Was ist ein Regieplan?
Ein Regieplan ist der minutengenaue Zeitplan einer Veranstaltung, der dem Team genau sagt, was wann passiert — Einlass, Reden, Essensservice, Eröffnungstanz, Tortenanschnitt, letzte Runde und Ende. Er ist enger gefasst als ein vollständiges Veranstaltungsblatt oder ein BEO: Während diese Menü, Gästezahl und Aufbau abdecken, behandelt der Regieplan nur das Timing.
Er ist das Dokument, auf das der Bankettleiter den ganzen Abend über blickt, um die Veranstaltung im Takt zu halten — die Antwort auf „Was kommt als Nächstes, und wann?“
Der Zeitplan, nach dem der Bankettleiter arbeitet.
Ein Regieplan listet jeden Moment der Veranstaltung in chronologischer Reihenfolge auf, mit Uhrzeit, Aktion und verantwortlicher Person. Er beginnt typischerweise vor der Ankunft der Gäste — Antritt des Personals, Aufbau abgeschlossen, Soundcheck — und reicht bis zum Abbau. Weil sich Veranstaltungen gerade beim Timing verschieben, ist der Regieplan das Arbeitsinstrument, an dem sich Bankettleiter, DJ, Fotograf und Küche ausrichten: Braucht die Küche 20 Minuten Vorlauf vor dem Hauptgang, ist es der Regieplan, der dieses Signal auslöst.
Bei kleineren Veranstaltungen ist der Regieplan oft nur ein Reiter oder Abschnitt im BEO statt eines eigenständigen Dokuments. Bei komplexen Veranstaltungen — Hochzeiten mit Trauung, Sektempfang und Feier oder Konferenzen mit Breakout-Sessions — ist er häufig eine eigene, detaillierte Seite, manchmal mit einer separaten Fassung für jeden Dienstleister. Der häufigste Fehler ist ein Regieplan ohne Puffer: Programmpunkte ohne jeden Spielraum bedeuten, dass eine verspätete Rede den ganzen Abend verschiebt, samt kalt werdendem Essen. Erfahrene Koordinatoren planen großzügige Übergänge ein und verankern den Essensservice an einer festen Uhrzeit.
Ein Regieplan ist weder der Vertrag noch die Rechnung — er enthält keine Preise. Er ist rein operativ und sollte immer mit dem Timing auf dem zugehörigen Veranstaltungsblatt übereinstimmen, weshalb Teams zunehmend beides aus einem einzigen Veranstaltungsdatensatz erzeugen.
Beispiel-Regieplan: 17:30 Uhr Einlass & Sektempfang · 18:15 Uhr Gäste nehmen Platz · 18:20 Uhr Begrüßungsrede · 18:30 Uhr Vorspeise wird serviert · 19:15 Uhr Hauptgang · 20:00 Uhr Toasts · 20:20 Uhr Eröffnungstanz · 20:45 Uhr Tortenanschnitt · 22:45 Uhr letzte Runde · 23:00 Uhr Ende · 23:00 Uhr Beginn des Abbaus.
- Veranstaltungsblatt — das umfassendere Dokument, in dem der Regieplan meist enthalten ist
- Was ist ein BEO? — die operative Referenz für die gesamte Veranstaltung
- Bankettleiter — die Person, die die Veranstaltung nach dem Regieplan leitet
- Vollständiges Bankett- & Catering-Glossar
Regieplan — häufige Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Regieplan und einem BEO?
Wer erstellt den Regieplan?
Jede Veranstaltung im Zeitplan.
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