Persona de contacto.
La persona de contacto (POC, del inglés point of contact) es la única persona designada en cada parte —cliente y local— autorizada para responder preguntas y tomar decisiones sobre un evento, sobre todo el mismo día.
También llamada contacto del día o coordinador del día (DOC), la persona de contacto existe para evitar el caos de que varias personas den al equipo instrucciones distintas. Cuando la asistente del director general, el propio director general y la responsable de marketing piden cosas diferentes, el capitán necesita saber qué palabra cuenta.
Quiénes son las personas de contacto
Todo evento tiene al menos dos. Por parte del cliente puede ser el anfitrión, un organizador de eventos corporativos, un asistente de dirección o un coordinador de bodas. Por parte del local suele ser el responsable comercial o de eventos durante la planificación, que lo traspasa al capitán de banquetes o al encargado de turno la noche del evento. En los eventos grandes el papel suele dividirse: una persona de contacto para la planificación, que aprueba menús y número de invitados, y otra para el día, que está realmente en la sala.
Sea quien sea, el nombre, el cargo y el móvil de la persona de contacto deben figurar en el BEO y en el guion del evento, junto con un suplente por si no se le localiza. Los proveedores externos —florista, DJ, fotógrafo o empresa de audiovisuales— tienen sus propios contactos, que se recogen en la lista de proveedores.
| Rol | Quién suele ser | Qué decide |
|---|---|---|
| Contacto del cliente para la planificación | Anfitrión, organizador, asistente | Menú, número de invitados, cambios en el contrato |
| Contacto del cliente el día del evento | Organizador, coordinador, familiar | Cambios de horario, extras durante la noche, discursos |
| Contacto del local para la planificación | Responsable comercial o de eventos | Presupuestos, contrato, detalles del BEO |
| Contacto del local el día del evento | Capitán de banquetes o encargado de turno | Dirigir el evento, el personal y los imprevistos en sala |
| Contactos de proveedores | El responsable de cada proveedor | Su propio montaje, llegada y desmontaje |
Por qué importa designar una persona de contacto
Su mayor valor es la autoridad. El contrato o el BEO debe indicar qué puede aprobar sobre la marcha la persona de contacto del cliente el día del evento —una hora más de barra, más vino, terminar más tarde— y hasta qué importe. Sin eso, el capitán o bien rechaza una petición razonable, o bien acepta la de un invitado y después tiene que defender el cargo en la factura. Una persona de contacto clara también hace que las sorpresas dietéticas, los proveedores que llegan tarde y los cambios de horario se resuelvan en una conversación en lugar de cinco.
Errores habituales que conviene evitar
- Anotar un nombre sin número de móvil, o un número que nadie contesta durante el evento.
- No designar un suplente cuando la persona de contacto también da un discurso, es la madre de la novia o es el anfitrión.
- Dejar sin definir el límite de gasto, de modo que los extras se discuten después del evento.
- Cambiar la persona de contacto del local entre la planificación y el evento sin un traspaso en condiciones.
Términos relacionados
- Glosario completo de banquetes y catering
- Capitán de banquetes — la persona de contacto habitual del local el día del evento
- BEO — donde figuran ambas personas de contacto con nombre y teléfono
- Guion del evento — el plan minuto a minuto que siguen las personas de contacto
- Lista de proveedores — donde se guardan los contactos de los proveedores externos
- Hoja de función — la hoja operativa con la que trabaja el equipo
Persona de contacto (POC) — preguntas frecuentes.
¿Qué significa POC en la organización de eventos?
¿La persona de contacto es lo mismo que el coordinador del día?
¿Quién es la persona de contacto del local el día del evento?
¿Qué datos deben registrarse de la persona de contacto?
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