Fertige Rechnungen inklusive Steuern
und Zahlungen, die früher eingehen.
Die Event-Rechnungssoftware verwandelt ein angenommenes Angebot oder einen unterschriebenen Vertrag mit einem Klick in eine fertige Rechnung inklusive Steuern — dieselben Zahlen, ohne erneutes Eintippen — und behält anschließend die Anzahlung, jede Zahlung und den offenen Restbetrag im Blick, sodass Sie immer wissen, wer wie viel schuldet. Verkaufssteuer und Mehrwertsteuer werden korrekt berechnet, und Ihre Kunden zahlen online über einen sicheren Link.
Kurz gesagt: Diese Seite erklärt, was eine Event-Rechnungssoftware ist, worauf Sie vor der Auswahl achten sollten und wie LightCater aus einem angenommenen Angebot fertige Catering-Rechnungen inklusive Steuern erstellt — mit Anzahlungen, Restbeträgen, Steuern und Online-Zahlungen an einem Ort.
Warum die Rechnungsstellung für Veranstaltungen Zeit und Geld kostet.
Die meisten Catering-Unternehmen erstellen ihre Rechnungen noch von Hand — sie tippen die Zahlen aus dem Vertrag erneut in ein neues Dokument und verfolgen Zahlungen in einer Tabellenkalkulation oder einem separaten Buchhaltungstool. Das kostet Sie unbemerkt Folgendes.
Zahlen erneut eintippen, die der Vertrag längst enthielt
Angebot und Vertrag enthalten bereits jede Position und ihren Preis, und dennoch wird die Rechnung wieder von Grund auf neu erstellt. Ein falsch geschriebener Gesamtbetrag oder ein veralteter Preis pro Person genügt, damit der berechnete Betrag nicht mehr mit dem übereinstimmt, was der Kunde unterschrieben hat.
Steuern und Trinkgeld von Hand berechnet
Entscheiden, ob die Steuer auf den Preis aufgeschlagen oder bereits enthalten ist, den richtigen Satz auf jede Position anwenden, das Trinkgeld addieren — alles wird bei jeder Rechnung manuell erledigt. Das ist langsam, fehleranfällig, und eine falsch gesetzte Steuerzeile ist genau das, was eine Prüfung aufdeckt.
Anzahlungen und Restbeträge, die Ihnen entgehen
Eine Tabellenkalkulation weist Sie nicht darauf hin, dass die Anzahlung eingegangen ist, der Restbetrag aber 10 Tage vor der Veranstaltung noch offen ist. Zahlungen, die an einer Stelle notiert sind, und Rechnungen an einer anderen geraten aus dem Takt, und Geld bleibt stillschweigend unkassiert.
Keine einfache Möglichkeit für den Kunden zu zahlen
Ein PDF zu versenden und auf eine Überweisung oder einen Scheck zu warten, verlängert jeden Zahlungseingang um Tage. Ohne Online-Zahlungslink geht die Anzahlung, die die Buchung sichert, später ein — und jeder Tag Verzögerung ist ein Tag, an dem der Termin noch nicht ganz Ihnen gehört.
Was eine gute Event-Rechnungssoftware wirklich leistet.
Welches Tool Sie auch wählen: Dies sind die Kriterien, die Sie vor einer Festlegung prüfen sollten. Nutzen Sie sie zum Vergleich der Optionen — der Produktname ist weniger wichtig als die Frage, ob alle sechs erfüllt werden.
1. Erstellt die Rechnung aus dem angenommenen Angebot
Die Rechnung sollte direkt aus dem Angebot oder Vertrag entstehen, den der Kunde bereits genehmigt hat — dieselben Positionen, dieselben Zahlen — sodass kein erneutes Eintippen nötig ist und kein Risiko besteht, dass die Rechnung vom Unterschriebenen abweicht.
2. Verwaltet Verkaufssteuer und Mehrwertsteuer zuverlässig
Es sollte beide Modelle unterstützen — Steuer, die auf den Preis aufgeschlagen wird, oder Mehrwertsteuer, die aus einem Preis inklusive Steuern herausgerechnet wird — mit Sätzen pro Position und Gruppen mehrerer Sätze, sodass jede Zeile so besteuert wird, wie es Ihre Region erwartet.
3. Behält Anzahlungen, Zahlungen und Restbetrag im Blick
Jede Rechnung sollte zeigen, was in Rechnung gestellt, was eingegangen und was noch offen ist — erhaltene Anzahlung, Teilzahlungen und der laufende Saldo — alles im Datensatz der Veranstaltung, nicht in einem separaten Buch, das Sie von Hand abstimmen.
4. Ermöglicht dem Kunden die Online-Zahlung
Achten Sie auf sichere Kartenzahlungen über einen Zahlungslink, den der Kunde ohne Kontoerstellung nutzt, sowie auf hinterlegte Karten für Anzahlungen und Restbeträge, sodass das Geld in Stunden statt in Tagen eingeht.
5. Erzeugt ein sauberes Dokument im eigenen Branding
Die Rechnung, die der Kunde erhält, sollte Ihr Logo und Ihre Bedingungen tragen, mit Positionskosten, Rabatten, Trinkgeld, Steuern und einem klaren Status bezahlt/offen — professionell genug, um sie unverändert zu versenden, ohne neu zu formatieren.
