Interlocuteur unique.
L'interlocuteur unique (en anglais point of contact, ou POC) est la personne désignée de chaque côté — client et établissement — qui a l'autorité de répondre aux questions et de prendre les décisions concernant un événement, surtout le jour même.
Aussi appelé personne-ressource ou coordonnateur du jour J, l'interlocuteur unique évite le chaos de plusieurs personnes qui donnent des consignes différentes à l'équipe. Quand l'adjointe du PDG, le PDG et la responsable marketing demandent chacun autre chose, le chef de rang doit savoir quelle parole compte.
Qui sont les interlocuteurs
Chaque événement en a au moins deux. Côté client, ce peut être l'hôte, un organisateur d'entreprise, une adjointe de direction ou une coordonnatrice de mariage. Côté établissement, c'est généralement le responsable commercial ou événementiel pendant la préparation, qui passe le relais au chef de rang banquet ou au gérant de service le soir venu. Les grands événements scindent souvent le rôle : un interlocuteur de préparation qui valide les menus et le nombre de convives, et un interlocuteur du jour J réellement présent dans la salle.
Quel qu'il soit, le nom, le rôle et le numéro de mobile de l'interlocuteur figurent sur le BEO et le conducteur, avec un remplaçant s'il est injoignable. Les fournisseurs externes — fleuriste, DJ, photographe ou société audiovisuelle — ont leurs propres contacts, consignés dans la liste des prestataires.
| Rôle | Généralement qui | Ce qu'il décide |
|---|---|---|
| Interlocuteur client (préparation) | Hôte, organisateur, adjointe | Menu, nombre de convives, modifications du contrat |
| Interlocuteur client (jour J) | Organisateur, coordonnateur, membre de la famille | Décalages d'horaire, extras pendant la soirée, discours |
| Interlocuteur établissement (préparation) | Responsable commercial ou événementiel | Devis, contrat, détails du BEO |
| Interlocuteur établissement (jour J) | Chef de rang banquet ou gérant de service | Déroulement de l'événement, personnel, problèmes en salle |
| Contacts des prestataires | Le responsable de chaque fournisseur | Leur propre montage, arrivée et démontage |
Pourquoi un interlocuteur désigné est important
Son principal atout, c'est l'autorité. Le contrat ou le BEO doit préciser ce que l'interlocuteur du client peut approuver sur place le jour J — une heure de bar supplémentaire, plus de vin, une fin plus tardive — et jusqu'à quel montant. Sans cela, le chef de rang refuse une demande raisonnable, ou dit oui à un invité et doit ensuite défendre le montant sur la facture. Un interlocuteur clairement identifié permet aussi de régler une surprise alimentaire, un prestataire en retard ou un changement d'horaire en une seule conversation au lieu de cinq.
Erreurs fréquentes à éviter
- Indiquer un nom sans numéro de mobile, ou un numéro auquel personne ne répond pendant l'événement.
- Ne pas désigner de remplaçant quand l'interlocuteur est aussi orateur, parent de la mariée ou hôte de la soirée.
- Laisser le pouvoir de dépense non défini, si bien que les extras sont contestés après l'événement.
- Changer d'interlocuteur côté établissement entre la préparation et l'événement sans véritable passation.
Termes associés
- Glossaire complet banquet et traiteur
- Chef de rang banquet — l'interlocuteur habituel de l'établissement le jour J
- BEO — là où les deux interlocuteurs figurent avec nom et téléphone
- Conducteur — le déroulé minute par minute que suivent les interlocuteurs
- Liste des prestataires — là où sont consignés les contacts des fournisseurs externes
- Feuille de fonction — la fiche opérationnelle à partir de laquelle l'équipe travaille
Interlocuteur unique (POC) — questions fréquentes.
Que signifie POC en organisation d'événements ?
L'interlocuteur unique est-il la même personne que le coordonnateur du jour J ?
Qui est l'interlocuteur de l'établissement le jour de l'événement ?
Quelles informations faut-il consigner pour un interlocuteur ?
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