LightCater vs. Tabellenkalkulationen

Führen Sie Ihren Betrieb nicht länger
über eine Tabelle.

Excel und Google Sheets sind kostenlos — bis Sie die Doppelbuchungen, das Versionschaos, verspätete Rechnungen und die Verwaltungsmarathons am Sonntagabend mitrechnen, die sie Sie tatsächlich kosten. Hier der ehrliche Vergleich.

Was Tabellen Sie kosten (ohne dass Sie es sehen)

Vier versteckte Kosten der Arbeit mit Excel.

Das Risiko von Doppelbuchungen

Ein falsch gesetzter Filter, eine Sortierung, die die Zeilen durcheinanderbringt — und schon ist der große Saal am selben Samstag für zwei Events gebucht. Tabellen warnen nicht vor Konflikten. LightCater schon.

Sechs Versionen desselben Angebots

„Final-FINAL-v3-mit-Marias-Änderungen.xlsx“. E-Mail-Anhänge, Copy-and-paste-Fehler, die Zahl, die niemand aktualisiert hat. LightCater speichert einen Datensatz pro Event; jede Änderung wird protokolliert.

Der Verwaltungsmarathon am Sonntagabend

Dieselben Zahlen in drei Dokumente abtippen: Angebot, Vertrag, Rechnung. Jeden Freitag den BEO von Grund auf neu. LightCater erstellt alles aus einem Datensatz, jeweils mit einem Klick.

Geld, dem Sie vergessen haben nachzugehen

Tabellen unterscheiden nicht zwischen offenen, erhaltenen und gutgeschriebenen Anzahlungen. Sie verschicken keine Erinnerung an den Restbetrag, wenn der Event noch 14 Tage entfernt ist. LightCater erledigt das automatisch.

Im direkten Vergleich

Was Sie jeweils bekommen — ehrlich verglichen.

Funktion Tabellen (Excel / Google Sheets) LightCater
Konflikt-/Doppelbuchungswarnungen Keine — Sie müssen das Raster selbst genau lesen Ja — visuell plus Warnung, sobald Sie überschneidend buchen wollen
Eine verlässliche Quelle pro Event Nein — meist 3–6 separate Dateien pro Buchung Ja — ein Kundendatensatz, ein Event, ein Workflow
Kundenfertige Angebote in Ihrem Design Möglich, aber manuell; meist als PDF exportiert und per E-Mail verschickt Integriert — in Ihrem Design, online, im Browser angenommen
Angebot → Vertrag → Rechnung mit einem Klick Nein — abtippen oder zwischen Dateien kopieren Ja — dieselben Zahlen, keine Übertragungsfehler
Erstellung von Bankett-Event-Aufträgen (BEO) Manuell — für jeden Event neu aufbauen Automatisch — druckfertiger BEO aus dem Event-Datensatz
Nachverfolgung von Anzahlungen + Zahlungen Manuelle Spalten, die Sie von Hand pflegen Integriert — angefordert / erhalten / offen, pro Event
E-Signatur Separates E-Signatur-Tool mit Zusatzkosten nötig Integriert — Status gesendet / geöffnet / unterschrieben, keine Zusatzgebühr
Änderungsprotokoll — wer hat was wann geändert Nein — der Versionsverlauf von Excel ist bestenfalls oberflächlich Ja — jede Feldänderung mit Benutzer + Zeitstempel erfasst
Bearbeitung durch mehrere Benutzer ohne Konflikte Google Sheets kann es; Excel nur mit Online-Datei Ja — speziell für die Zusammenarbeit im Team gebaut
Mehrsprachige Kundendokumente Selbst basteln — eigene Vorlagendatei pro Sprache EN / DE / FR / IT / ES mit einem Klick
Mobiler Zugriff Funktioniert, aber eng auf dem Smartphone Für Mobilgeräte gestaltet — auch im laufenden Betrieb gut bedienbar
Direkte Kosten 0 $ (oder Microsoft 365 ca. 6–22 $/Benutzer/Monat) ab 39 $/Monat (Basis; bis Enterprise)
Tatsächliche Kosten (Zeitaufwand) ca. 4–8 Stunden Verwaltung pro Woche und Koordinator ca. 1–2 Stunden pro Woche — durchgängige Abläufe erledigen die Routinearbeit
Ehrliche Antwort

Wann Tabellen völlig ausreichen.

