Garantía final.
La garantía final es el número de invitados que el cliente confirma por escrito antes de un plazo fijado — normalmente 72 horas antes del evento — y se convierte en la cifra con la que se factura y se prepara el evento, aunque al final asistan menos invitados.
También llamada número confirmado o cifra garantizada, es el momento en que una estimación flexible se convierte en un compromiso firme. Una vez cerrada la garantía, la cocina pide los alimentos, se asigna el personal de sala y la factura se calcula con esa cifra.
Cómo funciona la garantía final
Durante toda la planificación, el evento maneja un número de invitados de trabajo: una estimación que cambia a medida que llegan las confirmaciones de asistencia. El contrato fija una fecha límite, normalmente 72 horas (tres días hábiles) antes del evento, en la que el cliente debe confirmar una cifra final. Esa cifra confirmada es la garantía. A partir de ese momento, el local la trata como mínimo: el cliente paga al menos esa cantidad de cubiertos independientemente de las ausencias, porque la comida ya se ha comprado y preparado y el personal ya está programado.
Las cocinas rara vez cocinan exactamente para la garantía. La práctica habitual es preparar para la garantía más un pequeño margen adicional — normalmente en torno al 5%, o un número fijo de cubiertos extra — para que unos pocos invitados inesperados puedan sentarse y ser atendidos. Si llegan más invitados de los garantizados, se factura al cliente el número real, que es mayor, y no la garantía. La garantía protege al local si la asistencia baja; el número real lo protege si sube.
Errores comunes
El error más frecuente es tratar la garantía como una estimación viva que puede seguir bajando después del plazo. No es así: una vez vencido, el número es facturable. El segundo es no dejar constancia de la garantía por escrito, lo que convierte una disputa de facturación en la palabra de una persona contra la de otra. El tercero es olvidar trasladar la cifra garantizada a la lista de preparación de cocina y al BEO, de modo que el servicio se monta para una cifra mientras la facturación se hace con otra. Mantener la garantía en un único registro del evento — donde el número, el plazo y la factura leen del mismo campo — elimina los tres.
Garantía final vs número de invitados
| Número de invitados | Garantía final | |
|---|---|---|
| Qué es | La estimación de trabajo durante la planificación | La cifra cerrada y por escrito antes del plazo |
| ¿Puede cambiar? | Sí — varía con las confirmaciones | No — queda fija una vez vencido el plazo |
| Se usa para | Cotización aproximada y planificación | Facturación, pedido de alimentos y personal |
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