Garantie finale.
La garantie finale est le nombre de convives que le client confirme par écrit avant une échéance fixée — généralement 72 heures avant l'événement — et qui devient le nombre sur lequel l'événement est facturé et préparé, même si moins de convives se présentent réellement.
Aussi appelée nombre confirmé ou nombre garanti, elle marque le moment où une estimation souple devient un engagement ferme. Une fois la garantie verrouillée, la cuisine commande les denrées, la salle est dotée en personnel et la facture est calculée sur cette base.
Comment fonctionne la garantie finale
Tout au long de la planification, l'événement repose sur un effectif de travail — une estimation qui évolue au fil des réponses aux invitations. Le contrat fixe une date limite, généralement 72 heures (trois jours ouvrables) avant l'événement, à laquelle le client doit confirmer un nombre final. Ce chiffre confirmé, c'est la garantie. À partir de là, l'établissement le traite comme un plancher : le client paie au moins ce nombre de couverts quelles que soient les absences, car les denrées ont déjà été achetées et préparées et le personnel déjà planifié.
Les cuisines cuisinent rarement exactement pour la garantie. La pratique courante consiste à préparer pour la garantie plus une petite marge de sécurité — couramment autour de 5 %, ou un nombre fixe de couverts supplémentaires — pour que quelques arrivées imprévues puissent tout de même être placées et servies. Si plus de convives se présentent que le nombre garanti, le client est facturé sur le nombre réel, plus élevé, et non sur la garantie. La garantie protège l'établissement à la baisse ; le nombre réel le protège à la hausse.
Erreurs fréquentes
L'erreur la plus fréquente consiste à traiter la garantie comme une estimation évolutive qui peut continuer à baisser après l'échéance. C'est impossible — une fois la date passée, le nombre est facturable. Deuxième erreur : ne pas consigner la garantie par écrit, ce qui transforme un litige de facturation en parole contre parole. Troisième erreur : oublier de reporter le chiffre garanti sur la liste de préparation de la cuisine et sur le BEO, si bien que le service est prévu pour un nombre tandis que la facturation repose sur un autre. Conserver la garantie dans une fiche d'événement unique — où l'effectif, l'échéance et la facture lisent tous le même champ — élimine les trois.
Garantie finale vs effectif
| Effectif | Garantie finale | |
|---|---|---|
| Ce que c'est | L'estimation de travail pendant la planification | Le nombre verrouillé, confirmé par écrit avant l'échéance |
| Peut-il changer ? | Oui — évolue au fil des réponses | Non — fixé une fois l'échéance passée |
| Sert à | Chiffrage approximatif et planification | Facturation, commande des denrées et personnel |
Termes associés
- Glossaire complet banquet & traiteur
- Ratio de service — comment le nombre garanti détermine le personnel
- Traiteur sur place — où la garantie est facturée avec la salle et la restauration
- Chef de rang banquet — celui qui dirige la salle sur la base du nombre garanti
- Qu'est-ce qu'un BEO ? — la feuille sur laquelle la garantie est imprimée
Verrouillez le nombre, facturez juste.
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