Définition

Nombre de convives.

Le nombre de convives est le nombre d'invités qu'un événement doit servir — l'estimation de travail utilisée pendant la planification pour établir le devis, prévoir le personnel et monter la salle, avant d'être figée sous forme de garantie finale.

Aussi appelé effectif ou nombre de couverts, il évolue au fil des réponses aux invitations. C'est le chiffre dont presque tout le reste découle : le prix par convive, le nombre de serveurs, le nombre de tables et la quantité de nourriture que commande la cuisine.

Nombre de convives, garantie et participation réelle

Un même événement compte plusieurs chiffres de convives, et les confondre est une source fréquente de litiges de facturation. Le nombre de convives est l'estimation que le client donne lors de sa demande et qu'il affine pendant la planification. Le contrat fixe généralement un minimum que le client paiera quoi qu'il arrive. Quelques jours avant l'événement — souvent 72 heures —, le client s'engage sur une garantie finale, qui devient le chiffre facturé et préparé. Le soir même, la participation réelle peut encore être différente.

Chiffre	Quand il est fixé	À quoi il sert
Nombre de convives estimé	Demande et devis	Établir le devis, choisir la salle, bloquer la date
Minimum contractuel	À la signature	Le plus petit nombre que le client paiera
Garantie finale	Généralement 72 heures avant	Facturation, personnel et commandes finales
Nombre de couverts en cuisine	Avec la garantie	La garantie plus une petite marge, souvent 5 %
Participation réelle	Le soir même	Les convives supplémentaires sont ajoutés à la facture finale

Si moins de convives se présentent que prévu par la garantie, le client paie quand même la garantie ; s'il en vient davantage, les convives supplémentaires sont généralement facturés au même prix par convive.

Ce que détermine le nombre de convives

Le nombre de convives détermine quelle salle convient, dans les limites de sa capacité pour la configuration choisie, et si l'événement atteindra le minimum F&B de l'établissement. Il fixe le personnel au moyen du ratio de service, le nombre de tables rondes et de nappes, l'estimation du bar et la commande de nourriture. C'est aussi là que sont comptés les régimes alimentaires : 132 convives, dont 9 végétariens et 3 sans gluten.

Comme tant de choses en dépendent, le nombre de convives doit figurer à un seul endroit dans la fiche de l'événement et y être mis à jour, pas dans une série de courriels.

Erreurs fréquentes à éviter

Établir le devis sur un nombre de convives optimiste sans minimum contractuel, si bien que le chiffre d'affaires chute quand les effectifs baissent.
Mettre à jour le nombre sur la facture mais pas sur le BEO, si bien que la cuisine prépare pour l'ancien chiffre.
Réserver une salle qui n'accueille ce nombre de convives que dans une seule configuration, puis perdre la piste de danse.
Ne fixer aucune date limite écrite pour la garantie finale, si bien que le chiffre bouge encore la veille.

Exemple. Un client reçoit un devis pour 140 convives à 78 $ par personne (10 920 $), avec un minimum contractuel de 120. Les réponses se stabilisent et la garantie finale arrive à 132 : l'événement est donc facturé 132 × 78 $ = 10 296 $. La cuisine prépare pour 132 plus 5 %, soit environ 139 repas, et un buffet à un serveur pour 30 convives nécessite 5 serveurs. Le soir même, 137 convives se présentent : les 5 supplémentaires sont ajoutés à 78 $ chacun (390 $), ce qui porte le total nourriture à 10 686 $.

Termes associés

Glossaire complet banquet et traiteur
Garantie finale — le chiffre figé que devient le nombre de convives
Capacité — combien de convives une salle peut accueillir selon la configuration
Ratio de service — comment le nombre de convives devient un plan de dotation en personnel
Minimum F&B — le niveau de dépenses que le nombre de convives doit atteindre
Tarifer un événement traiteur — la tarification par convive fondée sur ce nombre

FAQ

Nombre de convives — questions fréquentes.

Quelle différence entre le nombre de convives et la garantie finale ?

Le nombre de convives est l'estimation de travail pendant la planification et peut changer. La garantie finale est le chiffre sur lequel le client s'engage par écrit, généralement 72 heures avant l'événement, et c'est ce qui lui est facturé même si moins de convives se présentent.

Quand le nombre définitif de convives doit-il être communiqué ?

La plupart des établissements demandent la garantie finale 72 heures avant l'événement ; certains demandent 5 à 7 jours pour les événements importants ou complexes. La date limite doit être inscrite au contrat.

Que se passe-t-il si plus de convives se présentent que prévu par la garantie ?

L'établissement les sert s'il le peut — la cuisine prévoit généralement une marge d'environ 5 % — et ajoute les convives supplémentaires à la facture finale, normalement au même prix par convive.

Que signifie « couverts » ?

« Couverts » est le terme de la restauration et du banquet pour désigner le nombre de convives servis, un couvert par personne. Un dîner de 200 couverts est un dîner pour 200 convives.

Gardez le nombre de convives au même endroit.

Dans LightCater, le nombre de convives et la garantie finale figurent sur l'événement, à côté du BEO qui réunit le menu, le minutage, la mise en place de la salle, les notes sur les régimes alimentaires et le personnel — et le module de plans de salle peut générer automatiquement une disposition 2D ou 3D pour ce nombre de convives. Essayez LightCater gratuitement pendant 14 jours, sans carte de crédit pour démarrer.

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