¿Qué es un guion del evento?
El guion del evento es la cronología minuto a minuto que indica al equipo exactamente qué ocurre y cuándo — apertura de puertas, discursos, servicio de la comida, primer baile, corte del pastel, última ronda y cierre. Es más acotado que una hoja de función o un BEO completos: mientras estos cubren menú, número de asistentes y montaje, el guion del evento cubre solo los tiempos.
Es el documento que el capitán de banquetes consulta durante toda la noche para mantener el evento en marcha — la respuesta a «¿qué viene ahora, y cuándo?».
La cronología con la que trabaja el capitán.
El guion del evento enumera cada momento del evento en orden cronológico, con la hora, la acción y quién es responsable de ella. Normalmente empieza antes de que lleguen los invitados — convocatoria del personal, montaje terminado, prueba de sonido — y llega hasta el desmontaje. Como los tiempos son donde los eventos realmente se descuadran, el guion es la herramienta de trabajo con la que se sincronizan el capitán de banquetes, el DJ, el fotógrafo y la cocina: cuando la cocina necesita un aviso de 20 minutos antes de los platos principales, es el guion el que lo activa.
En eventos pequeños, el guion suele ser solo una pestaña o sección dentro del BEO y no un documento independiente. En eventos complejos — bodas con ceremonia, cóctel y banquete, o congresos con sesiones paralelas — a menudo es una página detallada propia, a veces con una copia distinta para cada proveedor. El error más común es elaborar un guion sin margen: si los puntos van uno tras otro sin holgura, un discurso que se alarga retrasa toda la noche, comida fría incluida. Los coordinadores con experiencia amplían las transiciones y mantienen el servicio de la comida anclado a una hora fija.
El guion del evento no es el contrato ni la factura — no incluye precios. Es puramente operativo y siempre debe coincidir con los tiempos de la hoja de función a la que pertenece, por eso los equipos generan cada vez más ambos desde un único registro del evento.
Ejemplo de guion: 5:30 PM apertura de puertas y cóctel · 6:15 PM invitados sentados · 6:20 PM discurso de bienvenida · 6:30 PM se sirve el entrante · 7:15 PM plato principal · 8:00 PM brindis · 8:20 PM primer baile · 8:45 PM corte del pastel · 10:45 PM última ronda · 11:00 PM cierre · 11:00 PM comienza el desmontaje.
- Hoja de función — el documento más completo dentro del que suele ir el guion
- ¿Qué es un BEO? — la fuente operativa de verdad de todo el evento
- Capitán de banquetes — la persona que dirige el evento según el guion
- Glosario completo de banquetes y catering
Guion del evento — preguntas comunes.
¿Cuál es la diferencia entre un guion del evento y un BEO?
¿Quién prepara el guion del evento?
Mantenga cada evento a tiempo.
Elabore el guion del evento junto con el menú, el número de asistentes y la sala en un solo registro — y luego imprímalo para el capitán. Pruebe LightCater gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito para empezar.