Liste des prestataires.
La liste des prestataires recense tous les fournisseurs externes que le client a réservés en plus des services de l'établissement — fleuriste, photographe, DJ ou orchestre, pâtissier, décorateur, entreprise audiovisuelle, transport — avec, pour chacun, le contact sur place le jour J, l'heure d'arrivée, le point de livraison et l'emplacement d'installation.
Aussi appelée liste des fournisseurs ou fiche contacts prestataires, elle figure sur le BEO pour que l'équipe de l'établissement sache qui arrive et à quelle heure, où chaque prestataire s'installe et qui appeler si quelqu'un est en retard le jour J.
Ce que contient la liste des prestataires
Un mariage ou un gala peut facilement mobiliser six à dix prestataires externes, qui arrivent tous pendant que l'établissement fait tourner sa propre cuisine, son bar et sa salle. La liste des prestataires les réunit au même endroit. Chaque ligne indique l'entreprise et le service, la personne qui sera réellement sur place et son numéro de cellulaire, son heure d'arrivée, la porte ou le quai qu'elle utilise, l'endroit où elle s'installe dans la salle et ce dont elle a besoin de la part de l'établissement.
C'est dans ce dernier point que se cachent les problèmes : un orchestre a besoin d'électricité près de la scène, un photographe s'attend à un repas, un décorateur a besoin de la salle tôt. Si rien n'est écrit, l'équipe le découvre quand le prestataire franchit la porte.
| Champ | Exemple | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Prestataire et service | Bloom & Co. — fleuriste | L'équipe sait à qui elle a affaire |
| Contact le jour J | Le responsable sur place et son cellulaire, pas le numéro du bureau | Quelqu'un à appeler en cas de retard |
| Arrivée et livraison | 13 h, quai de chargement B | Échelonne les livraisons et garde le quai dégagé |
| Emplacement d'installation | Salle de bal, à gauche de la scène ; centres de table sur 18 tables rondes | Relie le prestataire au plan de salle |
| Besoins auprès de l'établissement | Électricité, tables, stationnement, repas des prestataires | Aucune surprise pour l'équipe de montage |
| Départ | Parti au plus tard à 23 h 30 | Garde le démontage dans les temps |
La liste des prestataires recommandés d'un établissement — les fournisseurs qu'il conseille à ses clients — est un outil de vente ; la liste des prestataires d'un événement est un outil opérationnel.
La place de la liste des prestataires dans la planification
Le client ou son organisateur fournit généralement les noms, et le coordonnateur d'événements ou l'interlocuteur unique de l'établissement confirme les détails, souvent 10 à 14 jours avant l'événement. Les heures d'arrivée alimentent ensuite le conducteur, les emplacements d'installation sont reportés sur le plan de salle et les heures de départ déterminent le démontage.
Le contrat fixe généralement les règles applicables aux prestataires externes : doivent-ils détenir les permis requis et être assurés, certains services comme l'audiovisuel doivent-ils être réservés auprès de l'établissement, et qu'advient-il du matériel qu'ils laissent sur place.
Erreurs fréquentes à éviter
- Inscrire le numéro du bureau du prestataire au lieu de celui de la personne présente sur place.
- Laisser plusieurs prestataires arriver à la même heure et bloquer l'unique porte de livraison.
- Oublier les repas des prestataires : l'orchestre et le photographe restent le ventre vide, ou la cuisine manque de portions.
- Ne pas vérifier les attestations d'assurance avant le jour J, quand il est trop tard pour refuser l'accès.
Termes associés
- Glossaire complet banquet et traiteur
- BEO — le document auquel la liste des prestataires est jointe
- Conducteur — le déroulé qu'alimentent les heures d'arrivée des prestataires
- Interlocuteur unique — la personne qui confirme les prestataires avec le client
- Audiovisuel (AV) — un service souvent assuré par un prestataire externe
- Démontage — le moment où les prestataires remballent et repartent
Liste des prestataires — questions fréquentes.
Que doit contenir une liste des prestataires ?
Quelle différence entre la liste des prestataires et la liste des prestataires recommandés ?
L'établissement doit-il nourrir les prestataires externes ?
Qui est responsable de la liste des prestataires ?
Une seule feuille pour toute l'équipe.
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