Die meisten Catering-Betriebe verlieren kein Geld wegen des Essens. Sie verlieren es durch eine schlechte Preisgestaltung: weil sie die Arbeit zu niedrig ansetzen, die Fixkosten vergessen, die falsche Marge anwenden oder Kunden annehmen, die sie von Anfang an unter die Gewinnschwelle drücken wollten.
Das ist die reale Kalkulation, die Caterer verwenden, um ein Event rentabel zu kalkulieren. Sie deckt die Wareneinsatzquote, die Personalverhältnisse, die versteckten Positionen, die die meisten Angebote übersehen, die Verwechslung von Aufschlag und Marge, die echtes Geld kostet, und ein Schritt für Schritt gelöstes Beispiel ab. Sie enthält außerdem einen kurzen Abschnitt darüber, wann es sich lohnt, auf ein Angebot zu verzichten, statt ihm hinterherzujagen.
Die Denkweise pro Gast
Der Catering-Preis wird fast immer pro Gast angeboten, auch wenn die dahinterliegenden Kosten nicht streng pro Gast anfallen. Der Grund ist die Einfachheit des Gesprächs: Der Kunde denkt in Personenzahlen („Wir sind 90 Gäste“), also muss der Preis in dieser Einheit landen („95 $ pro Gast“).
Aber Sie kalkulieren nicht pro Gast. Sie berechnen die Gesamtkosten, teilen dann durch die Gästezahl und wenden anschließend den Aufschlag an. Beides zu verwechseln — pro Gast anzubieten, bevor die eigentliche Kalkulation gemacht ist — ist die Nummer-eins-Art, wie Caterer sich zu niedrig ansetzen.
Die Regel der Wareneinsatzquote
Das Branchenstandardziel für den Wareneinsatz liegt bei 28-35 % des Menüpreises. Das bedeutet: Wenn Sie dem Kunden 30 $ pro Gast für Essen berechnen, sollten Sie die rohen Zutaten zwischen 8,40 $ und 10,50 $ kosten.
Warum? Weil das Essen nur einer Ihrer Kostenpunkte ist. Die übrigen 65-72 % müssen Arbeit, Gemeinkosten, Bruch, Schwund und Ihre Marge decken. Caterer, die das Essen mit einem Kostenanteil von 50 % kalkulieren (30 $ auf 15 $ Zutaten), haben das Gefühl, wettbewerbsfähig zu sein, arbeiten in Wahrheit aber gratis.
Wendet man die Regel umgekehrt an: Wenn Ihre rohen Zutaten für ein Buffet-Menü 14 $ pro Gast ausmachen, sollte Ihr Menüpreis für diese Position bei 40 $ bis 50 $ liegen (14 $ ÷ 0,30 bis 0,35).
Schnellformel: Menüpreis pro Gast = Wareneinsatz pro Gast ÷ Ziel-Wareneinsatzquote (z. B. 0,30 oder 0,32).
Beispiel: 14 $ ÷ 0,30 = 46,67 $. Auf 47 $ runden.
Arbeit: der Kostenpunkt, der am häufigsten zu niedrig angesetzt wird
Die Arbeit ist der zweithöchste Kostenpunkt im Catering und der, der am häufigsten zu niedrig angesetzt wird. Die Kalkulation der Arbeit:
- Zählen Sie die Stunden je Position. Bankettleiter, Kellner, Barkeeper, Küchenvorbereitung, Transport, Auf- und Abbau. Vergessen Sie nicht die Fahrzeit und die Vorbereitung vor dem Event.
- Multiplizieren Sie mit dem belasteten Stundensatz. Nicht den Nettolohn, sondern die vollen Kosten: Lohnnebenkosten, Sozialleistungen und ein kleines Polster für Überstunden. Ein Kellner zu 20 $/Stunde kostet Sie voll belastet eher 26-28 $/Stunde.
- Wenden Sie einen Arbeitsaufschlag von 2-3× an. Wie das Essen wird die Arbeit mit Aufschlag berechnet. Ein Event mit 90 Gästen, 6 Kellner × 6 Stunden × 26 $ belastet = 936 $ Bruttoarbeitskosten. Berechnen Sie es mit 2.000 $ bis 2.500 $.
Die Standardregeln für das Kellner-Verhältnis:
- Tellerservice: 1 Kellner je 12-16 Gäste
- Buffet: 1 Kellner je 25-35 Gäste
- Cocktail / Canapés: 1 Kellner je 40 Gäste
- Barkeeper: 1 je 50-75 Gäste, je nach Barstil
Wenn Sie das Personal reduzieren, um die Arbeit zu senken, leidet das Erlebnis und die nächste Buchung kommt nicht. Wenn Sie zu viel Personal einsetzen, um großzügig zu wirken, verschwindet Ihre Marge. Die Verhältnisregeln existieren, weil sie funktionieren.
