Bankett-Event-Auftrag (BEO)
Auch genannt: Veranstaltungsblatt, Event-Auftrag
Ein einseitiges Dokument, das Küche, Bar und Service genau sagt, was ein Event braucht: Zeitplan, Gästezahl, Menü, Raumaufbau, Ernährungshinweise, Personal und besondere Wünsche. Der BEO ist die maßgebliche operative Grundlage — sobald ein Event bestätigt ist, richtet sich am Abend jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter danach.
Beispiel: Ein BEO für eine Cocktail-Gala mit 90 Gästen nennt Aufbau um 16:00 Uhr, Servicebeginn um 18:00 Uhr, Buffetmenü B, Premium-Bar, Ernährungshinweise 2 vegan + 1 glutenfrei, Bankettleiter D. Naidoo.
Veranstaltungsblatt
Entspricht dem BEO; gängiger Begriff in Europa, Großbritannien, Australien und Südafrika
Dasselbe Konzept wie ein Bankett-Event-Auftrag. „Function Sheet“ bzw. Veranstaltungsblatt ist der Begriff, den Sie in Häusern in Großbritannien, Europa, Südafrika und Australien hören; in Nordamerika sagt man eher BEO. Beides bezeichnet das druckbare einseitige Dokument, nach dem Küche und Service arbeiten.
Regieplan
Ein minutengenauer Zeitplan des Events — meist enger gefasst als ein BEO. Während der BEO Menü, Gästezahl und Aufbau abdeckt, konzentriert sich der Regieplan auf die Zeiten: „18:00 Uhr Einlass, 18:30 Uhr erste Rede, 19:00 Uhr Abendessen, 21:00 Uhr Tortenanschnitt.“ Oft ein Reiter im BEO statt eines eigenen Dokuments.
Dienstleisterliste
Die Liste der externen Dienstleister, die der Kunde zusätzlich zu den Leistungen des Hauses gebucht hat — Florist, Fotograf, DJ, Konditorei, Transport, Dekorateur. Im BEO erfasst, damit das Hauspersonal weiß, wer wann anliefert, wo jeder Dienstleister aufbaut und wen man anruft, wenn jemand fehlt.
Angebot
Auch genannt: Kostenvoranschlag, Schätzung
Ein unverbindliches Dokument, das einem Interessenten zeigt, was der Event kosten würde — Menü, Pakete, Gästezahl, Mietartikel, Steuern, Bedingungen. Das Angebot gewinnt die Buchung; der Vertrag macht daraus eine verbindliche Zusage. Die meisten Häuser legen eine Gültigkeitsfrist fest (üblich sind 30 Tage).
Vertrag
Auch genannt: Veranstaltungsvereinbarung, Buchungsbestätigung
Die unterschriebene Vereinbarung zwischen Kunde und Haus über das angenommene Angebot — Gesamtkosten, Anzahlungsplan, Stornobedingungen, Regeln für Änderungen der Gästezahl, Angaben zu Ernährungsanforderungen, Klauseln zu höherer Gewalt. Wird in der Regel aus dem Angebot erstellt, sobald beide Seiten einverstanden sind.
Rechnung
Das Abrechnungsdokument — Einzelposten, Trinkgeld, Steuern, erhaltene Zahlungen, offener Betrag. Wird aus dem angenommenen Angebot erstellt, sodass die Zahlen ohne erneutes Abtippen übereinstimmen. Die meisten Häuser stellen vorab eine Anzahlungsrechnung und nach dem Event eine Schlussrechnung mit etwaigen Anpassungen aus (zusätzliche Gäste, Barverbrauch).
Inhouse-Catering
Speisen und Service am eigenen Standort des Hauses — Festsäle, Hotelballsäle, private Räume in Restaurants. Das Haus kontrolliert Raum, Küche und Personal. Der Preis enthält in der Regel die Raummiete.
Außer-Haus-Catering
Speisen werden in der Küche des Caterers zubereitet und zum Ort des Kunden transportiert — Firmenbüros, Privathäuser, Veranstaltungen im Freien. Das bringt zusätzliche Logistik mit sich: Transport, Ausstattung vor Ort (Chafing Dishes, Generatoren) und einen komplexeren BEO mit Zeiten für Anlieferung und Abbau.
