Wann muss die finale Teilnehmerzahl vorliegen?

Die meisten Häuser verlangen die finale Teilnehmerzahl schriftlich 72 Stunden (drei Werktage) vor der Veranstaltung, manche bei großen oder komplexen Veranstaltungen sogar eine ganze Woche vorher. Die Frist wird im Vertrag festgelegt, damit beide Seiten den genauen Stichtag kennen.

Zahlt der Kunde, wenn weniger Gäste kommen?

Ja. Die finale Teilnehmerzahl ist die Abrechnungsuntergrenze — der Kunde zahlt für die garantierte Zahl, auch wenn weniger Gäste kommen, weil die Küche bereits für diese Zahl eingekauft und vorbereitet hat. Kommen mehr Gäste als garantiert, wird stattdessen die höhere tatsächliche Zahl berechnet.

Was ist der Unterschied zwischen Gästezahl und finaler Teilnehmerzahl?

Die Gästezahl ist die Arbeitsschätzung während der Planung und kann steigen oder sinken. Die finale Teilnehmerzahl ist die feste Zahl, die der Kunde vor Ablauf der Frist schriftlich bestätigt — auf ihrer Grundlage wird die Veranstaltung abgerechnet und vorbereitet.

Definition

Finale Teilnehmerzahl.

Die finale Teilnehmerzahl ist die Gästezahl, die ein Kunde vor einer festgelegten Frist schriftlich bestätigt — meist 72 Stunden vor der Veranstaltung. Sie wird zur Zahl, auf deren Grundlage die Veranstaltung abgerechnet und vorbereitet wird, auch wenn tatsächlich weniger Gäste erscheinen.

Auch bestätigte oder garantierte Teilnehmerzahl genannt, markiert sie den Moment, in dem aus einer weichen Schätzung eine feste Verpflichtung wird. Sobald die finale Teilnehmerzahl feststeht, bestellt die Küche die Lebensmittel, wird das Servicepersonal eingeplant und die Rechnung darauf berechnet.

So funktioniert die finale Teilnehmerzahl

Während der gesamten Planung führt die Veranstaltung eine vorläufige Gästezahl — eine Schätzung, die sich mit den eingehenden Zu- und Absagen verändert. Der Vertrag nennt einen Stichtag, typischerweise 72 Stunden (drei Werktage) vor der Veranstaltung, bis zu dem der Kunde eine finale Zahl bestätigen muss. Diese bestätigte Zahl ist die finale Teilnehmerzahl. Ab diesem Zeitpunkt betrachtet das Haus sie als Untergrenze: Der Kunde zahlt unabhängig von Nichterscheinen für mindestens so viele Gedecke, weil die Lebensmittel bereits eingekauft und vorbereitet und das Personal bereits eingeplant ist.

Küchen kochen selten genau für die finale Teilnehmerzahl. Üblich ist es, die garantierte Zahl plus einen kleinen Puffer vorzubereiten — meist rund 5 % oder eine feste Anzahl zusätzlicher Gedecke —, damit auch einige unerwartete Gäste noch Platz nehmen und bedient werden können. Kommen mehr Gäste als garantiert, wird dem Kunden die höhere tatsächliche Zahl berechnet, nicht die garantierte. Die finale Teilnehmerzahl schützt das Haus nach unten, die tatsächliche Zahl nach oben.

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler besteht darin, die finale Teilnehmerzahl wie eine laufende Schätzung zu behandeln, die auch nach Ablauf der Frist noch sinken kann. Das ist nicht möglich — nach dem Stichtag ist die Zahl abrechnungsrelevant. Ein zweiter Fehler ist, die Zahl nicht schriftlich festzuhalten, wodurch ein Abrechnungsstreit zur Aussage gegen Aussage wird. Ein dritter ist, die garantierte Zahl nicht in die Vorbereitungsliste der Küche und den BEO zu übernehmen, sodass der Service auf eine Zahl ausgerichtet ist, während die Abrechnung auf einer anderen beruht. Wer die finale Teilnehmerzahl in einem einzigen Veranstaltungsdatensatz führt — in dem Zahl, Frist und Rechnung aus demselben Feld lesen —, beseitigt alle drei.

Beispiel. Eine Hochzeit wird monatelang mit einer vorläufigen Gästezahl von 150 geplant. Der Vertrag legt die Frist für die finale Teilnehmerzahl auf 72 Stunden vorher fest. Am Stichtag bestätigt der Kunde schriftlich 138. Zwei Tage später kommen nur 130 Gäste — dem Kunden werden dennoch 138 berechnet, die garantierte Zahl. Die Küche hatte für 138 plus 5 % Puffer vorbereitet (rund 145 Gedecke), sodass die sieben zusätzlichen Teller bereitstanden, falls die Teilnehmerzahl gehalten hätte.