Der Raumplan.
Ein Raumplan ist eine maßstabsgetreue Zeichnung, wie ein Raum für eine bestimmte Veranstaltung aufgebaut wird — wo jeder Tisch, die Bühne, die Tanzfläche, Bar, Buffet, Registrierung und Notausgänge liegen. Mit ihm wird die Kapazität geprüft, die Aufbau-Crew angeleitet und dem Kunden gezeigt, was er bucht.
Auch Bestuhlungsplan oder Aufbauplan genannt: Im Raumplan trifft die Gästezahl auf die tatsächlichen Quadratmeter. Er wird schon in der Angebotsphase gezeichnet, um zu belegen, dass die Veranstaltung passt, und dann verfeinert, bis er dem BEO beiliegt.
Was in einen Raumplan gehört
Ein brauchbarer Raumplan ist maßstabsgetreu und zeigt alles, was Platz beansprucht oder die Wege steuert: Gästetische und ihre Größe, Ehrentisch, Tanzfläche, Bühne, Bars, Buffets und Food-Stationen, Torten- und Geschenktisch, AV-Technik, Registrierung sowie Eingänge, Notausgänge und Servicetüren. Gute Pläne zeigen auch die Laufwege des Service aus der Küche.
Ein Raumplan ist kein Sitzplan. Der Raumplan platziert die Möbel; der Sitzplan ordnet die Gäste den Tischen zu — und viele Firmenveranstaltungen brauchen gar keinen.
| Bestuhlungsform | Fläche pro Gast | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Reihenbestuhlung (Theater) | 0,7–0,9 m² | Präsentationen, Trauungen |
| Parlamentarisch (Classroom) | 1,7–1,9 m² | Schulungen, Workshops |
| Bankett an runden Tischen | 0,9–1,1 m² | Gesetzte Dinner, Hochzeiten, Galas |
| Stehempfang | 0,7–0,9 m² | Empfänge im Stehen |
| U-Form / Blocktafel | 1,9–2,3 m² | Meetings |
Planungswerte inklusive Gänge. Tanzflächen, Bühnen, Bars und Buffets kommen hinzu, und die zulässige Personenzahl laut Brandschutz hat immer Vorrang.
Wie der Raumplan eingesetzt wird
Zu Beginn beantwortet der Raumplan eine Verkaufsfrage: Passt diese Veranstaltung mit dieser Gästezahl in diesen Raum? Er ist die praktische Seite der Kapazität — ein Raum, der für 300 Stehplätze zugelassen ist, bietet für ein Dinner mit Tanzfläche und Band vielleicht nur 200 Sitzplätze. Auch der Servicestil zählt, denn Buffets und Stationen brauchen Fläche, die ein Tellerservice nicht braucht; siehe Tellerservice vs. Buffet vs. Stationen.
Ist die Buchung bestätigt, wird der Plan zum operativen Dokument. Er wird angepasst, während sich die Gästezahl der finalen Teilnehmerzahl nähert, die freigegebene Fassung wird dem BEO beigefügt, und die Crew stellt danach die Tische und legt die Tischwäsche auf. Bewahren Sie datierte Fassungen auf: Ein klassischer Aufbaufehler ist eine Crew, die nach dem Plan der Vorwoche arbeitet.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Den Plan nicht aktualisieren, wenn die finale Teilnehmerzahl feststeht.
- Laufwege für den Service vergessen, sodass sich Servicekräfte mit vollen Tabletts zwischen Stühlen durchzwängen.
- Notausgänge oder barrierefreie Wege mit Bars, Buffets oder Deko verstellen.
- Einen Umbau übersehen, etwa von der Trauung zum Dinner.
Verwandte Begriffe
- Vollständiges Bankett- & Catering-Glossar
- Kapazität — wie viele Gäste ein Raum fassen kann
- BEO — das Dokument, dem der freigegebene Plan beiliegt
- Tellerservice vs. Buffet vs. Stationen — wie der Servicestil den Platzbedarf verändert
- Tischwäsche — die Bestellung, die sich aus der Tischzahl ergibt
- Aufbaugebühr — die Arbeitsgebühr für den Raumaufbau
Raumplan — häufige Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen Raumplan und Sitzplan?
Wie viel Platz braucht man pro Gast bei einem gesetzten Dinner?
Wie viele Gäste passen an einen runden Tisch?
Wer erstellt den Raumplan für eine Veranstaltung?
Belegen Sie, dass es passt, bevor Sie es verkaufen.
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