6. Hält die Rechnungsstellung im Datensatz der Veranstaltung
Rechnung, Zahlungen und der Rest der Buchung sollten in einem einzigen Kundendatensatz liegen — nicht in einem losgelösten Buchhaltungstool — damit Sie die gesamte Finanzhistorie einer Veranstaltung an einem Ort sehen.
Aus dem angenommenen Angebot wird eine Rechnung inklusive Steuern.
So passt die Rechnungsstellung von LightCater zur obigen Liste — den gesamten Weg vom unterschriebenen Vertrag bis zum eingezogenen Restbetrag, in einer einzigen App.
- Ein Klick aus dem angenommenen Angebot. Ein genehmigtes Angebot oder ein unterschriebener Vertrag wird mit denselben Zahlen zu einer fertigen Rechnung inklusive Steuern — ohne erneutes Eintippen, ohne Übertragungsfehler — sodass die Rechnung immer mit dem übereinstimmt, was der Kunde vereinbart hat.
- Verkaufssteuer und Mehrwertsteuer, korrekt umgesetzt. Zwei Steuermodi — Steuer, die auf den Preis aufgeschlagen wird, oder Mehrwertsteuer, die aus Preisen inklusive Steuern herausgerechnet wird — mit Gruppen mehrerer Sätze und Sätzen pro Position, sodass jede Zeile in Ihrer Region korrekt und einheitlich besteuert wird.
- Anzahlungen, Zahlungen und Saldo im Blick. Jede Rechnung zeigt, was in Rechnung gestellt, eingegangen und offen ist — Anzahlung, Teilzahlungen und der laufende Saldo bleiben im Datensatz der Veranstaltung automatisch synchron.
- Online-Zahlungen und Zahlungslink. Kassieren Sie Anzahlungen und Restbeträge per Karte über sichere Abwicklung, oder senden Sie einen Zahlungslink, über den der Kunde den von Ihnen festgelegten Betrag online begleicht — ohne Kontoerstellung — wobei Rückerstattungen und Stornierungen in der Rechnung erfasst werden.
- Detailliert und im eigenen Branding. Kosten, Rabatte, Trinkgeld und Steuern erscheinen auf einer sauberen Rechnung in Ihrem Branding mit klarem Zahlungsstatus, und die ausführlichen Beschreibungen jeder Position werden im Angebot, im Vertrag, in der Rechnung und im BEO identisch gedruckt.
- Ein Datensatz, fünf Sprachen. Kunde, Vertrag, Rechnung, Zahlungen und Veranstaltung liegen in einem einzigen Datensatz, und die Dokumente, die der Kunde sieht, wechseln mit einem Klick zwischen EN, DE, FR, IT und ES.
Die Rechnungsstellung ist ein Schritt im Ablauf von LightCater — Kunde → Kalender → Angebot → Vertrag → Rechnung → BEO — sodass die Rechnung kein loses Dokument ist, sondern der Punkt, an dem die Buchung kassiert wird. Sehen Sie alle Funktionen oder die Preise.
Rechnungen von Hand gegenüber einem spezialisierten Tool.
| Funktion | Von Hand (Dokumente, Tabellenkalkulationen, separates Buchhaltungstool) | Spezialisiert (LightCater) |
|---|---|---|
| Rechnung aus dem angenommenen Angebot erstellen | Zahlen aus dem Vertrag erneut in ein neues Dokument eintippen | Ein Klick — dieselben Zahlen aus Angebot oder Vertrag |
| Verwaltung von Verkaufssteuer und Mehrwertsteuer | Von Hand berechnet, Zeile für Zeile | Zwei Steuermodi, Satzgruppen und Sätze pro Position |
| Trinkgeld, Rabatte und detaillierte Kosten | Manuelle Formeln, die Sie in jeder Rechnung pflegen | Werden automatisch mit laufendem Gesamtbetrag angewendet |
| Nachverfolgung von Anzahlungen und Zahlungen | Lose Spalten oder ein losgelöstes Buch | In Rechnung gestellt / eingegangen / offen je Veranstaltung |
| Kartenzahlungen online | Auf eine Überweisung oder einen Scheck warten | Sichere Kartenzahlungen, Anzahlungen und Restbeträge |
| Zahlungslink zur Rechnung | Nicht verfügbar — ein PDF senden und auf Glück hoffen | Sicherer Link zur Zahlung des festgelegten Betrags, ohne Konto |
| Rückerstattungen und Stornierungen im Datensatz | In einem anderen Tool angepasst, leicht zu vergessen | In der Rechnung erfasst, von einem einzigen Ort aus |
| Dokument im eigenen Branding, bereit für den Kunden | Jedes Mal von Hand neu formatiert | Automatisch im eigenen Branding — Logo, Bedingungen, Beschreibungen |
| Alles in einem Veranstaltungsdatensatz | Die Rechnung hier, die Zahlungen dort, der Vertrag woanders | Vertrag, Rechnung, Zahlungen und Veranstaltung an einem Ort |
| Mehrsprachige Kundendokumente | Separate Vorlagendateien je Sprache | EN / DE / FR / IT / ES mit einem Klick |
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Event-Rechnungssoftware — häufige Fragen.
Was ist eine Event-Rechnungssoftware?
Worin unterscheidet sie sich von einer Tabellenkalkulation oder einem Buchhaltungstool?
Kann ich eine Rechnung direkt aus einem angenommenen Angebot oder Vertrag erstellen?
Verwaltet sie Verkaufssteuer, Mehrwertsteuer und Online-Zahlungen?
Was kostet die Event-Rechnungssoftware von LightCater?
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