Alles, was Sie brauchen. Ein Workflow.
LightCater deckt den gesamten Event-Lebenszyklus für Teams jeder Größe ab — von der ersten Anfrage über den unterschriebenen Vertrag bis zum druckfertigen BEO — und lässt Sie Enterprise-Extras wie PMS-Synchronisierung, Kassensystem und Rezeptkalkulation erst dann hinzufügen, wenn Sie sie wirklich brauchen.
Alle Kunden und Kontakte an einem Ort.
Ein übersichtliches, unkompliziertes CRM speziell für Events. Kontaktdaten, Event-Historie, Notizen und Follow-up-Erinnerungen an einem Ort — so kann jedes Teammitglied ein Gespräch nahtlos weiterführen.
- Vollständige Kontakt- & Event-Historie
- Notizen & Follow-up-Erinnerungen
- Aus einer Anfrage in Sekunden eine Buchung machen
Ihre gesamte Pipeline auf einen Blick.
Tages-, Wochen- und Monatsansichten zeigen jede Buchung und jede Option in all Ihren Räumen, farblich nach Status markiert — so sehen Sie sofort, was bestätigt ist, was noch offen ist und wo Sie noch Platz haben.
Konfliktwarnungen verhindern, dass Sie denselben Raum versehentlich doppelt vergeben.
Angebote in Ihrem Design — in Minuten.
Übernehmen Sie Ihre Menüs, Pakete, Mietartikel und Leistungen, legen Sie die Gästezahl fest, und LightCater erstellt ein professionelles Angebot, das Ihr Kunde online prüfen kann. Positionen anpassen, Steuern und Rabatte anwenden und versenden — alles, ohne die App zu verlassen.
Aus dem angenommenen Angebot wird ein Vertrag.
Mit einem Klick wird aus einem angenommenen Angebot ein Vertrag und eine steuerkonforme Rechnung — dieselben Zahlen, kein erneutes Abtippen, keine Übertragungsfehler.
Behalten Sie Anzahlungen, Zahlungen und offene Beträge im Blick, damit Sie immer wissen, wer was schuldet.
Ein Blatt, dem Ihr ganzes Team vertraut.
Jeder bestätigte Event erzeugt einen übersichtlichen, druckfertigen BEO: Zeitplan, Gästezahl, Menü, Raumaufbau und Sonderwünsche in einem Dokument. Drucken oder teilen Sie ihn, damit Küche und Service genau wissen, was jeder Event braucht — ohne Rätselraten.
Was vorzubereiten ist und was zu bestellen ist.
Die Vorbereitungsliste zeigt, was die Küche an den gewählten Tagen vorbereiten muss, direkt aus Ihren bestätigten Veranstaltungen, und welche Zutaten sie braucht, verglichen mit Ihrem Bestand und offenen Bestellungen. Was fehlt, wird mit einem Klick zur Bestellung beim richtigen Lieferanten.
- Gerichte pro Tag oder pro Veranstaltung
- Benötigte Zutaten gegenüber Bestand und offenen Bestellungen (mit Rezeptverwaltung)
- Fehlmengen nach Lieferant, direkt als Bestellungen
- Für die Küche drucken oder als CSV exportieren
Nichts bleibt im Lieferwagen.
Jede Veranstaltung bekommt eine Packliste: genau, welches Equipment und welche Artikel rausgehen, von Chafing Dishes bis Tischwäsche und Servierplatten. Sie entsteht aus der Buchung: Ändern sich Menü oder Gästezahl, ändert sich die Packliste mit. Mit dem Mietinventar bringt ein gebuchter Tisch Stühle und Tischdecke gleich mit, und Artikel werden per Barcode aus- und zurückgebucht.
- Equipment und Artikel für jede Veranstaltung
- Aktualisiert sich bei Änderungen an Menü oder Gästezahl
- Druckfertig für das Team, das den Wagen belädt
- Mit Mietinventar: Verfügbarkeit, Barcodes und Rückgaben
Wissen, was jedes Gericht wirklich kostet.