Wir haben nichts gegen Tabellen. Wenn einer dieser Punkte auf Ihren Betrieb zutrifft, bleiben Sie dabei — selbst der Basis-Tarif von LightCater für 39 $/Monat wäre überdimensioniert.

  • Sie haben weniger als ca. 3 Events im Monat, und alle sind einfache Anlieferungen
  • Eine Person macht alles — keine Zusammenarbeit im Team nötig
  • Kunden brauchen nie Angebote in Ihrem Design oder unterschriebene Verträge
  • Ihnen macht die Arbeit mit Tabellen an sich Spaß

Wenn nichts davon auf Sie zutrifft — wenn Sie 8+ Events im Monat stemmen, ein Team haben, Kunden Angebote schicken oder Ihre Sonntagabende mit Verwaltung verbringen —, dann ist genau das die Lücke, die LightCater schließt.

FAQ

Tabellen vs. LightCater — häufige Fragen.

Ist Catering-Software wirklich besser als eine Tabelle?
Für einen gut ausgelasteten Betrieb ja — aber erst ab einer gewissen Menge und Komplexität. LightCater bietet, was eine Tabelle nicht kann: Warnungen vor Doppelbuchungen, einen Datensatz pro Event, integrierte E-Signatur und den Weg vom Angebot über den Vertrag zur Rechnung mit einem Klick, ohne erneutes Abtippen. Wenn Sie weniger als etwa drei einfache Events im Monat haben, allein arbeiten und nie Angebote in Ihrem Design versenden, ist eine Tabelle völlig in Ordnung — dann wäre selbst unser Basis-Tarif für 39 $/Monat überdimensioniert.
Wann reichen Tabellen für das Eventmanagement aus?
Tabellen reichen aus, wenn Sie weniger als etwa drei Events im Monat haben, alle davon einfache Anlieferungen sind, eine Person alles erledigt und Kunden nie Angebote in Ihrem Design oder unterschriebene Verträge brauchen. Wenn Ihnen die Arbeit mit Tabellen zudem Spaß macht, bleiben Sie dabei. Die Lücke entsteht erst, wenn Sie ein Team haben, Dokumente an Kunden schicken oder Ihre Sonntagabende an die Verwaltung verlieren.
Was kostet es wirklich, einen Betrieb mit Excel zu führen?
Die direkten Kosten liegen nahe null, die versteckten Kosten sind aber Zeit und Fehler: etwa vier bis acht Stunden Verwaltung pro Koordinator und Woche, um Zahlen in Angebote, Verträge, Rechnungen und BEOs abzutippen, dazu das Risiko von Doppelbuchungen, vergessenen Anzahlungen und Versionschaos zwischen „final-v3“-Dateien. LightCater reduziert das meist auf ein bis zwei Stunden pro Woche, weil die Abläufe die Routinearbeit erledigen. Die Tarife beginnen bei 39 $/Monat (Basis), dazu Standard für 65 $, Professional für 99 $ und ein individueller Enterprise-Tarif, mit 14 Tagen kostenloser Testphase ohne Kreditkarte.
Wie vermeide ich Doppelbuchungen von Räumen ohne Tabelle?
Tabellen warnen nicht vor Konflikten — ein falsch gesetzter Filter oder eine durcheinandergeratene Sortierung, und der große Saal ist am selben Samstag doppelt gebucht. LightCater zeigt einen visuellen Kalender und warnt Sie in dem Moment, in dem Sie zwei Events im selben Raum überschneiden wollen — so wird die Doppelbuchung erkannt, bevor sie passiert, statt erst am Veranstaltungstag entdeckt zu werden.
Kann ich meine Event-Tabelle in LightCater übernehmen?
Ja — Sie können Ihre bestehenden Events und Kundendaten übernehmen und während der 14-tägigen kostenlosen Testphase echte Buchungen abwickeln, ganz ohne Kreditkarte. Am besten legen Sie Ihre tatsächlich anstehenden Events in LightCater an, wickeln sie in der App ab und vergleichen direkt mit Ihrem bisherigen Tabellen-Workflow, bevor Sie sich entscheiden. Wenn Sie Unterstützung möchten, buchen Sie eine Demo, und das Team führt Sie durch alles.

Testen Sie LightCater 14 Tage kostenlos.

Legen Sie Ihre echten Events an, wickeln Sie sie in der App ab und vergleichen Sie mit Ihrem bisherigen Tabellen-Workflow. Entscheiden Sie, nachdem Sie es genutzt haben. Keine Kreditkarte nötig.