Die Gästezahl.
Die Gästezahl ist die Zahl der Gäste, die bei einer Veranstaltung voraussichtlich bewirtet werden — der Arbeitswert, mit dem während der Planung kalkuliert, Personal eingeteilt und der Raum gestellt wird, bevor er als finale Teilnehmerzahl verbindlich festgelegt wird.
Auch Personenzahl oder Gedeckzahl (Couverts) genannt, verändert sich die Gästezahl, während die Zu- und Absagen eingehen. Durch sie wird fast alles andere geteilt: der Preis pro Person, die Zahl der Servicekräfte, die Zahl der Tische und die Warenmenge, die die Küche bestellt.
Gästezahl, finale Teilnehmerzahl und tatsächliche Teilnahme
Eine Veranstaltung hat mehrere Gästezahlen, und wer sie verwechselt, hat schnell Streit um die Rechnung. Die Gästezahl ist die Schätzung, die der Kunde bei der Anfrage nennt und während der Planung präzisiert. Der Vertrag legt meist eine Mindestzahl fest, die der Kunde in jedem Fall bezahlt. Einige Tage vorher — häufig 72 Stunden — legt sich der Kunde auf eine finale Teilnehmerzahl fest, nach der abgerechnet und produziert wird. Am Abend selbst kann die tatsächliche Teilnahme noch davon abweichen.
| Zahl | Wann sie feststeht | Wofür sie verwendet wird |
|---|---|---|
| Geschätzte Gästezahl | Anfrage und Angebot | Kalkulation, Raumwahl, Option auf den Termin |
| Vertragliche Mindestzahl | Bei Vertragsunterzeichnung | Die niedrigste Zahl, die dem Kunden berechnet wird |
| Finale Teilnehmerzahl | Meist 72 Stunden vorher | Abrechnung, Personalplanung und letzte Bestellungen |
| Produktionszahl der Küche | Mit der finalen Teilnehmerzahl | Finale Zahl plus kleiner Puffer, oft 5 % |
| Tatsächliche Teilnahme | Am Abend | Zusätzliche Gäste kommen auf die Schlussrechnung |
Kommen weniger Gäste als zugesagt, zahlt der Kunde trotzdem die finale Teilnehmerzahl; kommen mehr, werden die zusätzlichen Gäste meist zum gleichen Preis pro Person berechnet.
Was von der Gästezahl abhängt
Die Gästezahl entscheidet, welcher Raum passt — innerhalb seiner Kapazität für die gewählte Bestuhlung — und ob die Veranstaltung den F&B-Mindestumsatz des Hauses erreicht. Über den Personalschlüssel bestimmt sie das Personal, außerdem die Zahl der runden Tische und der Tischwäsche, die Schätzung für die Bar und die Warenbestellung. Auch die Ernährungsanforderungen werden an ihr gezählt: 132 Gäste, davon 9 vegetarisch und 3 glutenfrei.
Weil so viel davon abhängt, sollte die Gästezahl an einer Stelle im Veranstaltungsdatensatz stehen und dort aktualisiert werden — nicht in einer Kette von E-Mails.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Mit einer optimistischen Gästezahl kalkulieren und keine vertragliche Mindestzahl festlegen, sodass der Umsatz sinkt, wenn die Zahlen fallen.
- Die Zahl auf der Rechnung ändern, aber nicht im BEO, sodass die Küche für die alte Zahl produziert.
- Einen Raum buchen, in den die Gäste nur in einer bestimmten Bestuhlung passen — und dann fällt die Tanzfläche weg.
- Keine schriftliche Frist für die finale Teilnehmerzahl, sodass sich die Zahl noch am Vortag bewegt.
Verwandte Begriffe
- Vollständiges Bankett- & Catering-Glossar
- Finale Teilnehmerzahl — die verbindliche Zahl, zu der die Gästezahl wird
- Raumkapazität — wie viele Gäste ein Raum je nach Bestuhlung fasst
- Personalschlüssel — wie aus der Gästezahl ein Personalplan wird
- F&B-Mindestumsatz — der Umsatz, den die Gästezahl erreichen muss
- Ein Catering-Event kalkulieren — Preise pro Person auf Basis der Gästezahl
Gästezahl — häufige Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen Gästezahl und finaler Teilnehmerzahl?
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Was passiert, wenn mehr Gäste kommen als zugesagt?
Was bedeutet Gedecke oder Couverts?
Die Gästezahl an einer Stelle.
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