Lista de proveedores.
La lista de proveedores es el registro de todos los proveedores externos que el cliente ha contratado además de los servicios propios del local — florista, fotógrafo, DJ o banda, pastelería, decorador, empresa de audiovisuales, transporte — con el contacto de cada uno para el día del evento, su hora de llegada, el punto de descarga y el lugar donde monta.
También llamada listado de proveedores u hoja de contactos de proveedores, debe ir en el BEO para que el personal del local sepa quién llega y a qué hora, dónde monta cada proveedor y a quién llamar si alguien se retrasa el día del evento.
Qué incluye una lista de proveedores
Una boda o una gala puede implicar fácilmente de seis a diez proveedores externos, que llegan mientras el local tiene en marcha su propia cocina, barra y sala. La lista de proveedores los reúne en un solo lugar. Cada línea indica la empresa y el servicio, la persona que estará realmente en el lugar y su número de móvil, a qué hora llega, qué puerta o muelle de carga utiliza, en qué parte del salón monta y qué necesita del local.
Esa última parte es donde se esconden los problemas: una banda necesita corriente junto al escenario, un fotógrafo cuenta con una comida, un decorador necesita el salón con antelación. Si no está por escrito, el equipo se entera cuando el proveedor entra por la puerta.
| Campo | Ejemplo | Por qué importa |
|---|---|---|
| Proveedor y servicio | Bloom & Co. — florista | El personal sabe con quién está tratando |
| Contacto del día | Responsable en el lugar y su móvil, no el teléfono de la oficina | Alguien a quien llamar si se retrasa |
| Llegada y descarga | 13:00, muelle de carga B | Escalona las entregas y mantiene libre el muelle |
| Lugar de montaje | Salón principal, lado izquierdo del escenario; centros de mesa en 18 mesas redondas | Vincula al proveedor con el plano de sala |
| Necesidades del local | Corriente, mesas, estacionamiento, comidas de proveedores | Sin sorpresas para el equipo de montaje |
| Salida | Fuera a las 23:30 | Mantiene el desmontaje dentro del horario |
La lista de proveedores recomendados de un local — los proveedores que sugiere a sus clientes — es una herramienta comercial; la lista de proveedores del evento es una herramienta operativa.
Cómo encaja la lista de proveedores en la planificación
Normalmente el cliente o su organizador aporta los nombres, y el coordinador de eventos del local o la persona de contacto confirma los detalles, a menudo entre 10 y 14 días antes del evento. Las horas de llegada pasan después al guion del evento, las posiciones de montaje al plano de sala y las horas de salida marcan el desmontaje.
El contrato suele fijar las reglas para los proveedores externos: si deben contar con licencia y seguro, si ciertos servicios, como los audiovisuales, deben contratarse con el propio local y qué ocurre con el material que dejen atrás.
Errores habituales que conviene evitar
- Anotar el número de la oficina del proveedor en lugar del de la persona que estará en el lugar.
- Dejar que varios proveedores lleguen a la misma hora y bloqueen la única puerta de carga.
- Olvidar las comidas de los proveedores, de modo que la banda y el fotógrafo se quedan sin comer o a la cocina le faltan platos.
- No revisar los certificados de seguro antes del día, cuando ya es tarde para negar la entrada.
Términos relacionados
- Glosario completo de banquetes y catering
- BEO — el documento al que se adjunta la lista de proveedores
- Guion del evento — el horario al que pasan las llegadas de los proveedores
- Persona de contacto — quien confirma los proveedores con el cliente
- Audiovisuales (AV) — un servicio que a menudo presta un proveedor externo
- Desmontaje — cuando los proveedores recogen y se van
Lista de proveedores — preguntas frecuentes.
¿Qué debe incluir una lista de proveedores?
¿Qué diferencia hay entre la lista de proveedores y la lista de proveedores recomendados?
¿Tiene el local que dar de comer a los proveedores externos?
¿Quién es responsable de la lista de proveedores?
Una sola hoja para todo el equipo del evento.
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