Die Software für Event-Aufträge (BEO),
die den Ablaufplan für Sie erstellt.
Verwandelt eine bestätigte Buchung mit einem Klick in einen druckfertigen Bankett-Ablaufplan — Zeiten, Gästezahl, Menü, Saalaufbau und Aufschlüsselung der Diätangaben auf einem einzigen Blatt, auf das sich Küche und Service gleichermaßen verlassen. Kein Neuerstellen von Grund auf an jedem Freitag, und jede Änderung wird protokolliert.
Was ist ein Bankett-Ablaufplan?
Ein Bankett-Ablaufplan (BEO) — auch Ablaufplan oder Funktionsblatt genannt — ist das einseitige operative Dokument, das Küche, Bar und Service genau sagt, wie eine Veranstaltung auszuführen ist: Zeiten, Gästezahl, Menü, Saalaufteilung, Diätanforderungen, Personal und Sonderwünsche. Es ist die maßgebliche Quelle am Abend der Veranstaltung, verschieden vom Angebot, das die Buchung gewonnen hat, und vom Vertrag, der sie verbindlich gemacht hat. Um Feld für Feld zu sehen, was er enthalten muss, konsultieren Sie den Leitfaden zur Bankett-Ablaufplan-Vorlage. BEO-Software ist schlicht das Werkzeug, das dieses Blatt automatisch statt von Hand erstellt und pflegt.
Wie die meisten Teams den BEO noch immer erstellen.
Bei jeder Veranstaltung von Hand neu erstellt
Für jede Buchung wird eine leere Word-Vorlage oder eine Tabellenkalkulation geöffnet und aus dem Gedächtnis und aus E-Mail-Ketten ausgefüllt. Eine Stunde Tipparbeit pro Veranstaltung, die die Software mit einem Klick hätte erledigen können.
Die Küche arbeitet mit einer veralteten Kopie
Die Gästezahl hat sich geändert, ein Gang wurde getauscht, eine Nussallergie kam hinzu — aber der am Pass ausgedruckte BEO ist die Version von gestern. „BEO-final-v3.docx“ landet in drei Postfächern und niemand weiß, welche Version gilt.
Aus dem Angebot abgeschrieben
Das Menü, die Gästezahl und die Saaldetails werden von Hand aus dem Angebot oder dem Vertrag in den BEO übertragen. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit für eine falsche Zahl, in die Küche zu gelangen.
Keine Spur, was sich geändert hat
Wenn am Abend der Veranstaltung ein Detail schiefgeht, gibt es keine Spur: wer die Diätangaben bearbeitet hat, wann die Zeit verschoben wurde, oder ob die Aktualisierung den Service erreicht hat. Dokumente merken sich nichts; sie werden einfach überschrieben.
Was eine gute BEO-Software wirklich leistet.
Neutrale Kriterien, um jedes Werkzeug für Event-Aufträge zu beurteilen — ob dieses oder ein anderes.
Erstellt den BEO aus der Veranstaltungsakte
Das Blatt sollte aus Daten entstehen, die Sie bereits eingegeben haben — Kunde, Datum, Saal, Menü, Gästezahl — und nicht neu getippt werden. Wenn Sie noch immer Felder hin- und herkopieren, ist es ein Dokument, keine Software.
Anpassbare BEO-Vorlagen
Ihre Abschnitte, Ihr Layout, Ihre Arbeitssprache. Ein starres Einheitsblatt zwingt Ihr Team, die Informationen zu suchen; eine Vorlage, die Sie steuern, platziert die Zeiten und die Aufschlüsselung der Diätangaben genau dort, wo Ihr Bankettleiter sie erwartet.
Ein vollständiger Ablaufplan für Küche und Service
Alles, was der Betrieb braucht, auf einer Seite: Zeiten, Gästezahl und Garantie, Menü nach Gängen oder Stationen, Saalaufbau und eine explizite Aufschlüsselung der Diätangaben. Das am häufigsten vergessene Detail — die Allergiezahl mit Tisch oder Gedeck — sollte seinen festen Platz haben.
Eine einzige Version für alle
Ein einziger lebendiger Datensatz, keine Anhänge, die sich in den Postfächern vervielfachen. Einmal bearbeiten, sofort neu drucken, und die Kopie am Pass ist immer die gültige.
Jede Änderung protokolliert
Ein Audit-Log, das erfasst, wer was wann geändert hat — die bearbeitete Gästezahl, die angepasste Zeit, die hinzugefügte Allergie — damit sich ein falsches Detail am Abend der Veranstaltung zurückverfolgen statt bestreiten lässt.
Mit dem restlichen Workflow verbunden
Der BEO sollte nicht auf einer Insel leben. Er sollte aus derselben Akte fließen wie das Angebot, der Vertrag und die Rechnung, damit die Zahlen auf dem Ablaufplan mit denen übereinstimmen, die der Kunde akzeptiert hat.
