Définition

Audiovisuel (AV).

L'audiovisuel (AV) désigne l'équipement technique et le soutien dont un événement a besoin au-delà de la salle de base — micros, haut-parleurs, projecteurs, écrans, éclairage et matériel de diffusion en direct — fournis par l'équipe interne de l'établissement ou par un prestataire audiovisuel externe.

Pour un mariage, ce peut être un seul micro pour les discours ; pour un congrès, une scène, trois écrans et un technicien toute la journée. Dans les deux cas, l'audiovisuel est l'une des lignes les plus faciles à sous-estimer dans un devis, et l'une des plus remarquées quand elle fait défaut.

Ce que comprend généralement l'audiovisuel

L'audiovisuel couvre tout ce qui produit du son, affiche une image ou éclaire la salle d'une manière que l'éclairage ambiant ne permet pas. Les établissements qui possèdent leur propre équipement le louent à la journée ou à l'événement ; d'autres travaillent avec une société audiovisuelle recommandée, et beaucoup laissent le client faire appel à son propre fournisseur. Les prix varient beaucoup selon la région, la ville et l'établissement, et les fourchettes ci-dessous ne sont que des tarifs journaliers indicatifs.

Catégorie	Éléments typiques	Tarif journalier typique
Son	Micros sans fil à main ou cravate, haut-parleurs de sonorisation, console	75 à 150 $ par micro ; 250 à 600 $ pour une sonorisation
Vidéo	Projecteur, écran, moniteurs, sélecteur d'ordinateurs	300 à 800 $ par projecteur et écran
Éclairage	Éclairage d'ambiance (uplights), éclairage de scène, projecteurs de poursuite, gobos	25 à 50 $ par uplight
Diffusion	Caméras, encodeur, enregistrement, matériel de réunion hybride	1 500 à 5 000 $ et plus par événement
Main-d'œuvre	Technicien pour le montage, la régie et le démontage	65 à 125 $ de l'heure

L'audiovisuel interne comporte souvent ses propres frais de service de 20 % ou plus, et l'alimentation électrique, l'accrochage et les scènes peuvent être facturés en sus.

Audiovisuel interne ou prestataire externe

L'audiovisuel interne est pratique : l'équipe connaît la salle, l'alimentation électrique et la sonorisation de la maison, et il n'y a qu'une seule facture. Un prestataire externe peut coûter moins cher ou être plus spécialisé, mais les établissements facturent souvent des frais de raccordement de 150 à 500 $ pour se brancher sur leurs systèmes, et exigent une preuve d'assurance et une heure de livraison fixée. Les sociétés audiovisuelles externes ont leur place dans la liste des prestataires, avec un contact désigné.

Quelle que soit la formule retenue, l'audiovisuel doit être planifié avec le reste de l'événement. Écrans et scènes occupent de l'espace au sol : ils influent sur le plan de salle et la capacité. Le montage et les tests de son demandent du temps avant l'arrivée des invités, et les repères — musique d'accueil, discours, diaporama — doivent figurer au conducteur et au BEO, pour que le chef de rang et le technicien suivent le même horaire.

Erreurs fréquentes à éviter

Chiffrer l'équipement mais pas le technicien, puis découvrir que personne ne peut faire défiler les diapositives.
Oublier les frais de raccordement, l'assurance ou les règles de livraison d'une société audiovisuelle externe.
Placer l'écran une fois le plan de salle finalisé, et perdre une table d'invités.
Ne prévoir aucun temps de test de son ni de répétition dans la réservation de la salle.

Exemple. Une journée de congrès de 200 personnes utilise l'audiovisuel interne : deux micros sans fil à 100 $ chacun (200 $), un forfait projecteur et écran de 3 m (650 $), des haut-parleurs de sonorisation (400 $) et un technicien pendant 10 heures à 85 $ (850 $). Cela donne un sous-total de 2 100 $, plus 22 % de frais de service audiovisuels (462 $), soit 2 562 $ avant taxes. Un prestataire externe propose 1 800 $ pour le même matériel et le technicien, mais les frais de raccordement de 250 $ de l'établissement portent le total à 2 050 $ — encore 512 $ de moins, à condition que le prestataire respecte les règles d'assurance et de livraison de l'établissement.

Termes associés

Glossaire complet banquet et traiteur
Liste des prestataires — là où sont consignées les sociétés audiovisuelles externes et leurs contacts
Plan de salle — là où sont placés écrans, scènes et tables techniques
Conducteur — l'horaire des tests de son et des repères
Frais de montage — les frais qui peuvent inclure la main-d'œuvre de montage audiovisuel
Capacité — qui diminue dès qu'on installe scène et écrans

FAQ

Audiovisuel (AV) — questions fréquentes.

Que signifie AV dans l'événementiel ?

AV signifie audiovisuel : l'équipement de son, de vidéo et d'éclairage dont un événement a besoin au-delà de la salle de base — micros, haut-parleurs, projecteurs, écrans, matériel de diffusion en direct — ainsi que les techniciens qui le font fonctionner.

Combien coûte l'audiovisuel d'un événement ?

Cela va d'environ 100 $ pour un seul micro à 2 000 à 3 000 $ pour une journée de congrès typique avec micros, projecteur, haut-parleurs et technicien. La diffusion en direct et l'éclairage de scène peuvent ajouter plusieurs milliers de dollars.

Puis-je faire appel à ma propre société audiovisuelle ?

Beaucoup d'établissements l'acceptent, mais attendez-vous à des frais de raccordement, à une demande de preuve d'assurance et à des heures de livraison imposées. Certains exigent leur équipe interne pour tout ce qui se branche sur la sonorisation de la maison.

L'audiovisuel est-il inclus dans la location de salle ?

Généralement non, au-delà de l'essentiel : éclairage de la salle, sonorisation intégrée ou un écran dans une salle de réunion. Micros, projecteurs, scènes et techniciens sont normalement facturés à part.

Suivez chaque micro et chaque projecteur par date.

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