Definition

Das Event-Angebot.

Ein Event-Angebot ist das bepreiste Angebot, das eine Location oder ein Caterer einem Interessenten nach einer Anfrage schickt — es legt Datum, Raum, Menü, Leistungen, Gästezahl, Gesamtpreis und Konditionen dar und verpflichtet den Kunden zu nichts, bis er es annimmt und einen Vertrag unterschreibt.

Auch Kostenvoranschlag oder Kalkulation genannt: Das Angebot ist das Dokument, das die Buchung gewinnt oder verliert. Es muss beim Preis klar sein und zugleich Lust auf die Veranstaltung machen.

Was in ein Event-Angebot gehört

Ein Angebot beantwortet drei Fragen: Wie wird die Veranstaltung aussehen, was wird sie kosten, und wie geht es weiter? Es fasst die Anfrage zusammen — Datum, Uhrzeiten, Gästezahl, Anlass —, beschreibt Raum, Menü, Bar und Extras, bepreist jede Position und endet mit den Konditionen und dem Weg zur Buchung. Viele Häuser stellen zwei oder drei Varianten nebeneinander, etwa Tellerservice und Buffet, damit der Kunde ohne weitere E-Mail-Runde wählen kann.

Anders als der Vertrag verpflichtet ein Angebot den Kunden zu nichts. Seine Zahlen prägen aber die Erwartungen — sie sollten deshalb bereits Servicegebühr und Steuern enthalten.

Abschnitt	Was er enthält	Tipp
Veranstaltungsübersicht	Datum, Uhrzeiten, Gästezahl, Raum	Die Anfrage des Kunden aufgreifen
Menü	Gänge oder Pakete, Preis pro Gast, Optionen für besondere Ernährungsformen	Varianten anbieten, nicht nur ein Menü
Getränke	Getränkepauschale oder Abrechnung nach Verbrauch, Uhrzeiten	Sagen, was nicht enthalten ist
Mietmaterial & Leistungen	Tischwäsche, AV, Deko, Personal	Alles gesondert Berechnete einzeln ausweisen
Preisübersicht	Zwischensumme, Servicegebühr, Steuern, Gesamtbetrag	Den Gesamtbetrag inklusive allem zeigen
Konditionen	Gültigkeit, Anzahlung, Storno	Kurz halten; die Details stehen im Vertrag
Nächste Schritte	Wie man annimmt und die Anzahlung zahlt	Die Annahme zu einem einzigen klaren Schritt machen

Wie ein Angebot abläuft

Die übliche Reihenfolge: Anfrage, Telefonat oder Besichtigung, Angebot, Überarbeitungen, Annahme, dann Vertrag und Anzahlung. Tempo zählt: Viele Häuser antworten innerhalb von 24 bis 48 Stunden, weil der Kunde oft mehrere Locations vergleicht. Die meisten Angebote gelten für einen festen Zeitraum — häufig 30 Tage —, und parallel läuft oft eine kurze Raumoption.

Kaum ein Angebot wird in der ersten Fassung angenommen. Zahlen ändern sich, Menüs werden nach einer Menüverkostung angepasst, Budgets gekürzt. Nummerieren und datieren Sie jede Überarbeitung, denn die angenommene Fassung wird zur Grundlage für Vertrag und Rechnung. Wie Sie das Angebot selbst formulieren, lesen Sie unter Catering-Angebot schreiben.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Nur einen Preis pro Gast nennen, sodass Servicegebühr, Steuern und Raummiete den Kunden später überraschen.
Kein Ablaufdatum angeben, sodass ein Kunde einen alten Preis annimmt, nachdem die Kosten gestiegen sind.
Den Überblick über die Fassungen verlieren, sodass der Vertrag aus der falschen erstellt wird.
Den Kunden für ein Ja mailen, drucken oder anrufen lassen, statt ihm die Annahme in einem Schritt zu ermöglichen.

Beispiel. Ein Firmendinner mit 80 Gästen wird in zwei Varianten angeboten. Variante A: Tellerservice zu 68 $ pro Gast (5.440 $) mit einer dreistündigen Getränkepauschale zu 32 $ pro Gast (2.560 $), dazu 750 $ Raummiete und 20 % Servicegebühr auf Speisen und Getränke (1.600 $) — das ergibt 10.350 $ netto. Dazu kommen 7 % MwSt. auf die Speisen samt Servicegebühr (456,96 $) und 19 % MwSt. auf Getränke samt Servicegebühr und auf die Raummiete (726,18 $), zusammen 11.533,14 $. Variante B: Buffet zu 54 $ pro Gast (4.320 $) mit derselben Bar und demselben Raum und 1.376 $ Servicegebühr — 9.006 $ netto und 10.095,06 $ mit MwSt. (1.089,06 $). Das Angebot gilt 30 Tage, und eine Anzahlung von 30 % (3.459,94 $ für Variante A) sichert den Termin.

Event-Angebot — häufige Fragen.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Event-Angebot?

Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Ein Kostenvoranschlag nennt meist nur den Preis; ein Angebot ergänzt Menü, Raum, Leistungen, Konditionen und eine Präsentation, die die Veranstaltung verkauft.

Ist ein Event-Angebot rechtlich bindend?

Für den Kunden nicht. Ein Angebot zeigt, was die Veranstaltung kosten würde; verbindlich wird es erst, wenn der Kunde es annimmt und einen Vertrag unterschreibt, meist zusammen mit einer Anzahlung. Bis dahin kann noch verhandelt werden, und viele Häuser kennzeichnen ihre Angebote als „freibleibend“, um Preise und Verfügbarkeit anpassen zu können.

Wie lange ist ein Event-Angebot gültig?

Häufig 30 Tage, bei gefragten Terminen manchmal nur 14 Tage. Drucken Sie das Gültigkeitsdatum auf das Angebot, damit der Kunde weiß, ab wann Preise und Verfügbarkeit nicht mehr garantiert sind.

Wie schnell sollte ein Angebot nach einer Anfrage verschickt werden?

Viele Häuser streben 24 bis 48 Stunden an. Kunden fragen oft bei mehreren Locations gleichzeitig an, und das erste klare, vollständig bepreiste Angebot setzt häufig den Maßstab.

Von der Anfrage zum angenommenen Angebot.

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