Factura de evento.
Una factura de evento es el documento de cobro que emite un local o una empresa de catering por un evento: detalla los cargos acordados, el cargo por servicio, la propina y los impuestos, registra los pagos ya recibidos y muestra el saldo pendiente y su fecha de vencimiento.
La mayoría de los eventos se facturan por etapas: una factura de anticipo a la firma, a veces un pago intermedio y una factura final que liquida el saldo y los cambios. Cada una debe poder rastrearse, línea por línea, hasta la propuesta aceptada y el contrato.
Qué aparece en una factura de evento
Una factura de evento combina el detalle comercial del contrato con el detalle contable que esperan el departamento financiero del cliente o la administración tributaria. Los cargos deben usar las mismas descripciones y precios que el contrato, para que el cliente pueda cotejar uno con otro en segundos.
Mantenga el cargo por servicio y la propina en líneas separadas. El cargo por servicio es un cargo de la casa que se queda el local y que a menudo tributa; la propina es para el personal.
| Elemento | Qué muestra | Por qué importa |
|---|---|---|
| Encabezado | Número de factura, fechas, datos del local y del cliente | Necesario para la contabilidad y los impuestos |
| Referencia del evento | Nombre del evento, fecha, salón, número de contrato | Vincula la factura con la reserva |
| Cargos detallados | Comida, bebida, alquiler del salón, alquileres, audiovisuales, mano de obra | Coincide con el contrato línea por línea |
| Cargo por servicio y propina | Por separado, con su porcentaje | Evita confusiones sobre quién recibe qué |
| Impuestos | Cada tipo y la base a la que se aplica | Obligatorio en una factura con impuestos conforme a la normativa |
| Pagos recibidos | Anticipos y pagos intermedios, con sus fechas | Muestra lo que ya está pagado |
| Saldo pendiente | Importe pendiente y fecha límite | Indica al cliente qué pagar y cuándo |
Los requisitos de las facturas varían según el país —la numeración correlativa y el número de identificación fiscal suelen ser obligatorios—, así que compruebe la normativa local.
Facturas de anticipo, intermedias y finales
La primera factura suele enviarse con el contrato y solicita el anticipo que asegura la fecha. Los eventos más grandes suelen tener uno o dos pagos intermedios según un calendario. Después, muchos locales cobran el saldo restante unos días antes del evento, cuando vence la garantía final, para tener el dinero antes de comprar la comida.
Tras el evento llega una factura final o de ajuste por todo lo que cambió durante la noche: invitados por encima de la garantía, barra facturada por consumo, horas extra o daños. Los cambios acordados antes del evento ya deberían figurar en el contrato como anexo, para que la factura final no traiga sorpresas.
Errores habituales que conviene evitar
- Volver a teclear las cifras del contrato, que es donde se cuelan los errores de precio y de impuestos.
- No indicar los anticipos recibidos, de modo que el cliente no sabe qué le queda por pagar.
- Mezclar el cargo por servicio y la propina en una sola línea.
- Tardar semanas en enviar la factura final, cuando el cliente está más satisfecho justo después del evento.
Términos relacionados
- Glosario completo de banquetes y catering
- Contrato de evento — el acuerdo con el que debe coincidir cada línea de la factura
- Anticipo — el primer pago, que suele facturarse a la firma
- Garantía final — el número de invitados que factura la factura final
- Cargo por servicio — el cargo de la casa que figura en su propia línea
- Propina — la propina del personal, separada del cargo por servicio
Factura de evento — preguntas frecuentes.
¿Qué diferencia hay entre una propuesta, un contrato y una factura?
¿Cuándo se envía la factura final de un evento?
¿Deben mostrarse por separado el cargo por servicio y la propina?
¿Qué necesita una factura de evento para ser válida a efectos fiscales?
Facture lo acordado, sin volver a teclear.
En LightCater, la factura con impuestos se genera a partir de la propuesta aceptada con las mismas cifras. Los anticipos, los planes de pago y los pagos con tarjeta figuran en la propuesta y en la factura, y las cuentas pueden dividirse entre varios pagadores. Pruebe LightCater gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito para empezar.