Die Positionen, die ein Angebot von kostendeckend zu rentabel machen
Das sind die Kosten, die Sie in den Preis pro Gast einbauen (oder je nach Preismodell separat ausweisen). So oder so muss jede berücksichtigt sein, sonst arbeiten Sie mit Verlust:
- Mietartikel — Tische, Stühle, Tischwäsche, Gläser, Geschirr, Besteck, Servierteile. Meist mit einem Aufschlag von 1,5-2× auf den Preis des Mietanbieters.
- Transport — Fahrzeug, Kraftstoff, Fahrerzeit, Rückfahrt. Für externe Events mehr als 30 Minuten entfernt ist das echtes Geld.
- Einwegartikel und Verpackung — Brennpaste für Warmhaltebehälter, Behälter zum Mitnehmen, Müllsäcke, Frischhaltefolie. Etwa 1-3 $ pro Gast.
- Versicherungen und Lizenzen — Ihr Betrieb trägt Haftpflicht und Haftung für den Alkoholausschank; amortisieren Sie das über Ihr jährliches Eventvolumen.
- Küchen-Gemeinkosten — Miete, Nebenkosten, Abschreibung der Ausstattung. Wenn Sie eine Produktions- oder Zentralküche haben, verteilt sich das auf alle Events.
- Vertriebs- und Verwaltungszeit — die Stunden für Angebote, E-Mails, Personaleinsatz und Rechnungsstellung. Das ist echte Arbeit, auch wenn sie nicht am Eventort stattfindet.
- Marketing — das, was Sie investieren, um den Interessenten überhaupt zu gewinnen. Ein Angebot, das die Marketingkosten nicht deckt, bedeutet, dass Sie Ihr Geschäft mit Verlust ausbauen.
- Gewinnmarge — ja, das ist in Ihrer Kalkulation eine eigene Position, auch wenn sie im Kundenangebot unsichtbar ist. Zielen Sie auf 15-25 % netto.
Aufschlag vs. Marge: die Rechnung, die Caterer falsch machen
Das ist der teuerste Rechenfehler der Branche. Aufschlag und Marge sind nicht dieselbe Zahl.
- Aufschlag = Gewinn ÷ Kosten. Wenn ein Gericht Sie 10 $ kostet und Sie es für 30 $ verkaufen, beträgt Ihr Aufschlag 200 % (20 $ Gewinn ÷ 10 $ Kosten).
- Marge = Gewinn ÷ Verkaufspreis. Dasselbe Gericht: die Marge beträgt 67 % (20 $ Gewinn ÷ 30 $ Verkaufspreis).
Caterer, die sagen „Ich arbeite mit 30 % Aufschlag“, meinen meist, dass sie 30 % Marge haben, was gesund ist. Caterer, die tatsächlich 30 % Aufschlag anwenden (10 $ Kosten × 1,30 = 13 $ Verkaufspreis), arbeiten mit 23 % Marge auf das Essen und verlieren wahrscheinlich Geld, sobald Arbeit und Fixkosten hinzukommen.
Die schnelle Kontrolle: Aufschlag und Marge stimmen nur bei 0 % überein. Danach laufen sie deutlich auseinander. Ein Aufschlag von 50 % ist eine Marge von 33 %. Ein Aufschlag von 100 % ist eine Marge von 50 %. Ein Aufschlag von 200 % ist eine Marge von 67 %.
Verwenden Sie die Zahl, mit der Sie sich wohlfühlen, aber wissen Sie klar, welche der beiden Sie verwenden.
Ein gelöstes Beispiel: Buffet-Hochzeit mit 90 Gästen
Machen wir die vollständige Kalkulation einer externen Buffet-Hochzeit für 90 Gäste, mit 14 $/Gast Wareneinsatz und 30 % Ziel-Wareneinsatzquote.
Kalkulation — interne Zahlen (nicht das, was der Kunde sieht)
| Bruttowareneinsatz (90 × 14 $) | 1.260 $ |
| Essen bei 30 % Kostenanteil (14 $ ÷ 0,30 × 90) | 4.200 $ |
| Bar — Premium, 24 $/Gast × 90 | 2.160 $ |
| Arbeit — 6 Kellner × 6 Std. × 26 $ inkl. Nebenkosten | 936 $ |
| Berechnete Arbeit (~2,5× Aufschlag) | 2.340 $ |
| Mietartikel — Tischwäsche, Gläser, Warmhaltebehälter (mit Aufschlag) | 680 $ |
| Transport + Auf-/Abbau | 420 $ |
| Einwegartikel und Verpackung (90 × 2 $) | 180 $ |
| Servicegebühr (18 % auf Speisen & Getränke) | 1.143 $ |
| Dem Kunden berechnete Zwischensumme | 11.123 $ |
| Steuer (14,975 %, je nach Rechtsraum unterschiedlich) | 1.666 $ |
| Gesamt für den Kunden | 12.789 $ |
Pro Gast liegt das bei rund 142 $ alles inklusive oder bei etwa 124 $ vor Steuern. Allein die Essens-/Barkomponente liegt bei rund 71 $ pro Gast, was im realistischen Bereich für eine Buffet-Hochzeit liegt.
