Definition

Der Abbau.

Der Abbau (englisch „Strike“ oder „Teardown“) umfasst alle Arbeiten nach einer Veranstaltung, mit denen der Raum geräumt und zurückgesetzt wird — Tischwäsche abnehmen, Tische und Stühle abbauen, Mietmaterial und Deko einsammeln, die Technik der Dienstleister ausladen und den Raum in den Standardaufbau oder das Layout der nächsten Buchung zurückversetzen.

Der Abbau ist das Spiegelbild des Aufbaus und braucht genauso viel Planung. Buchungen direkt hintereinander ohne ausreichendes Abbaufenster sind die häufigste Ursache für verspätete Starts am nächsten Morgen.

Was beim Abbau passiert

Der Abbau beginnt, wenn der letzte Gast geht — manchmal früher, denn Buffets und Stationen werden oft schon während des Tanzens abgebaut. Der Raum wird in einer festen Reihenfolge geräumt, damit nichts beschädigt wird oder verloren geht: Tische abräumen, Tischwäsche abnehmen und zählen, Tische und Stühle zusammenklappen und stapeln, Mietmaterial mit der Packliste abgleichen, dann den Boden reinigen und den Raum zurücksetzen. Externe Dienstleister wie Band, Florist und AV-Firma bauen ihre eigene Ausrüstung innerhalb der Abbauzeit des Hauses ab.

Bei Außer-Haus-Caterings ist der Abbau umfangreicher: Alles, was mit dem Lkw kam, fährt auch wieder damit zurück, und der Ort wird so hinterlassen, wie er vorgefunden wurde.

Aufgabe	Meist zuständig	Worauf achten
Tische und Servicebereiche abräumen	Servicekräfte, Abräumer	Reste nach den Hygieneregeln behandeln
Tischwäsche abnehmen und zählen	Bankett-Crew	Flecken und Brandlöcher als Schaden notieren
Tische und Stühle abbauen	Bankett-Crew	Stapelhöhen und Platz auf den Transportwagen
Mietmaterial und Deko einsammeln	Catering- oder Verleihpersonal	Mengen mit der Packliste abgleichen
Ausladen der Dienstleister	Jeder Dienstleister selbst	Abbaufrist laut Vertrag
Raum reinigen und zurücksetzen	Crew, Housekeeping	Aufbauplan der nächsten Veranstaltung

Als grobe Orientierung: Eine Crew von sechs bis acht Personen baut ein Bankett mit 150–200 Gästen in zwei bis drei Stunden ab.

Wie der Abbau geplant und berechnet wird

Der Abbau gehört in den Regieplan und den BEO: wer zur Crew gehört, wann sie beginnt, in welchem Zustand der Raum hinterlassen werden muss und wann er übergeben wird. Der Vertrag sollte das Veranstaltungsende und eine separate Abbaufrist festlegen, mit einer Gebühr für Überziehung, falls der Kunde oder seine Dienstleister länger brauchen. Viele Häuser rechnen den Abbau in die Aufbaugebühr oder die Servicegebühr ein; andere weisen bei aufwendiger Deko eine eigene Abbaugebühr aus.

Die Personalkosten sind der größte Posten, und Crews werden oft mit einer Mindesteinsatzzeit von drei oder vier Stunden gebucht. In LightCater legt das Add-on Personalplanung die Abbauschichten in denselben Plan wie die Veranstaltung, mit Stundenzetteln und Personalkosten.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Die nächste Veranstaltung in denselben Raum buchen, ohne Abbaufenster dazwischen.
Den Abbau nicht in den Dienstplan aufnehmen, sodass die Crew, die das Dinner serviert hat, auch noch den Raum abbauen soll.
Keine Abbaufrist für externe Dienstleister im Vertrag.
Mietmaterial verpacken, ohne es zu zählen, sodass fehlende Teile erst im Lager auffallen.

Beispiel. Eine Hochzeit mit 180 Gästen endet um 23:00 Uhr, und der Ballsaal muss für ein Frühstücksmeeting um 7:00 Uhr zurückgesetzt werden. Das Haus plant eine Crew von sechs Personen von 23:00 bis 1:30 Uhr ein — 6 × 2,5 Stunden × 24 $ = 360 $, bei einer Mindesteinsatzzeit von vier Stunden jedoch 576 $ (6 × 4 × 24 $). Der Vertrag erlaubt den Dienstleistern das Ausladen bis Mitternacht; danach werden 300 $ pro Stunde berechnet. Als die Band 40 Minuten überzieht, wird eine Stunde Überziehung (300 $) berechnet — und die Crew ist trotzdem rechtzeitig für den Aufbau am Morgen fertig.

Abbau — häufige Fragen.

Was bedeutet „Strike“ bei Veranstaltungen?

„Strike“ ist der englische Branchenbegriff für den Abbau nach einer Veranstaltung: Tische abräumen, Tischwäsche abnehmen, Möbel abbauen, Mietmaterial und Deko verpacken, die Technik der Dienstleister ausladen und den Raum zurücksetzen. Man spricht auch von Teardown oder Rückbau.

Wie lange dauert der Abbau einer Veranstaltung?

Ein Bankett mit 150–200 Gästen braucht mit einer Crew von sechs bis acht Personen meist zwei bis drei Stunden. Außer-Haus-Veranstaltungen, Zelte und aufwendige Deko dauern deutlich länger — vereinbaren Sie das Abbaufenster daher im Vertrag.

Ist der Abbau im Veranstaltungspreis enthalten?

Oft ja — viele Häuser rechnen ihn in die Aufbaugebühr, die Raummiete oder die Servicegebühr ein. Andere berechnen eine eigene Abbaugebühr, vor allem bei aufwendiger Deko oder Außer-Haus-Veranstaltungen. Der Vertrag sollte festlegen, was gilt.

Wer baut Mietmaterial und die Technik der Dienstleister ab?

Jeder Dienstleister baut seine eigene Ausrüstung innerhalb der Abbaufrist ab und nimmt sie mit. Das Haus oder der Caterer baut die eigenen Möbel, die Tischwäsche und das Servicegeschirr ab und gleicht Mietmaterial mit der Packliste ab, bevor es zurückgeht.

Alles raus, alles zurück.

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