Was ist ein BEO?
Ein BEO (Bankett-Ablaufplan) ist das eine Dokument, das jedem Team — Küche, Service und Aufbau — genau sagt, wie eine Veranstaltung auszuführen ist: Datum, Beginn- und Endzeiten, Gästezahl, Menü, Saalaufbau, Audio-/Videotechnik, Veranstaltungsablauf und Preise. Wenn der Vertrag sagt, was vereinbart wurde, und die Rechnung sagt, was geschuldet wird, dann sagt der BEO, wie die Veranstaltung am jeweiligen Tag ausgeführt wird.
Eine Seite, eine einzige Quelle der Wahrheit. Steht ein Detail im BEO, geschieht es; fehlt es, meist nicht. Deshalb steht der BEO im Zentrum des professionellen Catering- und Bankettbetriebs.
Dasselbe Dokument, viele Namen.
Je nach Land, Art des Hauses und Team trägt der BEO verschiedene Namen. Alle bezeichnen dasselbe operative Dokument — jenes, das Ihr Personal am Abend der Veranstaltung bei sich trägt:
Function Sheet ist der übliche Begriff in Häusern in Großbritannien, Europa und Südafrika; Banquet Event Order oder BEO ist der Standard in Hotels und Catering-Unternehmen in Nordamerika. Event Order, Banquet Order, Function Agenda, Ablaufplan und Küchenauftrag sind regionale oder abteilungsspezifische Varianten. Welche Bezeichnung ein Team auch verwendet, der Zweck ist identisch: ein einziges, abgestimmtes Blatt, das eine Buchung in Anweisungen übersetzt, nach denen Küche, Bar und Saal handeln können.
Was ein BEO enthält.
Ein vollständiger BEO deckt die folgenden Standardfelder ab. Zusammen beantworten sie, für wen die Veranstaltung ist, wann sie abläuft, was serviert wird, wie der Saal aufgebaut wird und wer verantwortlich ist.
Veranstaltung und Kunde
Name und Art der Veranstaltung, Kunde oder Organisation, der Ansprechpartner vor Ort mit Mobilnummer und der Kundenbetreuer, der gebucht hat.
Datum und Zeiten
Das Veranstaltungsdatum, die Antrittszeit des Personals, die Zeit des vollständigen Aufbaus, die Ankunft der Gäste sowie Beginn- und Endzeiten jedes Programmteils.
Gästezahl / Gedecke
Die vorläufige Teilnehmerzahl und die endgültige garantierte Zahl, auf deren Grundlage abgerechnet und vorbereitet wird — die Zahl, für die die Küche kocht.
Saal + Raumplan / Aufbau
Der Saal oder Raum, der Aufbaustil (runde Tische, Bankettreihen, Reihenbestuhlung, Stehempfang), die Anzahl der Tische und Stühle, Tischwäsche, Bühne und der Raumplan.
Menü + Diät / Allergene
Jeder Gang oder jede Station mit den zugehörigen Speisen, dazu eine explizite Aufstellung der Ernährungsweisen — Zahlen zu vegan, glutenfrei und Allergien, idealerweise pro Tisch und Platz.
Getränke
Das Bar-Paket, die Servicezeiten und die letzte Runde, die Zahl der Barkeeper, die Signature-Cocktails und etwaige Vereinbarungen zu Korkgeld oder mitgebrachten Getränken.
Audio-/Videotechnik und Mietmaterial
Mikrofone, Lautsprecher, Projektor und Leinwand, Beleuchtung sowie jegliches gemietete Mobiliar oder Equipment — mit Angabe, wer was liefert und wer es bedient.
Veranstaltungsablauf
Die minutengenaue Reihenfolge — Ankunft, Reden, Service, erster Tanz, Anschnitt der Torte, Abschluss —, damit der Bankettleiter den Abend im Takt hält.
Preise und Anzahlung
Preise pro Person und pro Paket, Servicegebühren und Steuern, die geleistete Anzahlung und der offene Restbetrag — die Zahlen, die mit dem Vertrag übereinstimmen müssen.
Personal / Zuweisungen
Der Bankettleiter mit Namen und Mobilnummer, die Zahl der Servicekräfte und Barkeeper, der Küchenchef sowie die konkreten Zuweisungen zu Stationen oder Tischen.