Nun die Rentabilitätskontrolle:
Was tatsächlich bei Ihnen bleibt
| Umsatz (vor Steuern) | 11.123 $ |
| Abzüglich: Wareneinsatz Essen | (1.260 $) |
| Abzüglich: Wareneinsatz Bar (50 % Kostenanteil) | (1.080 $) |
| Abzüglich: Arbeit zu Vollkosten | (936 $) |
| Abzüglich: Mietartikel zu unseren Kosten | (380 $) |
| Abzüglich: Transport + Einwegartikel + Verwaltung | (550 $) |
| Abzüglich: Gemeinkostenzuschlag (~10 %) | (1.112 $) |
| Nettogewinn | 5.805 $ |
Das ist eine Bruttomarge von 52 % und eine Nettomarge von ~22 % nach Fixkosten. Das ist ein gesundes Event. Wenn Sie den Aufschlag auf das Essen auf 40 % statt 30 % senken, fällt die Nettomarge auf ~12 %: immer noch rentabel, aber ohne Sicherheitsnetz für das unvermeidliche Unvorhergesehene.
Wann man auf einen Kunden verzichten sollte, der nur den niedrigsten Preis sucht
Manche Interessenten verhandeln hart, verhandeln dann während des Events weiter und hinterlassen danach eine negative Bewertung, wenn das Erlebnis nicht dem entspricht, was sie zahlen wollten. Sie früh zu erkennen, gehört zur guten Preisgestaltung.
Warnsignale:
- „Können Sie mit dem Angebot von [Konkurrent] mithalten?“, ohne Ihnen das Angebot des Konkurrenten zu schicken: Es existiert meist nicht.
- „Was ist das Billigste, das Sie machen können?“ als erste Frage: Ihre Arbeit ist ihnen egal.
- Auf einen Nachlass drängen, nachdem Sie bereits jede Position aufgeschlüsselt haben: Sie wollen, dass Sie die Arbeitskosten schlucken.
- Sie bitten, die Servicegebühr zu streichen oder in den Preis pro Gast einzubauen: Danach lassen sie auch wenig Trinkgeld.
- „Wir sind eine gemeinnützige Organisation / eine Hochzeit / unser erstes Event“: Das können echte Fälle sein, aber wenn alle anderen Signale ebenfalls auf ein knappes Budget deuten, kommt der Nachlass nicht in Form von Empfehlungen zurück.
Eine höfliche Absage:
„Vielen Dank, dass Sie uns in Betracht ziehen. Nach dem, was Sie suchen, liegt unser Preis bei X $. Ich verstehe, wenn das Ihr Budget übersteigt; gern empfehle ich Ihnen andere Caterer in der Region, die mit anderen Preisspannen arbeiten. So oder so wünsche ich Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Event.“
Sie woanders hinzuschicken ist besser, als sechs Wochen bis zu einem Ja zu verhandeln, das nicht rentabel ist.
LightCater übernimmt die Preiskalkulation für Sie. Nehmen Sie die Gerichte aus Ihrer Menübibliothek mit bereits berechneten Kosten, legen Sie den Aufschlag fest, wenden Sie Steuer und Servicegebühr an und senden Sie das ausgefeilte Angebot. Angenommene Angebote werden mit einem Klick zu Verträgen und Rechnungen: dieselben Zahlen, ohne Übertragungsfehler. Sehen Sie, wie es funktioniert, oder wie es zu Teams im Außer-Haus-Catering passt.
Die Fünf-Minuten-Version
Zielen Sie auf 28-35 % Wareneinsatz. Berechnen Sie die Arbeit mit dem 2-3-fachen der belasteten Kosten, dimensioniert mit dem richtigen Kellner-Verhältnis. Vergessen Sie nicht die Mieten, den Transport, die Einwegartikel, die Verwaltungszeit und den Gemeinkostenzuschlag. Wenden Sie den Aufschlag (nicht die Marge) konsequent an. Weisen Sie Servicegebühr und Steuer ausdrücklich aus. Verzichten Sie auf Kunden, die Sie unter Ihre tragfähige Untergrenze drücken.
Machen Sie das bei jedem Angebot, und der Unterschied zwischen Jahren, die gerade kostendeckend sind, und guten Jahren beträgt — über 50 Events hinweg — mehr als 80.000 $.