Definition

Der Event-Vertrag.

Ein Event-Vertrag ist die unterschriebene Vereinbarung zwischen einem Kunden und einer Location oder einem Caterer, die aus einem angenommenen Angebot eine feste Buchung macht — er legt Datum, Raum, Menü und Leistungen, den Gesamtpreis, den Zahlungsplan für die Anzahlungen und die Stornobedingungen fest.

Auch Veranstaltungsvertrag oder Buchungsbestätigung genannt: Mit dem Vertrag wird aus einem Angebot eine Verpflichtung. Solange er nicht unterschrieben und die erste Anzahlung nicht eingegangen ist, gehört Ihnen der Termin nicht wirklich — und der Umsatz auch nicht.

Was ein Event-Vertrag regelt

Ein guter Event-Vertrag wiederholt alles, was der Kunde im Angebot angenommen hat, und ergänzt die Bedingungen, die beide Seiten schützen. Der kaufmännische Teil nennt Datum und Uhrzeiten, Raum oder Ort, die erwartete Gästezahl, Menü, Bar und Mietmaterial sowie den vollständigen Preis einschließlich Servicegebühr und Steuern. Der rechtliche Teil regelt, wann Zahlungen fällig sind, was bei geänderten Gästezahlen gilt und was passiert, wenn eine Seite absagen muss.

Weil sich im Streitfall beide Seiten auf den Vertrag berufen, sind vage Formulierungen teuer. „Ca. 120 Gäste“ lädt zum Streit ein; „mindestens 110 Gäste, finale Teilnehmerzahl 72 Stunden vor der Veranstaltung“ nicht.

Klausel	Was sie regelt	Warum sie wichtig ist
Veranstaltungsdaten	Datum, Beginn und Ende, Raum, Bestuhlung	Sichert den Raum und verhindert Doppelbuchungen
Menü & Leistungen	Speisen, Getränkepauschale, Mietmaterial, AV, Personal	Legt genau fest, was geliefert wird
Preise	Preise pro Gast und Festpreise, Servicegebühr, Steuern	Keine Überraschungen auf der Schlussrechnung
Zahlungsplan	Höhe der Anzahlung, Fälligkeiten, Termin der Restzahlung	Sichert Termin und Liquidität
Gästezahl	Mindestzahl, Frist für die finale Teilnehmerzahl	Legt fest, wofür der Kunde zahlt
Stornierung	Erstattungsstufen nach Frist	Schützt vor Umsatzausfall, wenn die Veranstaltung abgesagt wird
Höhere Gewalt	Ereignisse außerhalb der Kontrolle beider Seiten	Deckt Unwetter, Schließungen und Notfälle ab

Wo der Vertrag in der Buchung steht

Die übliche Reihenfolge: Anfrage, Angebot, Vertrag, Anzahlung, dann die operativen Dokumente. Sobald der Kunde unterschreibt und die Anzahlung leistet, wird aus der Raumoption eine feste Buchung, und Küche und Service können mit dem BEO arbeiten. Jede spätere Änderung — mehr Gäste, ein anderes Menü, eine Stunde länger — sollte als Nachtrag zum Vertrag festgehalten werden, damit die Unterlagen und die abschließende Rechnung immer dem Vereinbarten entsprechen.

E-Signaturen beschleunigen diesen Schritt: Der Kunde öffnet den Vertrag online, unterschreibt und zahlt die Anzahlung in einem Durchgang.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Zahlen von Hand aus dem Angebot in den Vertrag übertragen — genau da schleichen sich Preisfehler ein.
Die Regelung zur Gästezahl offenlassen, sodass für 100 Gäste abgerechnet wird, obwohl 130 essen.
Keine Stornostaffel, sodass Erstattungen zur Verhandlungssache werden statt zur Regel.
Änderungen per E-Mail vereinbaren, ohne den Vertrag anzupassen, sodass die Rechnung nicht mehr passt.

Beispiel. Ein Kunde bucht ein Hochzeitsdinner für 120 Gäste zu 95 $ pro Gast (11.400 $), dazu 1.500 $ Raummiete, 20 % Servicegebühr auf die Speisen (2.280 $), 7 % MwSt. auf Speisen und Servicegebühr (957,60 $) und 19 % MwSt. auf die Raummiete (285 $) — insgesamt 16.422,60 $. Der Vertrag sieht eine Anzahlung von 30 % (4.926,78 $) bei Unterzeichnung vor, eine zweite Zahlung von 40 % 60 Tage vorher und die Restzahlung zusammen mit der finalen Teilnehmerzahl 72 Stunden vor der Veranstaltung. Storniert der Kunde innerhalb von 30 Tagen vor dem Termin, wird die Anzahlung einbehalten; innerhalb von 7 Tagen sind 100 % fällig.

Event-Vertrag — häufige Fragen.

Was gehört in einen Event-Vertrag?

Mindestens: Datum, Uhrzeiten und Raum; Gästezahl und Frist für die finale Teilnehmerzahl; Menü, Bar und Leistungen; der vollständige Preis mit Servicegebühr und Steuern; Anzahlung und Zahlungsplan; sowie Storno- und Höhere-Gewalt-Klauseln. Die meisten Häuser regeln außerdem externe Dienstleister, Dekorationsvorgaben und die Haftung für Schäden.

Ist ein Angebot dasselbe wie ein Vertrag?

Nein. Ein Angebot zeigt, was die Veranstaltung kosten würde, und verpflichtet den Kunden noch zu nichts. Der Vertrag ist die unterschriebene Vereinbarung, die beide Seiten an diese Bedingungen bindet, meist zusammen mit einer Anzahlung. Änderungen nach der Unterzeichnung sollten als Nachtrag in den Vertrag aufgenommen werden.

Kann ein Event-Vertrag elektronisch unterschrieben werden?

Ja. Elektronische Signaturen sind für Event- und Catering-Verträge weit verbreitet und beschleunigen die Buchung: Der Kunde kann den Vertrag online prüfen, unterschreiben und die Anzahlung in wenigen Minuten leisten, statt Papier zu drucken und einzuscannen.

Wann wird der Event-Vertrag unterschrieben?

Meist sobald der Kunde das Angebot annimmt und bevor der Termin als gebucht gilt. Viele Häuser geben eine Raumoption wieder frei, wenn der Vertrag nicht innerhalb einer bestimmten Frist unterschrieben und die Anzahlung geleistet ist, oft 7 bis 14 Tage.

Vom angenommenen Angebot zum unterschriebenen Vertrag.

In LightCater entsteht der Vertrag aus dem angenommenen Angebot mit denselben Zahlen, wird online mit der integrierten E-Signatur unterschrieben, und die Anzahlung kann direkt per Karte bezahlt werden. Testen Sie LightCater 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte für den Start.

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