Propuesta de evento.
Una propuesta de evento es la oferta con precios que un local o una empresa de catering envía a un posible cliente tras una solicitud: detalla la fecha, el espacio, el menú, los servicios, el número de invitados, el coste total y las condiciones, y no es vinculante hasta que el cliente la acepta y firma un contrato.
También llamada presupuesto o cotización, la propuesta es el documento que gana o pierde la reserva. Tiene que ser clara en el precio y, al mismo tiempo, convincente sobre el evento.
Qué incluye una propuesta de evento
Una propuesta responde a tres preguntas: cómo será el evento, cuánto costará y cuál es el siguiente paso. Recoge de nuevo el encargo —fecha, horario, número de invitados, motivo de la celebración—, describe la sala, el menú, la barra y los extras, pone precio a cada línea y termina con las condiciones y la forma de reservar. Muchos locales ofrecen dos o tres opciones en paralelo, por ejemplo emplatado frente a bufé, para que el cliente pueda elegir sin otra ronda de correos.
A diferencia del contrato, una propuesta no obliga a nada. Pero sus cifras crean expectativas, así que deben incluir ya el cargo por servicio y los impuestos.
| Sección | Qué incluye | Consejo |
|---|---|---|
| Resumen del evento | Fecha, horario, número de invitados, salón | Refleje el encargo con las palabras del propio cliente |
| Menú | Tiempos o paquetes, precio por invitado, opciones dietéticas | Ofrezca opciones, no un único menú |
| Bebidas | Paquete de bar o barra por consumo, horas | Indique lo que no está incluido |
| Alquileres y servicios | Mantelería, audiovisuales, decoración, personal | Detalle todo lo que se factura aparte |
| Resumen de precios | Subtotal, cargo por servicio, impuestos, total | Muestre el total con todo incluido |
| Condiciones | Fecha de validez, anticipo, cancelación | Sea breve; el detalle va en el contrato |
| Siguientes pasos | Cómo aceptar y pagar el anticipo | Que aceptar sea una sola acción clara |
Cómo funciona una propuesta
La secuencia habitual es solicitud, llamada o visita al local, propuesta, revisiones, aceptación y, por último, contrato y anticipo. La rapidez importa: muchos locales intentan responder en 24 a 48 horas, porque el cliente suele estar comparando varias opciones. La mayoría de las propuestas tienen un plazo de validez —con frecuencia 30 días— y a menudo van acompañadas de una breve reserva provisional del salón.
Pocas propuestas se aceptan en la primera versión. El número de invitados cambia, los menús se modifican tras una degustación y los presupuestos se recortan. Numere y feche cada revisión, porque la versión aceptada es la base del contrato y de la factura. Para la redacción en sí, consulte cómo escribir una propuesta de catering.
Errores habituales que conviene evitar
- Indicar solo un precio por invitado, de modo que el cargo por servicio, los impuestos y el alquiler del salón sorprenden al cliente más tarde.
- No poner fecha de caducidad, de modo que el cliente acepta un precio antiguo cuando los costes ya han subido.
- Perder el control de las versiones, de modo que el contrato se elabora a partir de la equivocada.
- Obligar al cliente a enviar un correo, imprimir o llamar para decir que sí, en lugar de aceptar en un solo paso.
Términos relacionados
- Glosario completo de banquetes y catering
- Contrato de evento — el acuerdo firmado en que se convierte la propuesta aceptada
- Cómo escribir una propuesta de catering — una guía de redacción paso a paso
- Cómo fijar el precio de un evento — de dónde salen los precios por invitado
- Reserva provisional de salón — cómo se bloquea la fecha mientras el cliente decide
- Degustación de menú — el paso que a menudo provoca una revisión
Propuesta de evento — preguntas frecuentes.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una propuesta de evento?
¿Es jurídicamente vinculante una propuesta de evento?
¿Cuánto tiempo es válida una propuesta de evento?
¿Con qué rapidez debe enviarse una propuesta tras una solicitud?
De la solicitud a la propuesta aceptada.
En LightCater, las propuestas se crean a partir de sus propios menús y paquetes, con su imagen de marca, y se envían y aceptan en línea con la firma electrónica integrada; el anticipo puede pagarse con tarjeta en el momento. El contrato y la factura siguen con las mismas cifras. Pruebe LightCater gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito para empezar.