzeichnet. Zwingen Sie ihn nicht, Ihnen zurückzuschreiben, um zu fragen, was was ist.
4. Der detaillierte Preis nach Positionen: die Summen ans Ende
Eine einzige Tabelle. Jede Position mit ihrer Menge, ihrem Einzelpreis und ihrer Zeilensumme. Dann eine Zwischensumme. Danach jede Servicegebühr, jedes Trinkgeld und jede Steuer, klar gekennzeichnet. Und am Ende die Gesamtsumme.
Wenn Sie wollen, dass sich ein Preis einprägt, sorgen Sie dafür, dass man ihn in drei Sekunden findet. Die Gesamtsumme sollte fett, größer und in der natürlichen Abschlussposition der Tabelle stehen.
5. Was enthalten ist (und was nicht)
Eine kurze Aufzählungsliste von allem, was der Preis abdeckt: Servicepersonal, Aufbau, Abbau, Tischwäsche, Gläser, Verkostung, solche Dinge. Und ebenso wichtig: was NICHT enthalten ist. Das Korkgeld, wenn Gäste ihren eigenen Wein mitbringen. Die Tortenschneidegebühr, wenn die Torte woanders besorgt wird. Die Audio-/Videotechnik. Externe Dienstleister.
Die meisten Caterer überspringen diesen Abschnitt. Genau er verhindert das unangenehme Gespräch „aber ich dachte, das sei enthalten“ am Eventtag.
6. Bedingungen: Anzahlung, Garantie-Stichtag, Stornierung
Die drei Dinge, die jeder Catering-Vertrag braucht:
- Anzahlung: üblicherweise 25 bis 30 % nicht erstattungsfähig, um die Buchung zu bestätigen. Nennen Sie den Betrag und dass er innerhalb von X Tagen zu zahlen ist, um den Termin zu sichern.
- Endgültige Garantiezahl: wann der Kunde seine Gästezahl bestätigen muss. Der Branchenstandard sind 72 Stunden vor dem Event. Nennen Sie es deutlich: Ihre Küche wird es Ihnen danken.
- Stornierungsrichtlinie: was passiert, wenn zu verschiedenen Zeitpunkten vor dem Event storniert wird. Die meisten verwenden eine gestaffelte Struktur (zum Beispiel werden 25 % bei mehr als 90 Tagen Vorlauf einbehalten, 50 % innerhalb von 90 Tagen und 100 % innerhalb von 30 Tagen).
7. Der nächste Schritt: wie man Ja sagt
Enden Sie nicht mit „Melden Sie sich, wenn Sie Fragen haben“. Das ist eine passive Bitte. Schließen Sie mit einer klaren Handlung: „Um den Termin zu bestätigen, unterschreiben Sie unten und senden Sie mit einer Anzahlung von 25 % zurück. Wir senden Ihnen den Vertrag innerhalb eines Werktags.“
Wenn Sie ein System mit integrierter elektronischer Signatur nutzen, umso besser: ein Klick zum Annehmen, ohne Hin und Her.
Positionen, die die meisten Caterer vergessen
Das sind die Positionen, die aus den Angebotsvorlagen weggelassen und dann während des Events wieder hinzugefügt werden, wenn der Kunde über „überraschende“ Kosten verärgert ist. Nehmen Sie sie von Anfang an ins Angebot auf, und sowohl Ihre Margen als auch Ihre Beziehungen verbessern sich:
- Anlieferung / Fahrzeit für externe Events mehr als 30 Minuten entfernt
- Aufbauarbeit über das Grundlegende hinaus (zum Beispiel komplexe Grundrisse, Anordnungen mit mehreren Stationen)
- Abbau / Abholung nach 23 Uhr oder für Events mit gemietetem Equipment
- Überstunden von Barkeepern und Kellnern, wenn sich das Event über die vertraglich vereinbarte Schlusszeit hinaus verlängert
- Verkostungsgebühr, wenn die Buchung unter Ihrer Schwelle für die „kostenlose Verkostung“ liegt
- Besondere Tischwäsche (Premium-Farben, Tischläufer, Stuhlhussen; die einfache Tischwäsche ist meist enthalten, die Aufwertungen nicht)
- Zuschläge für Ernährungsanforderungen für kurzfristige Ergänzungen von koscheren, halal- oder speziell allergenfreien Proteinen
- Koordination externer Dienstleister, wenn Ihr Team die Ankunftszeiten von Florist, DJ oder Fotograf steuert
Keine dieser Positionen ist unehrlich. Es sind echte Arbeits- und Materialkosten. Der Fehler ist, sie aus dem Angebot herauszulassen, was Sie zwingt, die Kosten zu tragen oder später ein schwieriges Gespräch zu führen.