Legen Sie für jedes Gericht ein Rezept an: Zutaten mit Nettomenge, Verlust in % und Einheit. LightCater berechnet Bruttomenge und Kosten je Zeile live und zeigt die echten Wareneinsatzkosten und die Bruttomarge neben Ihrem Preis. Unterrezepte werden in mehreren Gerichten wiederverwendet, und der Zutatenbestand kann nach einer bestätigten Veranstaltung abgebucht werden.
- Zutaten mit Nettomenge, Verlust in % und Einheit
- Live-Wareneinsatz und Marge in % zum Verkaufspreis
- Verschachtelte Unterrezepte, Vorbereitungs- und Garzeiten
- Druckbare Rezept- und Nährwertblätter
Optionales Modul, im Marketplace einschaltbar. Zur Rezeptverwaltung →
Jedes Event besetzt, ohne Gruppenchats.
Jedes bestätigte Event bekommt die Schichten, die es braucht: Event-Leitung, Service, Bar, Aufbau. Teilen Sie Personen selbst ein oder geben Sie die Schichten für Ihr Team frei, das sie per Handy übernimmt. Sie sehen, wer bestätigt ist, welche Plätze noch offen sind und was das Personal für das Event kostet.
- Schichten nach Position für jedes bestätigte Event, mit Vorlagen als Vorschlag
- Mitarbeiter übernehmen offene Schichten per Handy, ohne App; Sie geben frei
- Ein- und Ausstempeln vor Ort, Stundenzettel und Export für die Lohnabrechnung
- Personalkosten und Anteil am Event-Umsatz für jedes Event
Optionales Add-on, im Marketplace aktivierbar. Personalplanung ansehen →
Equipment vermieten, nie doppelt verplanen.
Sehen Sie, wie viele Stühle, Tische, Tischwäsche und Chafing Dishes an jedem Tag frei sind, direkt aus Ihren gebuchten Events. Was über den Bestand hinaus gebucht ist, wird vor dem Wochenende markiert, nicht erst an der Laderampe. Behalten Sie im Blick, was rausgeht, was zurückkommt und was repariert werden muss.
- Verfügbarkeit Tag für Tag, Engpässe rot markiert
- Plan für Ausgabe und Rückgabe, Event für Event
- Ausgabe und Rücknahme per Barcode oder Handykamera
- Beschädigte oder fehlende Artikel erfasst, repariert oder dem Kunden berechnet
Optionales Add-on, im Marketplace aktivierbar. Mietinventar ansehen →
Ihr Betrieb auf einen Blick.
Das Dashboard zeigt die Kennzahlen, die Ihre Woche wirklich bestimmen — Buchungen, Umsatz, offene Anzahlungen, was heute Abend ansteht. Kein langes Suchen nach dem, was Ihre Morgenbesprechung braucht.
- KPI-Karten: Buchungen, Umsatz, Anzahlungen, nächster Event
- Liste der anstehenden Events ganz oben
- Mit einem Klick zu den Verträgen, die Aufmerksamkeit brauchen
Jede Änderung nachvollziehbar.
Wer hat den Preis geändert? Wann wurde das Menü angepasst? Wurde die Anzahlung verbucht? Jede Änderung an einem Vertrag wird erfasst — Benutzer, Feld, alter Wert, neuer Wert, Zeitstempel — und ist mit einem Klick durchsuchbar.
- Filtern nach Benutzer, Feld, Datum oder Vertrag
- Alter Wert → neuer Wert bei jeder Änderung
- Nie wieder rätseln, wer das geändert hat
Im Browser unterschrieben — ohne Gebühr pro Versand.
Senden Sie den Vertrag direkt aus LightCater zur Unterschrift. Ihr Kunde unterschreibt im Browser — keine App, kein Login, keine Zusatzkosten für einen externen E-Signatur-Dienst. Der Unterschriftsstatus fließt direkt in den Vertrag zurück.