Raumplan
Eine maßstabsgetreue Skizze des Raumaufbaus für einen Event — Tischpositionen, Tanzfläche, Bühne, Bar, Empfangstisch, Ein- und Ausgänge. Grundlage für die Kapazitätsberechnung und im BEO hinterlegt, damit das Aufbauteam genau weiß, wo alles hingehört.
Kapazität
Auch genannt: Maximalkapazität, zulässige Personenzahl laut Brandschutz
Die maximale Zahl an Gästen, die ein Raum bei einer bestimmten Bestuhlung sicher und komfortabel aufnehmen kann — meist in drei Varianten angegeben: Stehempfang, Bankett (runde Tische) und Reihen-/Theaterbestuhlung. Begrenzt durch die örtlichen Brandschutzvorschriften; derselbe Raum kann 120 Gäste an runden Tischen, aber 200 stehend fassen.
Gästezahl
Auch genannt: Personenzahl, Gedecke
Wie viele Personen der Event voraussichtlich bewirtet. Zu unterscheiden von der finalen Teilnehmerzahl: Die Gästezahl ist der Arbeitswert während der Planung; die finale Teilnehmerzahl ist die fixierte Zahl für Abrechnung und Vorbereitung.
Finale Teilnehmerzahl
Auch genannt: garantierte Personenzahl, bestätigte Gästezahl
Die endgültige Gästezahl, die der Kunde schriftlich zusagt — meist 72 Stunden vor dem Event fällig. Berechnet wird die garantierte Zahl, auch wenn weniger Gäste erscheinen; die Küche bereitet die garantierte Zahl plus einen kleinen Puffer vor (üblich sind 5 %).
Ernährungsanforderungen
Auch genannt: Ernährungshinweise, Allergien
Einschränkungen je Gast, die in der Planungsphase erfasst werden — vegetarisch, vegan, glutenfrei, koscher, halal sowie Allergien (Nüsse, Schalentiere, Milchprodukte). Im BEO vermerkt und nach Anzahl aufgeschlüsselt, damit die Küche korrekt anrichtet. Moderne BEOs unterscheiden „Vorlieben“ von „medizinisch kritischen“ Allergien.
Getränkepauschale
Ein Getränkepaket zum Festpreis, abgerechnet pro Gast oder pro Stunde — typische Stufen sind Bier + Wein, Hausbar, Premium-Bar und Top-Shelf. Einfacher als die Abrechnung nach Verbrauch; schützt den Kunden vor einer ausufernden Barrechnung und gibt dem Haus eine feste Größe für Personal- und Bestandsplanung.
Tellerservice
Auch genannt: gesetztes Menü, Service am Tisch
Ein Essen, bei dem jedem Gast ein vorab gewählter Gang am Tisch serviert wird. Erfordert eine Menüauswahl im Voraus (meist 2–3 Optionen pro Gang, über die Gästeliste abgefragt), mehr Servicekräfte und ein engeres Timing. Höhere Personalkosten als beim Buffet; wirkt formeller.
Buffet
Selbstbedienung an einer Reihe von Speisen, die auf einem oder mehreren Servicetischen angerichtet sind. Geringere Personalkosten pro Gast, flexibler bei Ernährungswünschen und in der Regel günstiger als Tellerservice. Üblich bei Galas, Hochzeiten ab 100 Gästen und Firmen-Lunches.
Stationen
Auch genannt: Live-Cooking-Stationen, Chef-Stationen
Ein buffetähnliches Format, bei dem Speisen an einzelnen Stationen vor den Gästen zubereitet oder vollendet werden — Pasta, Tranchieren, Sushi, Dessert. Geselliger und inszenierter als ein klassisches Buffet; höhere Personalkosten (ein Koch pro Station), ermöglicht aber höhere Preise pro Gast.
Gereichte Häppchen
Auch genannt: Fingerfood vom Tablett, Canapés
Kleine Appetithappen, die Servicekräfte auf Tabletts durch die Gästeschar tragen, statt sie an einer Station anzurichten. Kalkuliert in Stück pro Person (üblich: 4–6 Stück für eine Cocktailstunde). Personalintensiver als feste Stationen, gilt aber als gehobener.
