¿Qué es una hoja de función?
Una hoja de función es el documento operativo único que indica al personal de cocina, bar y sala de un local exactamente cómo ejecutar un evento reservado — sus horarios, número de invitados, menú, montaje de la sala, notas dietéticas y personal — en una sola página imprimible. Es el mismo documento que los locales de Norteamérica llaman Orden de Evento de Banquete (BEO).
Si el contrato dice lo que se acordó y la factura dice lo que se debe, la hoja de función dice cómo se desarrolla realmente el evento el día en cuestión. Cuando un detalle está en la hoja, ocurre; cuando falta, normalmente no.
Una página, una única fuente de verdad.
La hoja de función la redacta quien coordina el evento — un coordinador de banquetes o de catering, un gerente de ventas o el responsable de operaciones del local — una vez confirmada la reserva. Reúne todo lo que está disperso entre correos y el contrato en una sola hoja con la que el equipo puede actuar: la hora de convocatoria del personal, el estilo de montaje de la sala, el menú completo con un desglose dietético explícito, el paquete de bar, audiovisuales y alquileres, una cronología del guion del evento y el capitán designado que dirige la sala. Todo el personal del turno trabaja con esa misma hoja.
“Hoja de función” es el término habitual en locales del Reino Unido, Europa, Australia y Sudáfrica; los hoteles y empresas de catering de Norteamérica suelen decir “BEO” u “orden de evento de banquete”. Sea cual sea la etiqueta, se finaliza entre unos días y una semana antes del evento, una vez que la garantía de invitados, el menú y la cronología se cierran con el cliente. El fallo más común durante la noche no es una hoja que falta, sino una hoja antigua: alguien imprimió la versión de la semana pasada y nunca vio el número de invitados actualizado ni el nuevo recuento de platos veganos.
Como el cliente, la fecha, la sala, el menú y los precios ya se registran cuando se confirma una reserva, el software de catering moderno genera la hoja de función automáticamente como una vista en vivo de ese registro, de modo que existe una única versión actual y cada cambio queda registrado en lugar de volver a teclearse a mano.
Ejemplo: La hoja de función de una boda de 120 invitados indica: convocatoria del personal a las 3:00 p. m., montaje terminado a las 4:00 p. m., llegada de invitados a las 5:30 p. m., menú emplatado (pollo / salmón / vegetariano), 8 vegetarianos + 2 sin gluten, bar de la casa hasta la última ronda a las 11:00 p. m., capitán de banquetes D. Naidoo, 9 meseros en mesas redondas de 10.
- ¿Qué es un BEO? — el mismo documento con su nombre norteamericano
- Guion del evento — la cronología minuto a minuto, a menudo una pestaña dentro de la hoja de función
- Plantilla de orden de evento de banquete — la guía campo por campo para crear una
- Glosario completo de banquetes y catering
Hoja de función — preguntas comunes.
¿Una hoja de función es lo mismo que un BEO?
¿Cuándo se finaliza una hoja de función?
Vea cómo una hoja de función se crea sola.
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