Die Dienstleisterliste.
Die Dienstleisterliste erfasst alle externen Dienstleister, die der Kunde neben den Leistungen des Hauses gebucht hat — Floristik, Fotograf, DJ oder Band, Tortenlieferant, Dekorateur, AV-Firma, Transport — jeweils mit Ansprechpartner am Veranstaltungstag, Ankunftszeit, Anlieferungspunkt und Aufbauort.
Auch Lieferantenliste oder Kontaktliste der Dienstleister genannt, gehört sie auf den BEO: So weiß das Team des Hauses, wer wann anliefert, wo jeder Dienstleister aufbaut und wen man anruft, wenn am Tag selbst jemand zu spät kommt.
Was auf eine Dienstleisterliste gehört
An einer Hochzeit oder Gala sind schnell sechs bis zehn externe Dienstleister beteiligt, die alle eintreffen, während das Haus Küche, Bar und Service betreibt. Die Dienstleisterliste bündelt sie an einer Stelle. Jede Zeile nennt Firma und Leistung, die Person, die tatsächlich vor Ort ist, samt Handynummer, die Ankunftszeit, die genutzte Tür oder Rampe, den Aufbauort im Raum und das, was der Dienstleister vom Haus braucht.
Gerade im letzten Punkt stecken die Probleme: Die Band braucht Strom an der Bühne, der Fotograf erwartet ein Essen, der Dekorateur muss früher in den Raum. Steht das nirgends, erfährt es das Team erst, wenn der Dienstleister in der Tür steht.
| Feld | Beispiel | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Dienstleister & Leistung | Bloom & Co. — Floristik | Das Team weiß, mit wem es zu tun hat |
| Ansprechpartner am Tag | Leitung vor Ort mit Handynummer, nicht die Büronummer | Jemand, den man anrufen kann, wenn es später wird |
| Ankunft & Anlieferung | 13:00 Uhr, Laderampe B | Staffelt die Anlieferungen und hält die Rampe frei |
| Aufbauort | Ballsaal, links neben der Bühne; Tischdeko auf 18 runden Tischen | Verknüpft den Dienstleister mit dem Raumplan |
| Bedarf vom Haus | Strom, Tische, Parkplätze, Verpflegung | Keine Überraschungen für das Aufbauteam |
| Abfahrt | Raus bis 23:30 Uhr | Hält den Abbau im Zeitplan |
Die Empfehlungsliste eines Hauses — Dienstleister, die es seinen Kunden empfiehlt — ist ein Verkaufsinstrument; die Dienstleisterliste einer Veranstaltung ist ein operatives Werkzeug.
Wie die Dienstleisterliste in die Planung passt
Meist liefert der Kunde oder sein Planer die Namen, und der Eventkoordinator bzw. Ansprechpartner des Hauses bestätigt die Details, oft 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Die Ankunftszeiten fließen dann in den Regieplan, die Aufbaupositionen in den Raumplan, und die Abfahrtszeiten bestimmen den Abbau.
Der Vertrag regelt in der Regel den Umgang mit externen Dienstleistern: ob sie zugelassen und versichert sein müssen, ob bestimmte Leistungen wie AV-Technik über das Haus gebucht werden müssen und was mit zurückgelassenen Gegenständen geschieht.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Die Büronummer des Dienstleisters eintragen statt der Person, die vor Ort ist.
- Mehrere Dienstleister zur selben Zeit anliefern lassen, sodass die einzige Ladetür blockiert ist.
- Die Dienstleisterverpflegung vergessen, sodass Band und Fotograf hungrig bleiben oder der Küche Essen fehlt.
- Versicherungsnachweise nicht vorab prüfen — am Veranstaltungstag ist es zu spät, jemandem den Zutritt zu verweigern.
Verwandte Begriffe
- Vollständiges Bankett- & Catering-Glossar
- BEO — das Dokument, dem die Dienstleisterliste beiliegt
- Regieplan — der Zeitplan, in den die Ankunftszeiten einfließen
- Ansprechpartner — die Person, die die Dienstleister mit dem Kunden abstimmt
- AV-Technik — eine Leistung, die oft ein externer Dienstleister erbringt
- Abbau — wann die Dienstleister einpacken und gehen
Dienstleisterliste — häufige Fragen.
Was gehört auf eine Dienstleisterliste?
Was ist der Unterschied zwischen einer Dienstleisterliste und einer Empfehlungsliste?
Muss das Haus externe Dienstleister verpflegen?
Wer ist für die Dienstleisterliste verantwortlich?
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