- Gesendet · Geöffnet · Unterschrieben — Live-Status im Datensatz
- Erfasste Unterschrift + Zeitstempel + Gerät, revisionssicher
- Kein separater E-Signatur-Dienst, keine Gebühr pro Dokument
Sechs Sprachen, ein Klick.
EN · DE · FR · IT · ES · NL. Veranstaltungsblätter, Angebote, Verträge und Kunden-E-Mails wechseln die Sprache mit einem Klick. Gemacht für Veranstaltungsorte mit internationalen Gästen — und für Küchenteams, die in ihrer eigenen Sprache arbeiten.
- Sprachpräferenz pro Kunde wird gespeichert
- BEO in der Arbeitssprache Ihrer Küche drucken
- Übersetzungen je Standort anpassbar — keine starren Vorlagen
Zahlungen direkt beim Event kassieren.
Nehmen Sie Anzahlungen und Restbeträge ohne zweites Terminal entgegen — Karte durchziehen, kontaktlos, manuell eingeben oder eine hinterlegte Karte belasten, zu wettbewerbsfähigen Gebühren. Erstattungen und Stornos mit einem Klick, und Rechnungen und Zahlungen werden direkt mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert.
Eine Seite, eine Buchung.
Direkt aus dem Kalender buchen, ohne das vollständige Vertragsformular zu öffnen. Kunde, Event, Pakete, Menü und Leistungen stehen auf einer Seite, die Kostenschätzung unten. Anlegen und direkt zur Abrechnung.
- Kunde, Event, Menü und Leistungen auf einer Seite
- Laufende Kostenschätzung vor Steuern
- Weitere Events später im Vertrag ergänzen
- Mit dem KI-Assistenten aus einer E-Mail ausfüllen
In jedem Tarif enthalten.
Ihre Daten kommen mit.
Sie wechseln von einem anderen System oder einer Tabelle? Laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch und ergänzen Sie Kunden, Artikel und Menüs in einem Schritt. Vorlage herunterladen, ausfüllen und importieren.
- Kunden, Artikel und Menüs
- Fertige Vorlage mit Beispielzeilen
- Bis zu 1.000 Zeilen pro Import
In jedem Tarif enthalten.
Ihre Dokumente, Ihr Design.
Gestalten Sie eigene Angebote, Verträge und Rechnungen. Blöcke auf die Seite ziehen, Fotos und Texte hinzufügen, und die Eventdaten füllen sich von selbst aus.
- Fertige Abschnitte wie Titelseite, Eckdaten und Kundenstimme
- Ihre Farben, Schrift, Papierformat und Ränder
- Vorschau mit Beispieldaten vor der Verwendung
Ab Professional enthalten.
Alle Häuser, eine Ansicht.
Führen Sie eine Gruppe von Hotels oder Locations über ein Konto. Sehen Sie die Events jedes Hauses und Raums nach Woche oder Monat, halten Sie alle Verträge in einer Liste und wechseln Sie ohne Abmelden zwischen den Häusern.
- Wochen- und Monatskalender über Häuser und Räume
- Eine Vertragsliste für die ganze Gruppe
- Zugriffsrechte je Haus
- Verfügbare Räume über alle Standorte suchen
In Enterprise enthalten.
Weitere Funktionen.
Das Etikett auf jeder Karte zeigt, wo die Funktion enthalten ist.
Buchung und Start
Wöchentliche Meetings oder Serienbuchungen einmal anlegen, nicht zwanzigmal.
Ab StandardTickets online verkaufen, mit Tickettypen, Preisen und Limits, eigenen Fragen und QR-Check-in am Eingang.
Kostenpflichtiges ModulDokumente
Ein Produktionsblatt pro Event für die Küche, auch im Stapeldruck verfügbar.
Ab StandardMehrere Personen können denselben Vertrag unterschreiben.
Ab StandardBEOs, Veranstaltungsblätter, Angebote und Rechnungen genauso online unterschreiben lassen wie Verträge.
Ab ProfessionalVerträge um eigene Felder für die Angaben ergänzen, die Ihr Betrieb braucht.
