Número de invitados.
El número de invitados es la cantidad de personas a las que se prevé atender en un evento: la estimación de trabajo que se usa durante la planificación para presupuestar, asignar personal y montar el salón, antes de que se fije como garantía final.
También llamado recuento de invitados o cubiertos, el número de invitados cambia a medida que llegan las confirmaciones. Es la cifra entre la que se divide casi todo lo demás: el precio por invitado, el número de meseros, la cantidad de mesas y la comida que pide la cocina.
Número de invitados, garantía y asistencia real
Un mismo evento tiene varias cifras de invitados, y confundirlas es una causa habitual de discusiones al facturar. El número de invitados es la estimación que da el cliente al hacer la consulta y que va afinando durante la planificación. El contrato suele fijar un mínimo que el cliente pagará pase lo que pase. Unos días antes — habitualmente 72 horas — el cliente se compromete con una garantía final, que pasa a ser la cifra que se factura y para la que se prepara todo. El día del evento, la asistencia real todavía puede ser distinta.
| Cifra | Cuándo se fija | Para qué se usa |
|---|---|---|
| Número de invitados estimado | Consulta y propuesta | Presupuestar, elegir el salón, reservar la fecha |
| Mínimo contratado | Al firmar | La cifra más baja que se facturará al cliente |
| Garantía final | Normalmente 72 horas antes | Facturación, personal y pedidos definitivos |
| Cifra de producción de cocina | Con la garantía | Garantía más un pequeño margen, a menudo del 5 % |
| Asistencia real | El día del evento | Los invitados de más se añaden a la factura final |
Si asisten menos invitados que la garantía, el cliente paga igualmente la garantía; si asisten más, los invitados adicionales suelen facturarse al mismo precio por persona.
Lo que determina el número de invitados
El número de invitados decide qué salón sirve, dentro de su aforo para el montaje elegido, y si el evento alcanzará el mínimo de A&B del local. Fija el personal a través del ratio de meseros, el número de mesas redondas y de mantelería, la estimación de barra y el pedido de comida. También es donde se cuentan los requisitos dietéticos: 132 invitados, de los cuales 9 vegetarianos y 3 sin gluten.
Como tanto depende de él, el número de invitados debe estar en un único lugar del registro del evento y actualizarse ahí, no en una cadena de correos.
Errores habituales que conviene evitar
- Presupuestar con un número de invitados optimista y sin mínimo contratado, de modo que los ingresos caen cuando baja la cifra.
- Actualizar la cifra en la factura pero no en el BEO, de modo que la cocina prepara para el número antiguo.
- Reservar un salón en el que el número de invitados solo cabe con un tipo de montaje, y perder así la pista de baile.
- No fijar por escrito una fecha límite para la garantía final, de modo que la cifra sigue cambiando el día anterior.
Términos relacionados
- Glosario completo de banquetes y catering
- Garantía final — la cifra cerrada en la que se convierte el número de invitados
- Aforo — cuántos invitados caben en un salón según el montaje
- Ratio de meseros — cómo el número de invitados se convierte en un plan de personal
- Mínimo de A&B — el gasto que el número de invitados debe alcanzar
- Cómo poner precio a un evento de catering — precios por invitado basados en la cifra
Número de invitados — preguntas frecuentes.
¿Qué diferencia hay entre el número de invitados y la garantía final?
¿Cuándo se entrega el número definitivo de invitados?
¿Qué pasa si llegan más invitados que la garantía?
¿Qué significa cubiertos?
La cifra de invitados en un solo lugar.
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