Qu'est-ce qu'une option de salle ?
Une option de salle est une réservation temporaire et non contraignante d'une date et d'une salle pendant que le client décide s'il réserve. L'établissement inscrit la date au crayon et accorde au client un court délai — généralement 24 à 72 heures — pour confirmer avec un acompte avant que l'option ne soit levée et que la date redevienne disponible.
Aussi appelée réservation provisoire ou pré-réservation, elle se situe entre une demande et une réservation confirmée : le client est intéressé mais pas encore engagé, et aucun argent n'a été versé.
Provisoire, puis ferme.
Les établissements suivent le statut d'une date par étapes : demande, provisoire (sous option), puis ferme (réservée). Une option de salle place une date au statut « provisoire » pour qu'elle ne soit pas vendue deux fois pendant que le client se décide. L'option a une date d'expiration — couramment 48 ou 72 heures pour les samedis en haute saison, parfois une semaine ou plus pour les créneaux plus calmes en semaine — après quoi le coordinateur la convertit en réservation confirmée avec contrat signé et acompte, ou la libère.
Les dates prisées comportent souvent une clause de droit de premier refus. Si un deuxième client souhaite une date déjà sous option, le premier client est contacté et dispose d'un court délai — généralement 24 heures — pour confirmer ou se désister. L'établissement peut ainsi cumuler les marques d'intérêt sur une date recherchée sans perdre un second client prêt à signer. Une option n'est pas un contrat : comme aucun acompte n'a été encaissé, l'établissement n'est pas tenu de l'honorer si le client reste silencieux après l'expiration.
Une option en pratique.
Un couple visite le Grand Salon et demande à poser une option sur le samedi 13 juin pour 150 invités. Le coordinateur place une option provisoire de 72 heures et envoie le contrat par courriel. Deux jours plus tard, un client d'entreprise s'informe sur la même date. En vertu du droit de premier refus, le coordinateur contacte le couple, qui dispose désormais de 24 heures pour signer et verser l'acompte de 25 %. Il confirme le lendemain matin — l'option devient une réservation ferme, et l'on propose la salle voisine au client d'entreprise. Si le couple n'avait pas répondu, l'option aurait expiré à la 72e heure et la date aurait été libérée pour le second client. Aucun acompte n'a jamais été en jeu, car une option de salle n'implique aucun paiement.
Pour aller plus loin.
- Glossaire complet banquet et traiteur — tous les termes de réservation et d'événement au même endroit
- Acompte d'événement — le paiement qui transforme une option en réservation confirmée
- Capacité de salle — combien de convives une salle sous option peut réellement accueillir
- Minimum restauration — l'engagement de dépense souvent associé à la réservation d'une salle
- Fonctionnalités de LightCater — voyez comment options, acomptes et réservations s'enchaînent
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