Alle TarifeBEOs und Event-Dokumente für einen ganzen Zeitraum auf einmal drucken.
Ab StandardHotels
Zimmerkontingente von Gruppen Nacht für Nacht in einer Ansicht sehen.
Mit PMS-IntegrationGruppenfrühstücke nach Morgen und Zeitfenster einteilen, mit Warnung, wenn ein Zeitfenster die Kapazität überschreitet.
Mit PMS-IntegrationNächte und Zimmerpreise aus Ihrem Hotelsystem erscheinen auf Vertrag und Rechnung.
Mit PMS-IntegrationZahlungen und Anbindungen
Einen Vertrag nach Datum, Prozentsatz oder Gästen auf mehrere Rechnungen aufteilen.
Alle TarifeAnzahlungen und Fälligkeiten des Restbetrags für jeden Vertrag automatisch berechnet.
Ab StandardHotels mit Mews können Karten in den Mitarbeiteransichten und im Kundenportal belasten.
Alle TarifeLightCater ohne Zusatzkosten mit Ihrem Lightspeed-Kassensystem verbinden.
KostenlosIhr Team meldet sich mit dem Arbeitskonto an, das es bereits nutzt.
Alle TarifeTeam und Module
Fragen, die Ihr Team für jeden Vertrag oder jedes Event beantwortet, mit Fälligkeiten.
Ab StandardZeichnet Ihre Gespräche auf und schreibt Zusammenfassung und nächste Schritte für Sie.
Enterprise oder kostenpflichtiges ModulJeden Morgen eine kurze Zusammenfassung Ihrer E-Mails und der Aufgaben für heute.
Kostenpflichtiges ModulDie Events des Tages auf Bildschirmen in Lobby und Räumen zeigen, mit Ihrer eigenen Werbung.
Kostenpflichtiges ModulRoutinearbeit, die sich selbst erledigt.
Der KI-Assistent ist eine optionale Ebene auf LightCater für Teams, die schneller vorankommen wollen. Er liest Ihre Kundendaten und zeigt, was Aufmerksamkeit braucht, entwirft Ihre E-Mails, damit Sie nicht bei null anfangen, und hält Kunden und Mitarbeitende auf dem Laufenden, ohne dass Sie ans Senden denken müssen.
- CRM-Einblicke — Follow-ups und Verkaufschancen werden für Sie hervorgehoben
- KI-gestützte E-Mails — klare erste Entwürfe in Ihrem Ton, in Sekunden
- Automatische Benachrichtigungen an Kunden und Mitarbeitende — nichts geht unter
In Enterprise enthalten, in allen anderen Tarifen als kostenpflichtiges Modul. Preise ansehen →
Bewusst schlank.
LightCater startet schlank und wächst mit Ihnen. PMS- und Kalenderintegrationen sind im Professional-Tarif enthalten; Kassensystem, Rezeptkalkulation und mehr gibt es als optionale Module; mehrere Standorte und SSO bietet der Enterprise-Tarif — so beginnen Sie einfach und ergänzen, was Sie beim Wachsen brauchen.
Machen Sie die vollständige Funktionstour.
Entdecken Sie jede Funktion in sechs Bereichen — Vertrieb & Dokumente, Catering & Menü, Preise/Steuern/Zahlungen, Kundenportal, Betrieb und Plattform — jeweils verständlich erklärt.
Alle Funktionen entdecken →Tiefer in eine bestimmte Aufgabe einsteigen
Ausführliche Seiten zu den Werkzeugen, nach denen Event-Teams gezielt suchen:
Gemacht für Ihre Art von Event — und Ihre Fragen
Hochzeits-Catering-Software → Firmen-Catering-Software → Was kostet Catering-Software? → Was ist ein BEO? →
Testen Sie alle fünf Werkzeuge 14 Tage kostenlos.
Keine Kreditkarte nötig. Legen Sie einen echten Event an und prüfen Sie, wie LightCater zu Ihrem Betrieb passt.