Definición

AV (audiovisuales).

Los audiovisuales (AV) son el equipo técnico y el soporte que un evento necesita más allá de la sala básica —micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas, iluminación y equipos de streaming—, suministrados por el equipo propio del local o por una empresa externa de audiovisuales.

En una boda puede ser un solo micrófono para los brindis; en un congreso, un escenario, tres pantallas y un técnico durante todo el día. En cualquier caso, los audiovisuales son una de las partidas más fáciles de presupuestar por lo bajo y una de las que más se notan cuando fallan.

Qué suelen incluir los audiovisuales

Los audiovisuales abarcan todo lo que produce sonido, muestra una imagen o ilumina la sala de un modo que la iluminación general no puede. Los locales con equipo propio lo alquilan por día o por evento; otros trabajan con una empresa de audiovisuales de confianza, y muchos permiten que el cliente traiga su propio proveedor. Los precios varían mucho según la ciudad y el local; los rangos siguientes son tarifas diarias orientativas.

Categoría	Elementos habituales	Tarifa diaria orientativa
Sonido	Micrófonos inalámbricos de mano o de solapa, altavoces de megafonía, mesa de mezclas	$75–150 por micrófono; $250–600 por equipo de megafonía
Vídeo	Proyector, pantalla, monitores, conmutador para portátiles	$300–800 por proyector y pantalla
Iluminación	Iluminación ambiental (uplighting), luz de escenario, focos, gobos	$25–50 por foco ambiental
Streaming	Cámaras, codificador, grabación, equipo para reuniones híbridas	$1.500–5.000 o más por evento
Mano de obra	Técnico para montar, operar y desmontar	$65–125 por hora

Los audiovisuales del propio local suelen llevar su propio cargo por servicio, del 20 % o más, y la electricidad, el rigging y los escenarios pueden facturarse aparte.

Audiovisuales del local frente a un proveedor externo

Los audiovisuales del propio local son cómodos: el equipo conoce la sala, la instalación eléctrica y el sistema de sonido, y hay una sola factura. Un proveedor externo puede ser más barato o más especializado, pero los locales suelen cobrar una tarifa de conexión o de electricidad de $150 a $500 por conectarse a sus sistemas, y piden un justificante de seguro y un horario de carga fijo. Las empresas externas de audiovisuales deben figurar en la lista de proveedores con una persona de contacto.

Elija el cliente la opción que elija, los audiovisuales deben planificarse con el resto del evento. Las pantallas y los escenarios ocupan espacio, así que afectan al plano de sala y al aforo. El montaje y las pruebas de sonido necesitan tiempo antes de que lleguen los invitados, y las entradas técnicas —música de bienvenida, discursos, una presentación de fotos— deben figurar en el guion del evento y en el BEO, para que el capitán y el técnico trabajen con el mismo horario.

Errores habituales que conviene evitar

Presupuestar el equipo pero no el técnico, y descubrir que nadie sabe pasar las diapositivas.
Olvidar la tarifa de conexión, el seguro o las normas de carga de una empresa externa de audiovisuales.
Colocar la pantalla cuando el plano de sala ya es definitivo y perder una mesa de invitados.
No reservar tiempo de sala para la prueba de sonido o el ensayo.

Ejemplo. Una jornada de congreso para 200 personas usa los audiovisuales del local: dos micrófonos inalámbricos a $100 cada uno ($200), un paquete de proyector y pantalla de 3 m ($650), altavoces de megafonía ($400) y un técnico durante 10 horas a $85 ($850). Eso suma un subtotal de $2.100, más un cargo por servicio de audiovisuales del 22 % ($462): $2.562 antes de impuestos. Un proveedor externo presupuesta $1.800 por el mismo equipo y técnico, pero la tarifa de conexión del local, de $250, lo deja en $2.050: aun así, $512 menos, siempre que el proveedor cumpla las normas de seguro y de carga del local.

Términos relacionados

Glosario completo de banquetes y catering
Lista de proveedores — donde se registran las empresas externas de audiovisuales y sus contactos
Plano de sala — donde se sitúan pantallas, escenarios y mesas técnicas
Guion del evento — el horario de las pruebas de sonido y las entradas técnicas
Cargo por montaje — el cargo que puede incluir la mano de obra de montaje de los audiovisuales
Aforo — que se reduce cuando se instalan escenarios y pantallas

FAQ

AV (audiovisuales) — preguntas frecuentes.

¿Qué significa AV en los eventos?

AV significa audiovisuales: el equipo de sonido, vídeo e iluminación que un evento necesita más allá de la sala básica, como micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas y equipos de streaming, además de los técnicos que lo manejan.

¿Cuánto cuestan los audiovisuales de un evento?

Van desde unos $100 por un solo micrófono hasta $2.000–3.000 por una jornada de congreso típica con micrófonos, proyector, altavoces y técnico. El streaming y la iluminación de escenario pueden añadir varios miles más.

¿Puedo traer mi propia empresa de audiovisuales?

Muchos locales lo permiten, pero cuente con una tarifa de conexión o de electricidad, la petición de un justificante de seguro y horarios de carga fijos. Algunos locales exigen su propio equipo para todo lo que se conecte al sistema de sonido de la sala.

¿Están incluidos los audiovisuales en el alquiler del salón?

Normalmente no, salvo lo básico, como la iluminación general, un sistema de sonido integrado o una pantalla en una sala de reuniones. Los micrófonos, proyectores, escenarios y técnicos suelen cobrarse aparte.

Controle cada micrófono y proyector por fecha.

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