Was ist ein Veranstaltungsblatt?
Ein Veranstaltungsblatt ist das eine operative Dokument, das Küche, Bar und Service eines Hauses genau sagt, wie eine gebuchte Veranstaltung abläuft — Zeitplan, Gästezahl, Menü, Raumaufbau, Diätangaben und Personal — auf einer druckbaren Seite. Es ist dasselbe Dokument, das nordamerikanische Häuser Banquet Event Order (BEO) nennen; im Englischen heißt es Function Sheet.
Wenn der Vertrag sagt, was vereinbart wurde, und die Rechnung sagt, was geschuldet wird, dann sagt das Veranstaltungsblatt, wie die Veranstaltung am Tag tatsächlich abläuft. Steht ein Detail auf dem Blatt, geschieht es; fehlt es, meist nicht.
Eine Seite, eine Quelle der Wahrheit.
Das Veranstaltungsblatt schreibt, wer die Veranstaltung koordiniert — ein Bankett- oder Catering-Koordinator, ein Vertriebsleiter oder der Betriebsverantwortliche des Hauses —, sobald die Buchung bestätigt ist. Es bündelt alles, was über E-Mails und den Vertrag verstreut ist, auf einem Blatt, nach dem das Team handeln kann: Dienstbeginn des Personals, Aufbauart des Raums, das vollständige Menü mit expliziter Diätaufstellung, die Getränkepauschale, Veranstaltungstechnik und Mietmaterial, einen Ablaufplan sowie den namentlich benannten Bankettleiter, der den Saal führt. Jede Kraft im Dienst arbeitet mit genau diesem Blatt.
„Function Sheet“ ist der übliche Begriff in Häusern in Großbritannien, Europa, Australien und Südafrika; nordamerikanische Hotels und Caterer sagen meist „BEO“ oder „Banquet Event Order“. Unabhängig von der Bezeichnung wird es einige Tage bis eine Woche vor der Veranstaltung finalisiert — sobald finale Teilnehmerzahl, Menü und Ablauf mit dem Kunden festgelegt sind. Der häufigste Fehler am Abend ist nicht ein fehlendes Blatt, sondern ein veraltetes: Jemand hat die Version der Vorwoche ausgedruckt und nie die aktualisierte Gästezahl oder die neue Zahl veganer Gäste gesehen.
Da Kunde, Datum, Raum, Menü und Preise bereits bei der Bestätigung einer Buchung erfasst werden, erstellt moderne Catering-Software das Veranstaltungsblatt automatisch als Live-Ansicht dieses Datensatzes — so gibt es eine einzige aktuelle Version, und jede Änderung wird nachverfolgt, statt von Hand neu getippt zu werden.
Beispiel: Ein Veranstaltungsblatt für eine Hochzeit mit 120 Gästen lautet — 15:00 Uhr Dienstbeginn, 16:00 Uhr Aufbau abgeschlossen, 17:30 Uhr Ankunft der Gäste, serviertes Menü (Huhn / Lachs / vegetarisch), 8 vegetarisch + 2 glutenfrei, Hausbar bis zur letzten Runde um 23:00 Uhr, Bankettleiterin D. Naidoo, 9 Servicekräfte an runden Tischen für 10 Personen.
- Was ist ein BEO? — dasselbe Dokument unter seinem nordamerikanischen Namen
- Regieplan — der minutengenaue Ablauf, oft ein eigener Reiter im Veranstaltungsblatt
- Vorlage für den Bankett-Ablaufplan — der Leitfaden Feld für Feld, um eines zu erstellen
- Vollständiges Bankett- & Catering-Glossar
Veranstaltungsblatt — häufige Fragen.
Ist ein Veranstaltungsblatt dasselbe wie ein BEO?
Wann wird ein Veranstaltungsblatt finalisiert?
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