Definition

Die Event-Rechnung.

Eine Event-Rechnung ist das Abrechnungsdokument, das eine Location oder ein Caterer für eine Veranstaltung ausstellt — sie listet die vereinbarten Leistungen, Servicegebühr, Trinkgeld und Steuern einzeln auf, weist bereits erhaltene Zahlungen aus und zeigt den offenen Betrag samt Fälligkeit.

Die meisten Veranstaltungen werden in Etappen abgerechnet: eine Anzahlungsrechnung bei Vertragsunterzeichnung, manchmal eine Zwischenzahlung und eine Schlussrechnung, die den Restbetrag und alle Änderungen ausgleicht. Jede davon sollte sich Position für Position auf das angenommene Angebot und den Vertrag zurückführen lassen.

Was auf einer Event-Rechnung steht

Eine Event-Rechnung verbindet die kaufmännischen Details des Vertrags mit den buchhalterischen Angaben, die die Finanzabteilung des Kunden oder die Steuerbehörde erwartet. Die Positionen sollten dieselben Bezeichnungen und Preise wie im Vertrag tragen, damit der Kunde beides in Sekunden abgleichen kann.

Führen Sie Servicegebühr und Trinkgeld in getrennten Zeilen. Eine Servicegebühr ist eine Gebühr, die das Haus behält und die oft steuerpflichtig ist; ein Trinkgeld ist für das Personal bestimmt.

Element	Was es zeigt	Warum es wichtig ist
Rechnungskopf	Rechnungsnummer, Daten, Angaben zu Haus und Kunde	Nötig für Buchhaltung und Steuern
Veranstaltungsbezug	Name, Datum, Raum, Vertragsnummer	Verknüpft die Rechnung mit der Buchung
Einzelpositionen	Speisen, Getränke, Raummiete, Mietmaterial, AV, Personal	Entspricht dem Vertrag Position für Position
Servicegebühr & Trinkgeld	Getrennt ausgewiesen, mit Satz	Vermeidet Unklarheit darüber, wem was zusteht
Steuern	Jeder Steuersatz und der Betrag, auf den er sich bezieht	Pflicht auf einer ordnungsgemäßen Rechnung mit Steuerausweis
Erhaltene Zahlungen	Anzahlungen und Zwischenzahlungen mit Datum	Zeigt, was bereits bezahlt ist
Offener Betrag	Ausstehende Summe und Zahlungsfrist	Sagt dem Kunden, was er wann zahlen muss

Die Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis unterscheiden sich von Land zu Land — fortlaufende Rechnungsnummern und Steuernummern sind oft Pflicht —, prüfen Sie daher die örtlichen Vorschriften.

Anzahlungs-, Zwischen- und Schlussrechnung

Die erste Rechnung geht meist mit dem Vertrag hinaus und fordert die Anzahlung an, die den Termin sichert. Bei größeren Veranstaltungen folgen oft eine oder zwei Zwischenzahlungen nach Plan. Viele Häuser ziehen den Restbetrag dann einige Tage vor der Veranstaltung ein, wenn die finale Teilnehmerzahl fällig ist — so ist das Geld da, bevor die Ware eingekauft wird.

Nach der Veranstaltung folgt eine Schluss- oder Nachberechnung für alles, was sich am Abend geändert hat: Gäste über der garantierten Zahl, Getränke nach Verbrauch, zusätzliche Stunden oder Schäden. Vor der Veranstaltung vereinbarte Änderungen sollten bereits als Nachtrag im Vertrag stehen, damit die Schlussrechnung keine Überraschungen enthält.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Zahlen aus dem Vertrag abtippen — genau da schleichen sich Preis- und Steuerfehler ein.
Erhaltene Anzahlungen nicht aufführen, sodass der Kunde nicht weiß, was noch offen ist.
Servicegebühr und Trinkgeld in einer Zeile vermischen.
Wochenlang mit der Schlussrechnung warten, obwohl der Kunde direkt nach der Veranstaltung am zufriedensten ist.

Beispiel. Die Hochzeit mit 120 Gästen aus unserem Beispiel zum Event-Vertrag wurde zu 16.422,60 $ vereinbart. Der Kunde zahlte bei Unterzeichnung 30 % Anzahlung (4.926,78 $) und 60 Tage vorher weitere 40 % (6.569,04 $) — zusammen 11.495,82 $. Die finale Teilnehmerzahl lag bei 126 Gästen, die Schlussrechnung ergänzt also 6 × 95 $ = 570 $ für Speisen, 20 % Servicegebühr von 114 $ und 7 % MwSt. von 47,88 $, insgesamt 731,88 $. Die neue Gesamtsumme beträgt 17.154,48 $, der offene Betrag 5.658,66 $ (17.154,48 $ − 11.495,82 $).

Event-Rechnung — häufige Fragen.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot, Vertrag und Rechnung?

Das Angebot zeigt, was die Veranstaltung kosten würde, und verpflichtet den Kunden noch zu nichts. Der Vertrag ist die unterschriebene Vereinbarung, die beide Seiten bindet. Die Rechnung fordert die Zahlung auf Grundlage des Vertrags an und hält fest, was bereits bezahlt ist.

Wann wird die Schlussrechnung für eine Veranstaltung verschickt?

Viele Häuser ziehen den Restbetrag einige Tage vor der Veranstaltung zusammen mit der finalen Teilnehmerzahl ein und schicken kurz danach eine Nachberechnung für alles, was sich geändert hat — zusätzliche Gäste, Getränke nach Verbrauch, Überstunden oder Schäden.

Sollten Servicegebühr und Trinkgeld getrennt ausgewiesen werden?

Ja. Die Servicegebühr behält das Haus, und sie ist oft steuerpflichtig; ein Trinkgeld ist für das Personal bestimmt. Getrennte Zeilen mit jeweils eigenem Satz vermeiden Streit und halten die Steuer korrekt.

Was gehört auf eine steuerlich korrekte Event-Rechnung?

In der Regel eine eindeutige, fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum, die Angaben zu Leistendem und Empfänger, wo nötig die Steuernummer des Leistenden, jede einzelne Leistung sowie jeder Steuersatz mit dem Betrag, auf den er sich bezieht. Die Anforderungen sind von Land zu Land verschieden.

Abrechnen, was vereinbart wurde — ohne Abtippen.

In LightCater entsteht die Rechnung mit Steuerausweis aus dem angenommenen Angebot mit denselben Zahlen. Anzahlungen, Zahlungspläne und Kartenzahlungen sind direkt in Angebot und Rechnung hinterlegt, und Rechnungen lassen sich auf mehrere Zahler aufteilen. Testen Sie LightCater 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte für den Start.

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