Der Bankett-Ablaufplan (BEO, aus dem Englischen für „Banquet Event Order“) ist das wichtigste Dokument im Veranstaltungsbetrieb. Der Vertrieb schließt den Auftrag ab. Der BEO bringt die Veranstaltung zum Laufen. Wenn im Saal etwas schiefgeht, liegt es in neun von zehn Fällen daran, dass im BEO etwas fehlte oder jemand mit einer anderen Version gearbeitet hat.
Dies ist ein Feld-für-Feld-Rundgang durch alles, was in jedem BEO stehen sollte, gegliedert in die acht Abschnitte, die den operativen Bedarf einer Veranstaltung abdecken. Dazu ein reales Beispiel, die Versäumnisse, die die meisten Probleme verursachen, und ein Hinweis, wann man einen BEO aktualisiert und wann man einen neuen ausstellt.
Was ein BEO wirklich ist
Ein BEO, in Betrieben in Großbritannien, Europa und Südafrika auch Function Sheet genannt, ist ein einseitiges Dokument, das Küche, Bar und Serviceteam genau sagt, was eine Veranstaltung benötigt: Zeitpläne, Gästezahl, Menü, Saalaufbau, Ernährungsanforderungen, Personalbesetzung und alle besonderen Wünsche.
Er unterscheidet sich vom Angebot (das die Buchung gewonnen hat) und vom Vertrag (der sie verbindlich macht). Der BEO ist das operative Dokument: das, was Ihr Team am Abend der Veranstaltung in der Hand hält.
Wenn das Angebot sagt, was der Kunde bezahlt, und der Vertrag die Konditionen festlegt, dann sagt der BEO, wie das Team es umsetzt.
Die acht Abschnitte, die jeder BEO braucht
1. Kopfzeile: Wer, was, wann, wo
Die identifizierenden Informationen. Wenn dieser Abschnitt fehlt oder unklar ist, nützt der Rest des BEO nichts.
- BEO-Nummer: eine eindeutige Kennung, mit der Sie das Dokument referenzieren.
- Name der Veranstaltung: zum Beispiel „Hochzeit Tremblay“ oder „Jahresabschlussgala der Acme Corp“.
- Datum: das Datum der Veranstaltung (nicht das Druckdatum des BEO).
- Standort / Saal: welcher Raum, mit Angabe des Saals, falls Sie über mehrere verfügen.
- Name des Kunden: und die Ansprechperson des Kunden vor Ort mit Telefonnummer.
- Kundenbetreuer / Vertriebsverantwortlicher: wer die Buchung abgeschlossen hat, damit das Servicepersonal weiß, wen es bei verkaufsspezifischen Fragen anrufen kann.
2. Zeitplan: jeder Schritt mit Uhrzeit
Der Abschnitt, der während der Veranstaltung am häufigsten herangezogen wird. Ihr Bankettleiter wird ihn alle 30 Minuten prüfen:
- Antrittszeit des Personals: wann Ihr Team eintrifft.
- Anlieferungsfenster der Dienstleister: wann Florist, Konditorei, DJ usw. eintreffen.
- Aufbau fertig bis: die Uhrzeit, zu der der Saal bereit ist.
- Türöffnung / Ankunft: wann die Gäste eintreffen.
- Beginnzeiten des Service: Empfang, Dinner, Dessert usw.
- Ende des Service / Barschluss: wann Essen und Bar eingestellt werden.
- Ende der Veranstaltung / Beginn des Abbaus: wann die Gäste gehen und das Abräumen beginnt.
- Abbau abgeschlossen: wann das Personal entlassen wird.
Die sorgfältigsten BEOs enthalten einen kleinen Minutenablaufplan als Unterabschnitt mit den Momenten Minute für Minute (erster Tanz, Reden, Anschnitt der Torte). Die Küche braucht dieses Detail nicht; der Bankettleiter schon.
3. Gäste: Zahl, Garantie und Diät-Aufschlüsselung
- Gästezahl: die Arbeitszahl.
- Endgültige Garantie: die bereits festgelegte Abrechnungszahl.
- Diät-Aufschlüsselung: vegan: 3, glutenfrei: 1, Nussallergie: 2 (mit konkreten Tisch- und Platznummern, wenn kritisch).
- Kindermenüs: Anzahl + Gericht.
- Verpflegung der Dienstleister: wenn Sie DJ, Fotograf usw. verköstigen.
- Tischordnung: zugewiesen oder freie Wahl; bei Zuweisung den Raumplan verlinken oder beifügen.
Die Diät-Aufschlüsselung ist die Angabe, die am häufigsten weggelassen wird und die die meisten realen Probleme verursacht. Setzen Sie auf explizite Zahlen, nicht auf ein bloßes „ein paar Vegetarier“.
4. Menü: jedes Gericht oder jede Station, jede Zubereitung
Für ein Tellergericht-Dinner beschreiben Sie jedes Gericht mit Protein, Beilage und jeder Garnitur oder Sauce. Für ein Buffet beschreiben Sie jede Station mit ihren Zubereitungen. Für herumgereichte Canapés geben Sie jeden Bissen und die Menge pro Gast an.
Führen Sie die Allergene (oder deren Fehlen) je Gericht auf, wo angebracht. „Lachs (enthält: Milch, Gluten)“ sagt Küche und Service alles, was sie wissen müssen.
5. Bar: Paket, Zeitplan und Inventar
- Barpaket: Premium, Hausmarke, nur Bier/Wein, nach Verbrauch.
- Barzeiten: wann geöffnet wird, wann die letzte Runde ist, wann geschlossen wird.
- Anzahl der Barkeeper: und die angewandte Regel für das Personal-Gäste-Verhältnis.
