Definition

Der Ansprechpartner.

Der Ansprechpartner (Point of Contact, POC) ist die eine namentlich benannte Person auf jeder Seite — Kunde und Haus —, die befugt ist, Fragen zu beantworten und Entscheidungen zu einer Veranstaltung zu treffen, vor allem am Veranstaltungstag selbst.

Auch Ansprechpartner vor Ort oder Day-of-Coordinator genannt: Der POC verhindert das Chaos, wenn mehrere Personen dem Team unterschiedliche Anweisungen geben. Wenn die Assistentin der Geschäftsführung, der Geschäftsführer und die Marketingleiterin jeweils etwas anderes wollen, muss der Bankettleiter wissen, wessen Wort zählt.

Wer die Ansprechpartner sind

Jede Veranstaltung hat mindestens zwei. Auf Kundenseite kann das der Gastgeber sein, ein Event-Planer im Unternehmen, eine Assistenz der Geschäftsführung oder ein Hochzeitsplaner. Auf Seiten des Hauses ist es während der Planung meist der Sales- oder Eventmanager, der am Abend an den Bankettleiter oder den diensthabenden Manager übergibt. Bei größeren Veranstaltungen wird die Rolle oft geteilt: ein Ansprechpartner für die Planung, der Menüs und Zahlen freigibt, und einer für den Veranstaltungstag, der tatsächlich im Raum ist.

Wer es auch ist: Name, Funktion und Handynummer des Ansprechpartners gehören in den BEO und den Regieplan, zusammen mit einer Vertretung, falls er nicht erreichbar ist. Externe Dienstleister — Florist, DJ, Fotograf oder AV-Firma — haben eigene Ansprechpartner, die in der Dienstleisterliste stehen.

Rolle	Meist wer	Was er entscheidet
Kunde – Planung	Gastgeber, Planer, Assistenz	Menü, Gästezahl, Vertragsänderungen
Kunde – Veranstaltungstag	Planer, Koordinator, Familienmitglied	Zeitliche Verschiebungen, Extras am Abend, Reden
Haus – Planung	Sales- oder Eventmanager	Angebote, Vertrag, Details im BEO
Haus – Veranstaltungstag	Bankettleiter oder diensthabender Manager	Ablauf, Personal, Probleme im Saal
Dienstleister	Verantwortlicher des jeweiligen Lieferanten	Eigener Aufbau, Anlieferung und Abbau

Warum ein benannter Ansprechpartner wichtig ist

Der größte Nutzen ist die Entscheidungsbefugnis. Vertrag oder BEO sollten festhalten, was der Ansprechpartner des Kunden am Veranstaltungstag direkt freigeben darf — eine Stunde Bar mehr, zusätzlichen Wein, ein späteres Ende — und bis zu welchem Betrag. Ohne diese Regel lehnt der Bankettleiter entweder eine berechtigte Bitte ab oder sagt einem Gast zu und muss die Position danach auf der Rechnung verteidigen. Ein klarer Ansprechpartner sorgt außerdem dafür, dass überraschende Ernährungswünsche, verspätete Dienstleister und Zeitänderungen in einem Gespräch gelöst werden statt in fünf.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Einen Namen ohne Handynummer angeben — oder eine Nummer, die während der Veranstaltung niemand abnimmt.
Keine Vertretung benennen, obwohl der Ansprechpartner zugleich Redner, Brautvater oder Gastgeber ist.
Die Ausgabebefugnis offenlassen, sodass Extras nach der Veranstaltung strittig sind.
Den Ansprechpartner des Hauses zwischen Planung und Veranstaltung wechseln, ohne ordentliche Übergabe.

Beispiel. Für ein Firmendinner mit 120 Gästen ist die Event-Planerin des Kunden als Ansprechpartnerin vor Ort benannt und laut BEO befugt, Extras bis 1.500 $ freizugeben. Um 21:30 Uhr bittet der Gastgeber, die Bar eine Stunde länger offen zu halten. Der Bankettleiter stimmt sich mit der Ansprechpartnerin ab und kalkuliert: zwei Barkeeper für eine Stunde zu je 50 $ (100 $), geschätzte Getränke für 900 $ und 20 % Servicegebühr auf die Getränke (180 $) — insgesamt 1.180 $, also innerhalb des Limits. Die Ansprechpartnerin gibt frei, der Bankettleiter notiert es, und die Position erscheint ohne Diskussion auf der Rechnung.

Ansprechpartner (POC) — häufige Fragen.

Was bedeutet POC in der Eventplanung?

POC steht für „Point of Contact“, also Ansprechpartner: die eine namentlich benannte Person auf jeder Seite, die Fragen beantwortet und Entscheidungen zur Veranstaltung trifft. Der Kunde hat einen, das Haus hat einen, und beide stehen im BEO.

Ist der Ansprechpartner dasselbe wie ein Day-of-Coordinator?

Oft ja. Der Day-of-Coordinator ist der Ansprechpartner des Kunden am Veranstaltungstag, meist ein Planer oder Koordinator. Manche Veranstaltungen haben in den Monaten davor einen eigenen Ansprechpartner für die Planung, der dann an den Kontakt für den Veranstaltungstag übergibt.

Wer ist am Veranstaltungstag der Ansprechpartner des Hauses?

Meist der Bankettleiter oder der diensthabende Manager. Der Sales- oder Eventmanager ist normalerweise der Ansprechpartner in der Planungsphase und sollte den Bankettleiter vor der Veranstaltung vollständig briefen.

Welche Angaben sollten zum Ansprechpartner festgehalten werden?

Name, Funktion, Handynummer und E-Mail, was er freigeben darf und bis zu welchem Betrag, sowie eine Vertretung für den Fall, dass er nicht erreichbar ist.

Eine Seite, ein gemeinsamer Stand.

Die BEOs und Veranstaltungsblätter in LightCater bringen Menü, Zeitplan, Raumaufbau, Ernährungshinweise und Personal jeder Veranstaltung auf eine Seite, sodass Ihr Bankettleiter und der Ansprechpartner des Kunden mit demselben Plan arbeiten. Testen Sie LightCater 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte für den Start.

Demo buchen Kostenlos testen BEOs in LightCater ansehen