Die Stornobedingungen.
Stornobedingungen sind der Teil eines Event-Vertrags, der festlegt, wie viel von der Anzahlung oder der Vertragssumme der Kunde verliert, wenn er absagt — meist gestaffelt danach, wie viele Tage vor der Veranstaltung die Stornierung erfolgt.
Sie machen aus einem unangenehmen Gespräch eine klare Regel. Je näher am Termin ein Kunde storniert, desto geringer die Chance, den Raum noch einmal zu vergeben, und desto mehr hat das Haus bereits für Ware, Personal und Mietmaterial ausgegeben — deshalb steigt der einbehaltene Betrag, je näher die Veranstaltung rückt.
So funktionieren Stornobedingungen
Die Stornobedingungen stehen im Event-Vertrag und gelten erst, wenn dieser unterschrieben ist — bis dahin ist der Termin nur eine Raumoption, die wieder freigegeben werden kann. Jede Stufe nennt eine Frist und den Anteil des Betrags, den das Haus einbehält. Der Kunde muss schriftlich stornieren, und das Eingangsdatum der Stornierung entscheidet, welche Stufe gilt.
Gute Stornobedingungen nennen die Bezugsgröße genau. „50 % der geschätzten Gesamtsumme“ sollte klarstellen, ob diese Summe Servicegebühr und Steuern enthält und ob sie auf der vertraglich vereinbarten Gästezahl oder dem F&B-Mindestumsatz beruht. Viele Häuser erklären außerdem die Anzahlung ab Vertragsunterzeichnung für nicht erstattungsfähig, sodass die erste Stufe schlicht das bereits Gezahlte einbehält.
| Zeitpunkt der Stornierung | Einbehalt (typisch) | Warum |
|---|---|---|
| Vor Vertragsunterzeichnung | Nichts — die Option wird freigegeben | Noch kein Vertrag, keine Verpflichtung |
| Mehr als 90 Tage vorher | 25 % der geschätzten Gesamtsumme, oft die Anzahlung | Gute Chance, den Termin neu zu vergeben |
| 30–90 Tage vorher | 50 % der geschätzten Gesamtsumme | Neuvergabe schwieriger; die Planung ist bereits erledigt |
| Weniger als 30 Tage vorher | 100 % der geschätzten Gesamtsumme | Ware bestellt, Personal eingeteilt, Termin verloren |
Die Staffeln unterscheiden sich stark. Hochzeitslocations arbeiten oft mit längeren Fristen — 6 bis 12 Monate —, weil ihre gefragten Termine so weit im Voraus gebucht werden.
Was Stornobedingungen nicht regeln
Eine Stornierung beendet die gesamte Veranstaltung. Sinkt nur die Gästezahl, greift die finale Teilnehmerzahl: Der Kunde zahlt für die garantierte Zahl, auch wenn weniger Gäste kommen. Eine Verschiebung wird meist gesondert behandelt; oft darf die Anzahlung innerhalb einer bestimmten Frist auf einen neuen Termin übertragen werden. Und Ereignisse, die keine Seite beeinflussen kann — Unwetter, Schließungen, behördliche Anordnungen —, fallen unter die Klausel zur höheren Gewalt, die die normalen Staffeln außer Kraft setzen kann.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Staffeln, die „einen Prozentsatz“ nennen, aber nicht sagen, wovon.
- Keine Pflicht zur schriftlichen Stornierung, sodass schon das Stornodatum strittig ist.
- Stornierung, Verschiebung und geringere Gästezahl in einer einzigen, vagen Klausel vermischen.
- Ausnahmen für einzelne Kunden machen und für andere nicht — das schwächt die Regelung für alle.
Verwandte Begriffe
- Vollständiges Bankett- & Catering-Glossar
- Event-Vertrag — in dem die Stornobedingungen stehen
- Anzahlung — die Zahlung, die die erste Stufe meist einbehält
- Höhere Gewalt — die Klausel, die die normalen Staffeln außer Kraft setzen kann
- Finale Teilnehmerzahl — wie eine geringere Gästezahl stattdessen abgerechnet wird
- Raumoption — die Phase, bevor überhaupt Stornobedingungen gelten
Stornobedingungen — häufige Fragen.
Wie sehen übliche Stornobedingungen für Veranstaltungen aus?
Wird eine Anzahlung bei Stornierung erstattet?
Was ist der Unterschied zwischen Stornierung und Verschiebung?
Hat höhere Gewalt Vorrang vor den Stornobedingungen?
Bedingungen, die der Kunde unterschreibt, bevor der Termin ihm gehört.
In LightCater fließen Ihre Stornobedingungen in den Vertrag, der aus dem angenommenen Angebot entsteht. Der Kunde unterschreibt online mit der integrierten E-Signatur, und Anzahlungen sowie Zahlungspläne werden im selben Dokument festgelegt. Testen Sie LightCater 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte für den Start.