Sektempfang
Auch genannt: Aperitif, Cocktailstunde
Ein Empfang im Stehen zum Ankommen und Kennenlernen — meist 45–90 Minuten — vor einem gesetzten Abendessen. Umfasst in der Regel eine Bar, gereichte Häppchen und manchmal eine kleine Station. Nicht zu verwechseln mit einem „Cocktail-Event“, bei dem der gesamte Anlass im Stehen bzw. in Lounge-Atmosphäre ohne gesetztes Essen stattfindet.
Anzahlung
Auch genannt: Buchungsgebühr, Vorauszahlung
Eine Vorauszahlung, die die Buchung bestätigt und das Datum sichert. Typische Struktur: 25–30 % nicht erstattungsfähig bei Vertragsunterzeichnung, Restbetrag 7–14 Tage vor dem Event fällig. Das Nachverfolgen von Anzahlungen (angefordert → erhalten → gutgeschrieben) ist die am häufigsten vernachlässigte Verwaltungsaufgabe im Betrieb eines Veranstaltungsorts.
F&B-Mindestumsatz
Mindestumsatz für Speisen & Getränke (Food & Beverage)
Der Mindestumsatz für Speisen und Getränke, den der Kunde zusagen muss, um einen Raum zu buchen — getrennt von der Raummiete. Häuser nutzen ihn, damit sich auch kleinere Buchungen trotz Personalkosten lohnen. Beispiel: „Großer Saal, Samstagabend: 8.000 $ F&B-Mindestumsatz.“
Bar-Mindestumsatz
Der Mindestumsatz an der Bar, den der Kunde erreichen muss — manchmal getrennt vom F&B-Mindestumsatz, manchmal darin enthalten. Üblich, wenn das Haus Barpersonal und Getränkebestand stellt — ohne Mindestumsatz macht ein trinkfaules Publikum die Bar unrentabel.
Raummiete
Auch genannt: Saalmiete, Nutzungsgebühr
Eine Pauschale für die Nutzung des Raums, getrennt von Speisen und Getränken. Manche Häuser erlassen oder reduzieren sie, sobald der F&B-Mindestumsatz erreicht ist. Die steuerliche Behandlung ist unterschiedlich — in manchen Rechtsordnungen wird die Raummiete anders besteuert als F&B.
Aufbaugebühr
Eine einmalige Gebühr für die Arbeit vor dem Event: Tische aufstellen, Tischwäsche auflegen, Stühle stellen, AV aufbauen, Beschilderung. Je nach Preismodell des Hauses separat auf der Rechnung ausgewiesen oder in der Servicegebühr enthalten.
Korkgeld
Eine Gebühr pro Flasche für das Öffnen und Servieren von Wein, den der Kunde selbst mitbringt, statt ihn von der Karte des Hauses zu kaufen. Typische Spanne: 15–40 $ pro Flasche. Manche Häuser untersagen mitgebrachte Getränke ganz; andere verhandeln das Korkgeld als Teil größerer Pakete.
Tortenanschnittgebühr
Eine Gebühr pro Person (meist 1–4 $) für das Anschneiden, Anrichten und Servieren einer Hochzeits- oder Festtorte, die der Kunde von einer externen Konditorei mitbringt. Deckt Arbeitszeit und Geschirr ab. Die meisten Häuser verzichten darauf, wenn die Torte aus der eigenen Küche stammt.
Schadenskaution
Auch genannt: Sicherheitskaution
Ein erstattungsfähiger Betrag, den das Haus für mögliche Schäden an Raum, Tischwäsche oder Ausstattung einbehält — üblich bei ausgelassenen Events (Hochzeiten, runde Geburtstage) und bei Events mit vielen externen Dienstleistern. Wird nach einer gemeinsamen Begehung erstattet, wenn keine Schäden festgestellt werden.
Servicegebühr
Ein prozentualer Aufschlag auf die Zwischensumme für Speisen und Getränke (meist 18–22 %), den das Haus zur Deckung der Servicekosten einbehält — Löhne, Aufbau, Reinigung, Bruch. Nicht dasselbe wie Trinkgeld. Servicegebühren sind in der Regel steuerpflichtig, Trinkgeld meist nicht.