Ein reales Beispiel: Angebot für eine Hochzeit mit 90 Gästen
Maple & Vine Catering · Angebot #PR-2087 · Hochzeit Tremblay · 7. Juni 2026
| Cocktailstunde — 5 servierte Canapés pro Gast | $2,250 |
| Buffet-Dinner — 3 Stationen + Dessert (90 Gäste) | $8,100 |
| Barpaket — Premium, 4 Stunden (90 Gäste) | $2,160 |
| Servicepersonal — 6 Kellner + 2 Barkeeper, 6 Stunden | $1,440 |
| Auf- und Abbau — Buffetstationen + Bar | $480 |
| Besondere Tischwäsche — Salbeigrün, 9 runde Tische + Bar | $220 |
| Zwischensumme | $14,650 |
| Servicegebühr (18 %) | $2,637 |
| Steuer (14,975 %) | $2,594 |
| Gesamt | $19,881 |
Was dieses Beispiel gut macht: Jede Zeile ist detailliert, Servicegebühr und Steuer sind sichtbar, und die Summe steht am Ende in Fettschrift. Was es bewusst nicht enthält: das Trinkgeld (bleibt dem Kunden überlassen) und jede Gebühr für die Dienstleisterkoordination (bei Bedarf separates Angebot).
Wie man mit „Nennen Sie mir einfach einen Preis“ umgeht
Manche Kunden wollen eine Zahl, bevor sie sich festlegen. Widerstehen Sie der Versuchung, einen Preis pro Person ohne Kontext zu senden: Er unterbewertet fast immer das, was Sie wirklich bieten.
Eine Antwort, die funktioniert:
„Gern erstelle ich Ihnen ein Angebot. Unsere Buffetpakete für Events Ihrer Größe liegen meist zwischen 90 und 130 $ pro Gast, je nach Menü und Bar. Um Ihnen für den 7. Juni eine genaue Zahl zu geben: Könnten Sie mir die Gästezahl bestätigen, ob Sie servierte Canapés vor dem Dinner wünschen, und etwaige Ernährungsanforderungen? Ein kurzes 10-minütiges Telefonat geht auch, wenn Ihnen das lieber ist.“
Das beantwortet die Frage (eine Spanne), zeigt Preistransparenz und lädt zum Gespräch ein. Und es kettet Sie nicht an eine Zahl, bevor Sie das Event verstanden haben.
Häufige Fehler, die Sie die Buchung kosten
- Ein PDF mit dem Namen „angebot-vorlage-v3-FINAL.pdf“ senden. Benennen Sie die Dateien nach Kunde und Datum. Sonst wirkt es nachlässig.
- Kein Gültigkeitsdatum. „Dieses Angebot ist 30 Tage gültig“ schützt Sie davor, einen 6 Monate alten Preis einhalten zu müssen, wenn sich die Kosten bereits geändert haben.
- Ein einziger Einzelpreis für alles. „95 $ pro Gast“ verbirgt die Arbeit und lässt Sie austauschbar wirken. Detaillierte Positionen zeigen das Handwerk.
- Die Steuer vergessen. Klingt grundlegend, passiert aber ständig. Nehmen Sie sie auf oder weisen Sie klar darauf hin, dass die Preise ohne Steuer sind.
- Keinen klaren „Ja sagen“-Schritt am Ende. Passive Abschlüsse erzeugen passive Antworten.
- Erst zwei Wochen später nachfassen. Fassen Sie in 2 bis 3 Tagen nach. Der Kunde trifft Entscheidungen; das Momentum zählt.
Wenn Angebote Sie mehr als 30 Minuten kosten, genau da zahlt sich LightCater aus. Nehmen Sie die Gerichte aus Ihrer Menübibliothek, legen Sie die Gästezahl fest, wenden Sie die richtige Servicegebühr und Steuer an und senden Sie zur Online-Ansicht und elektronischen Signatur mit der Marke Ihres Saals. Angenommene Angebote werden mit je einem Klick zu Verträgen und Rechnungen, ohne Zahlen erneut einzutippen. Sehen Sie sich die Angebotsfunktion an oder wie es für Restaurants mit privaten Veranstaltungen und Catering funktioniert.
Die Fünf-Minuten-Version
Wenn Sie sich nichts anderes merken: Schreiben Sie ein Angebot mit einem Eröffnungshinweis von einem Absatz, der zeigt, dass Sie die Anfrage gelesen haben, einem detaillierten Preis nach Positionen mit einer fetten Summe, einer klaren Liste „was ist enthalten / was nicht“, drei klaren Bedingungen (Anzahlung, Garantie, Stornierung) und einem einzigen Satz am Ende, der dem Kunden genau sagt, wie er Ja sagt. Senden Sie es innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der Anfrage und fassen Sie innerhalb von 3 Tagen nach.
Das ist alles. Der Rest ist Handwerk, und das entwickeln Sie Event für Event.