Le logiciel de BEO qui monte
la fiche de fonction à votre place.
Un logiciel de bon d'événement (BEO) transforme une réservation confirmée en fiche de fonction imprimable en un clic — horaires, nombre de convives, menu, plan de salle et détail des régimes réunis sur une seule feuille à laquelle la cuisine comme la salle se fient. Plus rien à reconstruire de zéro chaque vendredi soir, et chaque modification reste tracée.
Qu'est-ce qu'un bon d'événement ?
Un bon d'événement (BEO) — que l'on appelle aussi fiche de fonction — est le document opérationnel d'une page qui indique à la cuisine, au bar et à l'équipe de salle comment exécuter un événement : horaires, nombre de convives, menu, agencement de la salle, régimes et allergènes, personnel et demandes particulières. C'est la référence du jour J, distincte du devis qui a remporté la réservation et du contrat qui l'a rendue ferme. Pour un décryptage champ par champ, consultez le guide du modèle de fiche de fonction. Un logiciel de BEO est simplement l'outil qui produit et tient à jour cette feuille automatiquement, plutôt qu'à la main.
Comment la plupart des équipes montent encore un BEO.
Reconstruit à la main, à chaque événement
Un modèle Word ou un tableur vierge ouvert pour chaque réservation, puis rempli de mémoire et à partir d'échanges de courriels. Une heure de saisie par événement que le logiciel aurait pu faire en un clic.
La cuisine travaille sur une version périmée
Le nombre de convives a bougé, un plat a changé, une allergie aux fruits à coque a été ajoutée — mais le BEO imprimé au passe date d'hier. Le fichier « BEO-final-v3.docx » atterrit dans trois boîtes de réception et personne n'est sûr de la version à jour.
Ressaisi depuis le devis
Menu, nombre de convives et détails de salle sont recopiés à la main du devis ou du contrat vers le BEO. Chaque transcription est une occasion pour le mauvais chiffre d'arriver jusqu'en cuisine.
Aucune trace de ce qui a changé
Quand un détail est faux le jour J, il n'y a pas d'historique : qui a modifié le décompte des régimes, quand l'horaire a été décalé, ou si la mise à jour est bien arrivée jusqu'en salle. Les documents n'ont pas de mémoire ; ils écrasent, tout simplement.
Ce qu'un bon logiciel de BEO fait vraiment.
Des critères neutres pour juger n'importe quel outil de bon d'événement — celui-ci comme un autre.
Génère le BEO depuis la fiche de l'événement
La feuille doit être produite à partir de données déjà saisies — client, date, salle, menu, nombre de convives — et non ressaisie. Si vous recopiez encore des champs d'un document à l'autre, c'est un document, pas un logiciel.
Modèles de BEO personnalisables
Vos rubriques, votre mise en page, votre langue de travail. Une feuille rigide et unique oblige votre équipe à chercher l'information ; un modèle que vous maîtrisez place les horaires et le détail des régimes exactement là où votre chef de rang les attend.
Une fiche de fonction complète cuisine + salle
Tout ce dont l'exploitation a besoin sur une page : horaires, nombre de convives et garanti, menu par service ou par station, agencement de la salle et détail explicite des régimes. Le détail le plus souvent oublié — le décompte des allergies avec table et couvert — doit avoir sa place.
Une seule version pour tout le monde
Une fiche unique et vivante, pas des pièces jointes qui se multiplient dans les boîtes de réception. On modifie une fois, on réimprime aussitôt, et la copie au passe est toujours la version à jour.
Chaque modification tracée
Un journal d'audit qui enregistre qui a changé quoi et quand — l'ajustement du nombre de convives, le décalage d'horaire, l'allergie ajoutée — pour qu'un détail erroné le jour J puisse être retracé plutôt que débattu.
Relié au reste du flux de travail
Le BEO ne doit pas vivre sur une île. Il doit découler de la même fiche que le devis, le contrat et la facture, pour que les chiffres de la feuille de fonction correspondent à ceux que le client a validés.