Trinkgeld
Auch genannt: Tip, Gratifikation
Ein freiwilliger oder verpflichtender Betrag auf der Rechnung, der direkt an das Serviceteam geht. Manche Häuser fassen „Servicegebühr + Trinkgeld“ in einer Zeile zusammen, andere weisen beides getrennt aus. Die steuerliche Behandlung hängt von der Rechtsordnung ab — prüfen Sie sie immer vor der Angebotserstellung.
Stornobedingungen
Die Staffel der einbehaltenen Beträge bei einer Stornierung — meist gestaffelt nach Vorlaufzeit: z. B. 25 % der Gesamtsumme bei mehr als 90 Tagen, 50 % innerhalb von 90 Tagen, 100 % innerhalb von 30 Tagen. Im Vertrag festgehalten; die Klausel zu höherer Gewalt (siehe unten) regelt oft Ausnahmen.
Höhere Gewalt
Auch genannt: Force-Majeure-Klausel
Eine Vertragsklausel, die die Pflichten beider Parteien bei Ereignissen aussetzt, die keine Seite vorhersehen oder beeinflussen konnte — Naturkatastrophen, behördliche Schließungen, Pandemien. Sie legt fest, ob Anzahlungen erstattet, übertragen oder einbehalten werden. Seit 2020 sollte sie glasklar formuliert sein.
Raumoption
Auch genannt: vorläufige Reservierung, unverbindliche Option
Eine unverbindliche Reservierung von Datum und Raum, während der Kunde sich entscheidet. Das Haus gibt dem Kunden meist eine Frist (24–72 Stunden) zur Bestätigung, bevor die Option freigegeben wird. Manchmal wird ein Vorrecht vereinbart: Möchte ein anderer Kunde das Datum, hat der Inhaber der Option eine kurze Frist, um zu bestätigen oder freizugeben.
Bankettleiter
Auch genannt: Eventleiter, Oberkellner
Die leitende Servicekraft, die den Event am Abend führt. Der Bankettleiter verantwortet die Umsetzung des BEO: Servicekräfte einweisen, das Timing steuern, mit dem Ansprechpartner des Kunden sprechen, Probleme eskalieren. Jeder Event braucht einen namentlich im BEO genannten Bankettleiter.
Personalschlüssel
Wie viele Servicekräfte pro Gast ein Haus je nach Serviceart einplant. Übliche Werte: 1 Servicekraft pro 12–16 Gäste beim Tellerservice, 1 pro 25–35 beim Buffet, 1 pro 40 beim Stehempfang. Der Schlüssel bestimmt direkt die Personalkosten — im BEO festgehalten, damit der Bankettleiter weiß, wer im Einsatz ist.
Ansprechpartner (POC)
Auch genannt: Kontaktperson am Veranstaltungstag, Tageskoordinator (DOC)
Die eine Person, die jede Seite für Fragen und Entscheidungen während des Events benennt — eine namentlich genannte Person beim Kunden, eine beim Haus. Vermeidet das Chaos widersprüchlicher Anweisungen von mehreren Leuten. Mit Name und Telefonnummer im BEO erfasst.
AV (Audio-Video-Technik)
Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Leinwände, Lichtpulte, Livestream-Technik — alles Technische, was der Event über den reinen Raum hinaus braucht. Entweder vom Haus gestellt (oft gegen Aufpreis) oder von einem externen AV-Dienstleister mitgebracht (in der Dienstleisterliste erfasst).
Tischwäsche
Tischdecken, Servietten, Tischläufer, Stuhlhussen, Tischskirting. Die meisten Häuser bieten eine Grundfarbe als Standard und berechnen Upgrades (Sonderfarben, hochwertige Stoffe). Bei aufwendig gestalteten Hochzeiten ist die Miete von Tischwäsche bei externen Anbietern üblich.
Abbau
Auch genannt: Rückbau, Abräumen
Das Aufräumen nach dem Event: Tischwäsche abnehmen, Tische abbauen, Mietartikel zurückgeben, den Raum für die nächste Buchung herrichten. Planen Sie dafür immer Zeit ein — direkt aufeinanderfolgende Buchungen ohne ausreichendes Abbaufenster sind die häufigste Ursache für verspätete Starts.