Für einen Durchgang Feld für Feld mit einem ausgefüllten Beispiel finden Sie den vollständigen Leitfaden zur Vorlage für den Bankett-Ablaufplan.
Wer einen BEO nutzt und warum.
Den BEO schreibt, wer die Veranstaltung koordiniert, und danach liest ihn jeder, der sie ausführt. Er ist Standard bei:
- Catering-Unternehmen — um Küche und Serviceteam über eine externe Veranstaltung zu instruieren, die sie vielleicht erst am selben Tag zum ersten Mal sehen
- Bankettsälen und Veranstaltungsorten — um Aufbau, Küche und Saal über mehrere gleichzeitige Veranstaltungen hinweg zu koordinieren
- Hotels — um eine bestätigte Veranstaltung vom Vertrieb an den Bankettbetrieb zu übergeben, ohne dass ein Detail verloren geht
Drei Gründe, warum er überall verwendet wird: Koordination — Küche, Bar und Saal arbeiten alle aus einem einzigen abgestimmten Blatt statt aus verstreuten E-Mails; Freigabe durch den Kunden — die Details lassen sich vor der Veranstaltung mit dem Kunden bestätigen, damit es keine Überraschungen gibt; und Fehlervermeidung — eine schriftlich festgehaltene Gästezahl, eine Diätaufstellung und ein Ablauf lassen sich weit schwerer verwechseln als eine Erinnerung oder ein Flurgespräch. Wenn am Abend der Veranstaltung doch etwas schiefgeht, liegt es fast immer daran, dass im BEO ein Detail fehlte oder jemand aus einer alten Version arbeitete.
BEO vs. Vertrag vs. Rechnung.
Diese drei Dokumente beschreiben dieselbe Veranstaltung, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Sie zu verwechseln ist eine häufige Fehlerquelle.
| Dokument | Was es ist | Hauptzweck |
|---|---|---|
| Vertrag | Die rechtliche Vereinbarung zwischen Kunde und Veranstaltungsort | Macht die Buchung verbindlich — Bedingungen, Stornierung, Anzahlung und Haftung |
| Rechnung | Das Dokument zur Zahlung | Fordert die Zahlung an und erfasst sie — was geschuldet wird, was gezahlt wurde und wann |
| BEO | Das operative Ausführungsblatt | Sagt dem Team, wie die Veranstaltung auszuführen ist — Zeiten, Menü, Saal, Personal und Diätdetails |
Kurz gesagt: Beim Vertrag geht es um die Vereinbarung, bei der Rechnung um das Geld und beim BEO um den Tag selbst. Alle drei sollten dieselben Zahlen tragen — genau deshalb erzeugen Teams sie zunehmend aus einem einzigen Datensatz der Veranstaltung, statt jeden von Hand zu pflegen.
Wie Software einen BEO für Sie erstellt.
Früher wurde der BEO für jede Veranstaltung von Hand neu getippt. Moderne Catering- und Veranstaltungssoftware erstellt ihn stattdessen automatisch.
Da Kunde, Datum, Saal, Menü, Gästezahl und Preise bereits erfasst werden, wenn die Buchung bestätigt wird, kann der BEO als Ansicht dieses Datensatzes erzeugt werden statt als separates, von Grund auf getipptes Dokument. Das Ergebnis ist ein druckfertiges Function Sheet mit bereits ausgefüllten Zeiten, Teilnehmerzahl, Menü, Saalaufbau und Diätaufstellung — eine einzige lebende Version, aus der alle arbeiten, mit jeder Änderung nachverfolgbar, sodass ein falsches Detail am Abend der Veranstaltung nachvollzogen statt diskutiert werden kann.
- Sehen Sie auf der Seite zur BEO-Software, wie ein automatisierter Bankett-Ablaufplan funktioniert
- Holen Sie sich die Vorlage für den Bankett-Ablaufplan Feld für Feld, um Ihre eigene aufzubauen
- Sehen Sie ihn im Zusammenspiel mit dem übrigen Workflow auf der Seite Funktionen
BEO — häufige Fragen.
Wofür steht BEO?
Ist ein Function Sheet dasselbe wie ein BEO?
Wer erstellt den BEO?
Was ist der Unterschied zwischen einem BEO und einem Vertrag?
Wann wird ein BEO finalisiert?
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