- Signature-Cocktails: falls vorhanden (ein charakteristisches Getränk für eine Hochzeit, ein Cocktail mit Branding für ein Firmenevent).
- Korkgeld / eigene Getränke: wenn der Kunde seinen eigenen Wein mitbringt, notieren Sie das Korkgeld und wo er gelagert wird.
6. Saal: Aufbaustil, Raumplan, Audio/Video
- Aufbaustil: runde 8er-Tische, Bankettreihen, Empfangsformat, Theaterbestuhlung, U-Form.
- Anzahl der Tische + Anzahl der Stühle.
- Tischwäsche: Farbe, Tischläufer, Stuhlhussen, falls vorhanden.
- Dekoration: Tischgestecke (wer liefert sie), Kerzen, Beschilderung.
- Tanzfläche: Größe und Position.
- Bühne: für Reden, Auftritte, DJ.
- Audio/Video: Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Leinwand; wer sie liefert und wer sie bedient.
Fügen Sie das Raumplan-Diagramm bei oder verweisen Sie darauf. Wenn Sie eine Software zur Veranstaltungsverwaltung nutzen, sollte der Raumplan nur einen Klick vom BEO entfernt sein.
7. Dienstleister: wer kommt, wann und wo
Die Dienstleisterliste. Jeder externe Dienstleister, den der Kunde beauftragt hat, mit:
- Art des Dienstleisters (Florist, Fotograf, DJ, Konditorei, Dekoration usw.).
- Firmenname und Name der Kontaktperson vor Ort + Handynummer.
- Anlieferungszeit und über welchen Eingang oder welche Laderampe.
- Hinweise zum Zugang (Strombedarf, benötigter Tisch, Verpflegung des Dienstleisters usw.).
8. Personal: wer arbeitet, wer leitet
- Bankettleiter: mit Namen und Handynummer.
- Anzahl der Servicekräfte: und die Verhältnisregel.
- Anzahl der Barkeeper.
- Küchenverantwortlicher: für die Koordination zwischen Küche und Saal.
- Sondereinsätze: wer an der Empfangsstation ist, wer am Brauttisch, wer sich mit dem Fotografen abstimmt.
Ein reales Beispiel: BEO für eine Gala mit 90 Gästen
Maple & Vine · BEO Nr. 1042 · Jahresabschlussgala der Acme Corp · 6. Juni 2026
Das ist kompakt genug, um es auf einer einzigen Seite auszudrucken. Jedes Teammitglied, das eine Information braucht, findet sie in unter 10 Sekunden.
Die Versäumnisse, die die meisten Probleme verursachen
- Handynummern der Dienstleister. Wenn der Florist zu spät kommt, nützt „ruf den Floristen an“ ohne Nummer nichts.
- Tisch und Platz bei Diäten. „1 Nussallergie“ ohne Ortsangabe zwingt die Servicekraft, den ganzen Tisch zu befragen.
- Abbauzeit. Ohne eine explizite Uhrzeit für „Abbau abgeschlossen“ geht das Personal auf eigene Faust oder wird zu viel bezahlt.
- Uhrzeit des Barschlusses. Barkeeper und Kunden sind sich oft uneinig, was „schließen“ bedeutet, wenn keine explizite Uhrzeit vorliegt.
- Aufbaustil + Anzahl der Tische. „Rund“ kann 8 oder 10 bedeuten; ohne Angabe verlangsamt sich der Aufbau.
- Name des Kundenbetreuers. Ohne ihn hat der Bankettleiter niemanden, an den er eine verkaufsbezogene Frage eskalieren kann.
- Anzahl der Kindermenüs. Fällt oft erst auf, wenn die Familie eintrifft.
Wann man einen BEO aktualisiert und wann man einen neuen ausstellt
Kleinere Änderungen – eine Anpassung der Zahl der Servicekräfte, eine Namenskorrektur, eine Zeitanpassung – lassen sich direkt im bestehenden BEO aktualisieren. Erfassen Sie die Änderung in Ihrem Audit-Protokoll, um sie nachvollziehbar zu machen, aber die BEO-Nummer bleibt gleich.
Stellen Sie einen neuen BEO aus, wenn:
- Die Gästezahl um mehr als 10 % abweicht (das betrifft die Vorbereitung in der Küche, das Service-Verhältnis und das Barpaket).
- Sich das Menü strukturell ändert (von Tellergericht zu Buffet oder umgekehrt).
- Sich der Saal ändert.
- Sich Datum oder Standort ändern.
Ein neuer BEO erhält eine neue Nummer und einen klaren Hinweis „ersetzt BEO Nr. X“ ganz oben, damit niemand mit dem falschen Blatt arbeitet.
LightCater erstellt den BEO automatisch aus Ihrer Veranstaltungsakte. Jede bestätigte Veranstaltung erhält einen druckbaren Ablaufplan mit allem oben Genannten: Zeitpläne, Gästezahl, Menü, Diät-Aufschlüsselung, Dienstleisterliste, Bankettleiter und Saalaufbau. Einmal bearbeiten, sofort neu drucken. Sehen Sie sich die BEO-Funktion an oder wie Festsäle damit den gesamten Ablauf steuern.
Die Fünf-Minuten-Version
Ein BEO muss acht Fragen klar beantworten: wer, wann, wo, wer kommt, was essen sie, was trinken sie, wie sieht der Saal aus und wer leitet ihn. Wenn eine dieser Antworten länger als 10 Sekunden braucht, um auf der ausgedruckten Seite gefunden zu werden, hat der BEO zu viel Ballast oder ein falsches Layout.
Treffen Sie diese acht Antworten richtig, und Ihre Samstagabende werden deutlich ruhiger.