Automatisch erstellt, anpassbar und mit Änderungsverfolgung.
Bei LightCater ist der Bankett-Ablaufplan kein separates Dokument, das Sie pflegen — er ist eine Ansicht der Veranstaltungsakte. Der Ablauf geht von Kunde → Kalender → Angebot → Vertrag → Rechnung → BEO, sodass die Software bereits Kunde, Datum, Saal, Menü und Gästezahl hat, wenn eine Veranstaltung bestätigt wird. Der Ablaufplan wird daraus erstellt, nicht neu getippt.
- Automatisch aus der Veranstaltungsakte erstellt — jede bestätigte Veranstaltung erzeugt einen druckfertigen BEO, ohne dass etwas neu getippt werden muss
- Anpassbare BEO-Vorlagen — ordnen Sie die Abschnitte, die Ihr Team liest, in der Arbeitssprache Ihrer Küche
- Ablaufplan für Küche und Service — Zeiten, Gästezahl, Menü, Saal und Aufschlüsselung der Diätangaben auf einer Seite
- Jede Änderung im Audit-Log — wer das Blatt bearbeitet hat, was sich geändert hat und wann
- Eine einzige lebendige Version — einmal bearbeiten, sofort neu drucken; Schluss mit der Jagd nach „final-v3“ in den E-Mails
Da der BEO die Akte mit dem Angebot und dem Vertrag teilt, sind das Menü und die Gästezahl auf dem Ablaufplan dieselben Zahlen, die der Kunde genehmigt hat — gedruckt in EN, DE, FR, IT oder ES, damit die Küche sie in ihrer eigenen Sprache liest. Sehen Sie es neben dem restlichen Workflow auf der Funktionsseite.
Von Hand gegenüber einem spezialisierten Werkzeug.
| Funktion | Von Hand (Word / Tabellenkalkulation / generisches Werkzeug) | Spezialisierte BEO-Software (LightCater) |
|---|---|---|
| Das Blatt erstellen | Bei jeder Veranstaltung aus einer leeren Vorlage neu erstellt | Mit einem Klick automatisch aus der Veranstaltungsakte erstellt |
| Herkunft der Daten | Aus Angebot, Vertrag und E-Mails zusammengetragen | Aus derselben Akte übernommen wie Angebot und Vertrag |
| Kontrolle über die Vorlage | Selbstgebautes Layout; ändert sich je nach Koordinator | Anpassbare BEO-Vorlagen, jedes Mal gleich |
| Detailtiefe für Küche und Service | Hängt davon ab, wer es erstellt hat; Diätangaben werden oft ausgelassen | Zeiten, Gästezahl, Menü, Saal und Diätangaben — standardmäßig |
| Versionen | Mehrere Dateien; unklar, welche gilt | Ein lebendiger Datensatz — einmal bearbeiten, sofort neu drucken |
| Änderungsverfolgung | Keine — Dokumente werden überschrieben, ohne Spur | Audit-Log: wer was wann geändert hat |
| Mehrsprachiger Ablaufplan | Eine eigene Vorlagendatei pro Sprache | EN / DE / FR / IT / ES aus derselben Akte |
| Zeit pro Veranstaltung | ~30–60 Min. Tipparbeit pro BEO | Sekunden — die Akte hat die Daten bereits |
Die Tarife beginnen bei 39 $/Monat (Basis), Standard kostet 65 $, Professional 99 $, dazu kommt ein individueller Enterprise-Tarif — bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 10 %, und jeder Tarif beinhaltet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Alle Details finden Sie unter Preise.
Teil eines einzigen verbundenen Workflows.
Der BEO ist der letzte Schritt einer Kette, die lange vor der Veranstaltung beginnt. Da jede Etappe dieselbe Akte teilt, wird zwischen den Schritten nichts neu getippt.
- Angebotssoftware für Catering — Angebote in Ihrem Branding, die zu Verträgen werden und den BEO mit Ihrem Menü und Ihrer Gästezahl versorgen
- CRM für Catering — Veranstaltungshistorie, Interessenten und Follow-ups, verknüpft mit denselben Angeboten, Verträgen und BEOs
- Bankett-Ablaufplan-Vorlage — der vollständige Leitfaden, Feld für Feld, was in jeden BEO gehört
BEO-Software — häufige Fragen.
Was ist BEO-Software?
Was ist ein Bankett-Ablaufplan (BEO)?
Wie erstellt LightCater den BEO automatisch?
Kann ich die BEO-Vorlage anpassen?
Protokolliert BEO-Software, wer das Blatt geändert hat?
BEOs, die sich von selbst erstellen.
Richten Sie eine echte Veranstaltung ein, bestätigen Sie sie und drucken Sie den Ablaufplan — Zeiten, Gästezahl, Menü, Saal und Diätangaben, direkt aus der Akte. Testen Sie es 14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte zum Start.