Généré automatiquement, personnalisé, tracé.
Dans LightCater, le bon d'événement n'est pas un document séparé que vous entretenez — c'est une vue de la fiche de l'événement. Le flux de travail va du client au calendrier, puis devis, contrat, facture et enfin BEO : quand un événement est confirmé, le logiciel détient déjà le client, la date, la salle, le menu et le nombre de convives. La fiche de fonction est générée à partir de là, jamais ressaisie.
- Généré depuis la fiche de l'événement — chaque événement confirmé produit un BEO imprimable, sans aucune ressaisie
- Modèles de BEO personnalisables — disposez les rubriques que votre équipe lit, dans la langue de travail de votre cuisine
- Fiche de fonction cuisine + salle — horaires, convives, menu, salle et détail des régimes sur une seule page
- Chaque modification dans le journal d'audit — qui a édité la feuille, ce qu'il a changé, et quand
- Une seule version vivante — on modifie une fois, on réimprime aussitôt ; fini la course au « final-v3 » entre boîtes de réception
Parce que le BEO partage la fiche avec le devis et le contrat, le menu et le nombre de convives de la feuille de fonction sont exactement ceux que le client a validés — imprimés en FR, EN, DE, IT ou ES pour que la cuisine les lise dans sa propre langue. Découvrez-le aux côtés du reste du flux de travail sur la page des fonctionnalités.
À la main ou avec un outil dédié.
| Capacité | À la main (Word / tableur / outil générique) | Logiciel de BEO dédié (LightCater) |
|---|---|---|
| Création de la feuille | Reconstruite depuis un modèle vierge à chaque événement | Générée depuis la fiche de l'événement en un clic |
| Source des données | Ressaisie depuis le devis, le contrat et les courriels | Reprise de la même fiche que le devis et le contrat |
| Maîtrise du modèle | Mise en page bricolée ; varie d'un coordinateur à l'autre | Modèles de BEO personnalisables, cohérents à chaque fois |
| Détail cuisine + salle | Dépend de qui l'a montée ; les régimes souvent oubliés | Horaires, convives, menu, salle, régimes — de série |
| Versions | Fichiers multiples ; version à jour incertaine | Une fiche vivante — on modifie une fois, on réimprime aussitôt |
| Suivi des modifications | Aucun — les documents écrasent, sans historique | Journal d'audit : qui a changé quoi, et quand |
| Fiche de fonction multilingue | Un fichier modèle distinct par langue | FR / EN / DE / IT / ES depuis la même fiche |
| Temps par événement | ~30 à 60 min de saisie par BEO | Quelques secondes — la fiche détient déjà les données |
Les forfaits démarrent à 39 $/mois en Self-Service ou 59 $/mois avec assistance 24/7, avec 14 jours d'essai gratuit et sans carte de crédit. Voir tous les tarifs.
Une seule chaîne connectée.
Le BEO est la dernière étape d'une chaîne qui commence bien avant l'événement. Comme chaque étape partage la même fiche, rien n'est ressaisi entre elles.
- Logiciel de devis traiteur — des devis à votre image qui se transforment en contrats, alimentant le BEO en menu et nombre de convives
- CRM traiteur — historique des événements, prospects et relances reliés aux mêmes devis, contrats et BEO
- Modèle de fiche de fonction — le guide complet, champ par champ, de ce qui doit figurer sur chaque BEO
Logiciel de BEO — questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de bon d'événement (BEO) ?
Qu'est-ce qu'un bon d'événement (BEO) ou fiche de fonction ?
Comment LightCater génère-t-il le BEO automatiquement ?
Peut-on personnaliser le modèle de BEO ?
Le logiciel garde-t-il une trace des modifications du BEO ?
Des BEO qui se montent tout seuls.
Configurez un vrai événement, confirmez-le, et imprimez la fiche de fonction — horaires, convives, menu, salle et régimes, directement depuis la fiche. Essayez gratuitement pendant 14 jours, sans carte de crédit pour démarrer.