Política de cancelación.
La política de cancelación es la parte del contrato de evento que establece qué parte del anticipo o del importe total pierde el cliente si cancela; normalmente se escalona según los días de antelación con que se comunica la cancelación.
Convierte una conversación incómoda en una regla. Cuanto más cerca de la fecha cancela un cliente, menos posibilidades tiene el local de volver a vender el espacio y más ha gastado ya en comida, personal y alquileres; por eso el importe retenido aumenta a medida que se acerca el evento.
Cómo funciona una política de cancelación
La política se incluye en el contrato de evento y solo se aplica una vez firmado ese contrato; antes, la fecha es solo una reserva provisional que puede liberarse. Cada tramo fija un plazo de preaviso y el porcentaje del dinero que conserva el local. El cliente debe cancelar por escrito, y la fecha en que se recibe el aviso determina qué tramo se aplica.
Una buena política es precisa sobre la base de cálculo. «El 50 % del total estimado» debe aclarar si ese total incluye el cargo por servicio y los impuestos, y si se basa en el número de invitados contratado o en el mínimo de A&B. Muchos locales también consideran el anticipo no reembolsable desde el día de la firma, de modo que el primer tramo simplemente retiene lo ya pagado.
| Preaviso | Importe retenido (habitual) | Por qué |
|---|---|---|
| Antes de firmar | Nada: se libera la reserva provisional | Aún no hay contrato ni compromiso |
| Más de 90 días | 25 % del total estimado, a menudo el anticipo | Hay buenas posibilidades de volver a vender la fecha |
| Entre 30 y 90 días | 50 % del total estimado | Revender es más difícil; el trabajo de planificación ya está hecho |
| Menos de 30 días | 100 % del total estimado | Comida pedida, personal programado, fecha perdida |
Los tramos varían mucho. Los locales de bodas suelen usar plazos más largos —de 6 a 12 meses— porque sus fechas de temporada alta se reservan con mucha antelación.
Lo que no es una política de cancelación
Una cancelación pone fin a todo el evento. Una bajada en el número de invitados se gestiona con la garantía final: al cliente se le factura el número garantizado aunque asistan menos personas. Un aplazamiento suele tratarse aparte y, a menudo, permite trasladar el anticipo a una nueva fecha dentro de un plazo determinado. Y los hechos que ninguna de las partes puede controlar —temporales, cierres, órdenes de las autoridades— se rigen por la cláusula de fuerza mayor, que puede prevalecer sobre los tramos habituales.
Errores habituales que conviene evitar
- Tramos que hablan de «un porcentaje» sin decir un porcentaje de qué.
- No exigir el aviso por escrito, de modo que la propia fecha de cancelación queda en disputa.
- Mezclar cancelación, aplazamiento y reducción de invitados en una misma cláusula imprecisa.
- Hacer excepciones con unos clientes y no con otros, lo que debilita la política para todos.
Términos relacionados
- Glosario completo de banquetes y catering
- Contrato de evento — donde se recoge la política de cancelación
- Anticipo — el pago que suele retener el primer tramo
- Fuerza mayor — la cláusula que puede prevalecer sobre los tramos habituales
- Garantía final — cómo se factura, en cambio, una reducción de invitados
- Reserva provisional de salón — la etapa previa, en la que aún no se aplican condiciones de cancelación
Política de cancelación — preguntas frecuentes.
¿Cuál es una política de cancelación de eventos habitual?
¿Es reembolsable el anticipo de un evento?
¿Qué diferencia hay entre cancelación y aplazamiento?
¿Prevalece la fuerza mayor sobre la política de cancelación?
Condiciones que el cliente firma antes de quedarse con la fecha.
En LightCater, sus condiciones de cancelación se incluyen en el contrato generado a partir de la propuesta aceptada, el cliente firma en línea con la firma electrónica integrada, y los anticipos y planes de pago se configuran en el mismo documento. Pruebe LightCater gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito para empezar.